Liitteiden lisääminen laskulle

Apix mahdollistaa liitteiden lisäämisen kaikille laskuille vaikka laskutusjärjestelmässä ei olisi tukea liitteille. Laskuihin lisätyt liitteet toimitetaan vastaanottajalle verkkolaskun mukana joko linkkinä tai ZIP-tiedostona, riippuen vastaanottajan käyttämästä vastaanottoratkaisusta. Lisäksi liitteet voi halutessaan ohjata lähtemään sähköpostilla laskun lähetyksen yhteydessä.

Paperilaskuihin PDF-muotoiset liitteet lisätään jatkosivuiksi ja ne tulostuvat vastaanottajalle menevään kirjeeseen mukaan. HUOM: Lähetyksen ’Tarkista hinta’ -toiminto ohjelmistosta antaa kirjeenä lähetettävälle laskulle hinnan väärin, jos laskulle on lisätty liitteitä. Palvelu ei tiedä ennen laskun lähettämistä tuleeko laskulle liitteistä lisäsivuja.

Palvelussa luodaan ’varastoja’, joihin siirretään halutut liitteet. Varastolle annetaan nimi ja se saa automaattisesti laskulle lisättävän tunnisteen, jonka avulla liitteet lisätään laskulle Apixin palvelussa. Samaa varastoa voi käyttää usealle laskulle, jos haluaa täysin samat liitteet kaikille laskuille (esimerkiksi asiakaskirje, markkinointiviesti tms.).

Laskun PDF-muotoinen kuva lisätään aina automaattisesti liitteeksi kaikkiin lähetettyihin verkkolaskuihin.

Miten lisäät liitteitä laskulle?

1. Kirjaudu liitejärjestelmään osoitteessa https://liite.apix.fi/. Käyttäjätunnus ja salasana ovat samat kuin Laskumappiin kirjautuessa.
   
2. Luo uusi varasto ’Lisää uusi varasto…’-painikkeesta. Anna varastolle kuvaileva/tunnistettava nimi.
   
3. Avaa luomasi varasto ’Avaa’-napilla
   
   Ruudulle aukeaa selaimen ominaisuuksista riippuen vaihtoehtoiset tavat lisätä tiedostoja.
   
   a) Jos selain tukee Java-ohjelmia, aukeaa ’Drag&Drop’ ikkuna, johon voit siirtää haluamasi liitetiedoston vetämällä tiedoston kuvakkeen ikkunaan (tai painamalla ’Selaa’ ja valitsemalla tiedostot). Kun kaikki tiedostot ovat listalla, paina ’Lähetä’ painiketta ja tiedostot siirtyvät palveluun.
   
   b) Jos selaimessa ei ole tukea Java-ohjelmille, aukeaa perusmallinen tietojen siirtoikkuna. Ikkunassa on nappi ’Tiedosto’, jota painettaessa aukeaa tiedostojen valintaikkuna. Kun tiedostot on valittu painamalla ’Lähetä’-nappia, ne siirtyvät palveluun.
   
4. Luomasi varasto poistuu automaattisesti palvelusta 1 kk kuluttua. Halutessasi voit muuttaa poistopäivää ’Muuta vanhenemispäivää’-toiminnolla.
   
5. Voit asettaa varastolle sähköpostiosoitteen, johon liitteet lähetetään yhtä aikaa laskun kanssa. Tämä tapahtuu valitsemalla ’Muuta vastaanottajan osoitetta’.
   
6. Varasto on valmis ja seuraavaksi kytketään haluttuun laskuun. Kopioi varaston tunniste oikealta palkista ’TUNNISTE’-ikkunasta. Avaa laskutusohjelmistossasi lasku, jolle haluat lisätä liitteet ja valitse laskulta vapaateksti-kenttä, esim. ’Saate’ ja lisää tunniste kenttään.
   
7. Lasku liitteineen on valmis lähetettäväksi ja voit kirjautua pois liitejärjestelmästä ’LOPETA’-painikkeella.
   
8. Lasku lähetetään normaalisti ’Lähetä’-nappia painamalla.

Yksittäisen liitteen lisäsuojaaminen

Jos laskulle haluaa liitteen, jonka käyttöoikeuksia on syytä rajoittaa (esim. sairauskertomus, alihankintasopimus tms.) voi yksittäisille liitteille antaa erillisen salasanan. Tämä tapahtuu seuraavasti:

1. Avaa varasto, jossa salattava tiedosto on.
2. Paina halutun tiedoston kohdalla ’Lukitse’-nappia. Palvelu kysyy tiedostolle salasanaa. Salasanan voi valita itse.
3. Toimita salasana vain sille vastaanottajan henkilölle, jolle haluat antaa oikeudet avata tiedosto. Vastaanottaja ei voi hakea tai avata tiedostoa palvelusta ilman antamaasi salasanaa.
4. Tarvittaessa voit poistaa lukituksen painamalla ’Pura lukko’ -painiketta.

Liitteiden lukeminen vastaanottajalla

Palvelu muodostaa lähetettäviin laskuihin mukaan linkin ja salasanan, jotka syöttämällä liitteet voi hakea palvelusta.

Jos vastaanottaja käyttää laskujen vastaanottamiseen Finvoice-välittäjien palveluita, linkki näkyy laskun tiedoista muodostettavalla kuvalla ja sitä painettaessa päästään lukemaan/hakemaan liitteet palvelusta.

Jos vastaanottaja käyttää laskujen vastaanottamiseen ns. verkkolaskuoperaattoreiden palveluita, lisätään palvelussa olevat liitteet linkin pohjalta Apixin Lähetä -palvelussa automaattisesti verkkolaskun mukana välitettäväksi ZIP-tiedostoksi.

Palvelussa on myös rajapinta, jonka kautta vastaanottajan ohjelmisto voi hakea liitteet automaattisesti palvelusta. Jos asiakkaasi haluaa ottaa rajapinnan käyttöön, ohjaa heidät olemaan yhteydessä Apixin myyntiin.

Varaston toimivuutta voi testata syöttämällä varaston linkin ja salasanan selaimeen.

Linkin näkee painamalla yksittäisessä varastonäkymässä ’TUNNISTE’-ikkunassa olevaa painiketta, jolloin palkkiin aukeaa kaksi ikkunaa (tietoa) lisää. ’InvoiceUrlText’-ikkunassa on linkki, jonka voi syöttää suoraan selaimen osoiteriville. Palvelu kysyy sen jälkeen salasanaa, joka löytyy alemmasta ’InvoiceUrlNameText’-ikkunasta KEY: tekstin jälkeen (3 x 4 numeroa). Salasanaksi voi syöttää myös kaiken InvoiceUrlNameText-kentän tekstin (Liite/Bilåga….).

Tunniste ja salasana (KEY) löytyvät myös Varastojen yleisnäkymästä painamalla Varasto kentässä olevaa ’+’ painiketta.

Apua ongelmatilanteisiin

Järjestelmässä on sisäänrakennettu toimintokohtainen käyttöohje, joka aukeaa painamalla oikealla olevaan ’?’-painiketta.

Tarvittaessa ole yhteydessä Apixin asiakastukeen.