Team Rynkeby -pyöräilyjoukkueet Islannista, Norjasta, Ruotsista, Suomesta, Tanskasta ja Färsaarilta pyöräilevät vuosittain Euroopan halki Pariisiin kerätäkseen varoja syöpään sairastuneiden lasten ja nuorten sekä heidän perheidensä hyväksi. Suomalaisten joukkueiden lahjoitukset menevät leikkaamattomina Sylva Ry:lle ja Aamu Suomen lasten syöpäsäätiölle.

Suomen Team Rynkeby -joukkueiden kokoontuminen oli perjantaina 7.7. Helsingin Kansalaistorilla, josta matka suuntautui Vuosaareen ja sieltä laivalla Saksaan Travemundeen. Matka kohti Pariisia taittuu noin 200 kilometrin mittaisilla päiväetapeilla siten, että joukkueet ovat perillä lauantaina 15.7.

Suomesta pyörän selkään on kammennut noin 200 pyöräilijää ja heidän mukanaan Team Rynkeby Espoon lähes 40 hengen joukkueessa on tänä vuonna ensimmäistä kertaa Arto Mattila. Tunnelmat lähdön aattona heinäkuun 6. päivä olivat jännittyneet, mutta odottavat.

Mikä sai lähtemään mukaan Rynkebyyn hyväntekeväisyystoimintaan?

“Taustalla on kolme ajatusta, joista ykkösenä on hyväntekeväisyys eli varojen kerääminen syöpäsairaille lapsille Suomessa. Onnistuimme tällä kaudella saamaan merkittävän summan kasaan.”

“Lisäksi minua kiinnostaa se, miten noin 40 toisilleen vierasta ja eri-ikäistä ihmistä toimii yhdessä. Olemme runsaan viikon todella läheisissä tekemisissä toistemme kanssa. Miten ihmiset käyttäytyvät siinä vaiheessa kun väsyttää tai kaikki pännii?”, Arto Mattila pohtii.

“Kolmantena pontimena on ollut kuntoilupuoli. Töitä on joutunut tekemään viime syksystä asti melkoisen paljon, mutta olen saanut hyvän tavoitteen ja syyn liikkumiseen. Minulla ei ole pyöräilytaustaa, joten harjoittelu on siinäkin mielessä ollut ihan uutta.”

Mitä valmistautuminen matkaan on pitänyt sisällään?

“Viime syyskuusta alkaen harjoittelu on koostunut tiimin yhteisistä kuntosalitreeneistä, spinningistä ja kävelylenkeistä. Pyöräilyn aloitimme huhtikuun alussa eli takana on kolme kuukautta maantiepyöräilyä. Tänä aikana sain täyteen 3 000 pyöräilykilometriä. Katsotaan, miten tämä pohja nyt riittää.”

“Ryhmässä ajaminen on oma taiteenlajinsa. On opittava luottamaan joukkueeseen, sillä ajamme noin 10 sentin päässä edelläpolkijan takapyörästä ja erittäin lähekkäin myös rinnakkain.”

“Itse matkan aikana pyöräilijä voi keskittyä vain ajamiseen, sillä mukaan lähtee kattava huoltojoukko, joka koostuu teknisestä huollosta, lääkäreistä ja ruokahuollosta. Olemme erittäin hyvissä käsissä.”

“Eniten olen miettinyt, miten palautuminen sujuu ja miten mies kestää fyysisesti. Se on iso kysymysmerkki. Henkisen puolen uskon olevan kunnossa.”

“Matka on kaiken kaikkiaan omien rajojen koettelemista. Kun ajattelee syöpää sairautena tuo se eteen niin rajuja kokemuksia, joita tavallinen maallikko ei pysty edes kuvittelemaan. Rankka pyöräilymatka muistuttaa tavallaan tästä ulottuvuudesta”, Arto Mattila miettii.

Team Rynkeby -säätiö on itsenäinen hyväntekeväisyysorganisaatio, joka kerää varoja muun muassa sponsoreiden antamien lahjoituksien muodossa. Vuonna 2016 Team Rynkebyllä oli 5 500 sponsoria, jotka tukivat syöpää sairastavia lapsia tai nuoria lähes 9 miljoonalla eurolla. Team Rynkebyn pääsponsori on tanskalainen Rynkeby Foods A/S.

Apix on tänä vuonna yksi sponsoreista.

Kerromme Arto Mattilan kokemuksista sen jälkeen, kun mies on saapunut noin 1 200 pyöräilykilometriä viisaampana Pariisiin.

Seuraa matkan etenemistä Facebookissa: https://www.facebook.com/teamrynkebyespoo/

Saumaton integraatio mahdollistaa verkkolaskutuksen suoraan Unit4 Business World On! –toiminnanohjausjärjestelmästä

Nopeasti kasvava ohjelmistoyhtiö Unit4 tarjoaa liiketoiminnan ohjausjärjestelmiä erityisesti palveluyrityksille, joiden toiminta perustuu ihmisten osaamiseen ja asiantuntemukseen. Globaalisti toimivan yhtiön suomalainen tytäryhtiö Unit4 Oy on juuri aloittanut yhteistyön kotimaisen Apix Messaging Oy:n kanssa lisäämällä ohjelmistoihinsa yhteyden helppokäyttöisiin Apixin verkkolaskuratkaisuihin.

Apixin verkkolaskutuksen palvelut on integroitu palveluliiketoiminnan ohjaamiseen ja kehittämiseen tarkoitettuun Unit4 Business World On! -toiminnanohjausjärjestelmään. Apixin palvelu mahdollistaa sen, että Unit4:n asiakkaat voivat lähettää laskunsa suoraan Business World On! -järjestelmästä omille asiakkailleen vain nappia painamalla. Apix selvittää, missä muodossa vastaanottaja laskunsa haluaa ja välittää laskut virheettömästi joko verkkolaskuna tai kirjeitse. Automaattisesti kasvava verkkolaskujen osuus takaa palvelun käyttäjille jatkuvat kustannussäästöt.

Lisätietoja:
Riikka Saarinen, markkinointipäällikkö, Unit4 Oy
riikka.saarinen@unit4.com
Puh: 040 513 2130

Jarmo Paananen, myyntijohtaja, Apix Messaging Oy
jarmo.paananen@apix.fi
Puh: 045 140 5545

Unit4 tarjoaa käyttäjien ehdoilla kehitettyjä toimialakohtaisia ERP-ratkaisuja, ohjelmistoja ja yrityssovelluksia, jotka auttavat ihmisiä tekemään työnsä paremmin ja sujuvammin. Unit4:n ohjelmistoja käyttävät tuhannet palvelualan yritykset, asiantuntijaorganisaatiot, kiinteistöalan toimijat, julkishallinnon organisaatiot, rahoitusalan yhtiöt, voittoa tavoittelemattomat yhdistykset, oppilaitokset ja tukkukauppiaat. Globaalisti toimivan yhtiön liikevaihto on runsaat 500 miljoonaa euroa, ja sen palveluksessa on yli 4 000 henkilöä. Lisätietoja: http://www.unit4.com/fi/lisatietoa-meista/yrityksemme

Visma luopui omistusosuudestaan Apix Messaging Oy:ssä. Yhtiö on osakekaupan myötä siten kokonaan sen johdon ja avainhenkilöiden omistuksessa. Apixin omistajia ovat yhtiön hallituksen puheenjohtaja Mika Hällström, toimitusjohtaja Veli-Matti Sahlberg sekä kolme muuta yrityksen avainhenkilöä.

Apix on perustettu vuonna 2010. Yritys on erikoistunut yritysten välillä tapahtuvien bisnestapahtumien digitalisointiin. Apix välittää verkkolaskuja ja sähköisiä tilauksia ja tilausvahvistuksia yritysten järjestelmien välillä.

Apixin avainhenkilöillä on laaja-alainen ja pitkä kokemus yritysten väliseen kaupankäyntiin liittyvien bisnesdokumenttien digitaalisesta välityksestä. Mika Hällström ja Veli-Matti Sahlberg keksivät vuonna 1998 muutaman muun innovaattorin kanssa kehittyneen toteutuksen yritysten välisestä verkkolaskusta. He ovat olleet keskeisiä toimijoita, kun suomalaista älykkääseen pilvipalveluun perustuvaa verkkolaskutuksen mallia on kehitetty.

Apix Messaging Oy vauhdittaa verkkolaskutuksen yleistymistä ruotsalaisissa yrityksissä. Vuoden alussa perustettu verkkolaskujen välittämiseen erikoistunut tytäryhtiö Apix 360 AB on solminut useita sopimuksia verkkolaskujen välityspalveluista markkinoilla toimivien operaattoreiden ja palveluntarjoajien kanssa.

Suomessa saumaton ja sujuva verkkolaskuliikenne yritysten välillä perustuu verkkolaskuoperaattoreiden välisiin yhdysliikennesopimuksiin. Operaattoreina toimivat erilaiset palveluntarjoajat ja pankit. Tätä samaa mallia ollaan nyt soveltamassa Ruotsissa.

”Ruotsissa yritysten välinen verkkolaskutus on Suomea huomattavan paljon jäljessä, mutta kiinnostus kustannuksia säästävään digitaaliseen laskutukseen on heräämässä”, toteaa Apixin hallituksen puheenjohtaja Mika Hällström.

Suomessa yritysten välisessä laskuliikenteessä jo yli 60 prosenttia laskuista on verkkolaskuja. Ruotsissa ollaan verkkolaskutuksessa vasta alkumetreillä ja useimmat laskut kulkevat vielä huonosti integroitavina PDF-tiedostoina sähköpostilla tai perinteisinä kirjeinä.

”Apix on toiminut tienraivaajana Ruotsissa. Olemme solmineet muutamassa kuukaudessa useita sopimuksia yhdysliikennettä tarjoavien kumppaneiden kanssa”, Hällström mainitsee.

Yhdysliikennekumppaneita Ruotsissa ovat tällä hetkellä Bankgirocentralen BGC AB, Crediflow AB, Inexchange Factorum AB, OpusCapita, Pagero AB ja Tieto Sweden AB.

Kumppanuudella tehokkaampaa taloushallintoa

Apixin ohjelmistotalokumppanina Ruotsissa on muun muassa Procountor, joka tarjoaa pilvipalveluna toteutettua sähköistä taloushallinnon ohjelmistoa etupäässä pk-yrityksille ja tilitoimistoille. Apix huolehtii Procountorin käyttäjien myynti- ja ostolaskujen digitaalisesta välittämisestä.

”Yhteistyö Apixin kanssa on käynnistynyt lupaavasti. Ruotsissa sekä yksityinen että julkinen sektori on kiinnostunut verkkolaskuista. Uskomme, että verkkolaskutus kasvaa lähitulevaisuudessa nopeasti asiakaskunnassamme myös Ruotsissa. Meille ja asiakkaillemme se tarkoittaa mahdollisuutta automatisoida ja tehostaa taloushallintoa merkittävästi”, sanoo Procountor Oy:n toimitusjohtaja Mikko Siivola.

Apixin toimitusjohtaja Veli-Matti Sahlberg on valittu Verkkolaskufoorumin operaattoriryhmän puheenjohtajaksi ja ohjausryhmän jäseneksi 1.1.2017 alkaen. Verkkolaskufoorumi on verkkolaskutuksessa toimivien pankkien, verkkolaskuoperaattoreiden, ohjelmistotalojen ja verkkolaskun käyttäjäorganisaatioiden yhteenliittymä.

Veli-Matti Sahlberg pitää tärkeimpänä tehtävänään puheenjohtajuuden alkaessa viedä vauhdilla eteenpäin yhteisen verkkolaskuosoitteiston kehittämistä. Kyseessä on kansallinen palvelu, joka tarjoaa tietoa verkkolaskuja lähettävistä ja vastaanottavista yrityksistä. Osoitteistoa on ylläpitänyt TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry.

”Verkkolaskuosoitteiston ylläpitoon haetaan uusi alusta ja sen käytettävyyttä parannetaan. Tavoitteena on saada entistä ehompi ja käyttäjäystävällisempi osoitteisto, jossa verkkolaskujen käyttäjät voivat itse hallinnoida omaa verkkolaskuosoitettaan”, Sahlberg korostaa.

Verkkolaskufoorumi edistää verkkolaskun käyttöönottoa ja käyttöä Suomessa. Sen tehtävänä on helpottaa verkkolaskutuksen kehittäjien, ohjelmistotoimittajien, asiantuntijoiden ja käyttäjien yhteistyötä.

Devlab Oy on kehittänyt SEPA eli yhtenäisellä euromaksualueella toimiville, alle kymmenen henkeä työllistäville mikroyrityksille tarkoitetun selaimella käytettävän Ahkio-laskutusohjelman. Apix mahdollistaa verkkolaskujen lähettämisen suoraan Ahkiosta.

“Pienillä yrittäjävetoisilla mikroyrityksillä ei ole aikaa eikä resursseja mittaviin taloushallinnon sovellusten käyttöönottoprojekteihin. Ahkion käyttöönotto on tehty niin helpoksi kuin mahdollista”, toteaa Mikko Rajala, joka vastaa Devlabissa projektitoiminnoista ja sähköisen kaupan ratkaisuista.

Ahkio-laskutusohjelman saa käyttöönsä tilaamalla tunnukset ahkio.com-sivustolta. Palvelun käyttö on ensimmäiset 30 päivää ilmaista ja sen jälkeen voi päättää, haluaako palvelua jatkaa.

“Olemme suunnitelleet Ahkiosta kansainvälisen sovelluksen. Tässä vaiheessa toimimme vielä Suomessa, mutta uusia ominaisuuksia on tulossa. Suunnitelmissa on viedä Ahkio yhdessä Apixin kanssa Ruotsin markkinoille”, Rajala kertoo.

Käytettävyys ja käyttökokemus avainasioita

Taloushallinnon pilvipalveluja on markkinoilla paljon. Rajalan mielestä jokaisella kehittäjätiimillä ja asiakkaalla on omat näkemyksensä siitä, mikä on sopivin ja paras ratkaisu.

“Olemme olleet paljon tekemisissä yrittäjien kanssa. Monen mielestä laskutusohjelmistoja on vaikea käyttää eli hienoista turhautumisen tunnetta on tullut yrittäjäkentältä aika ajoin.”

Ahkiossa on panostettu erityisesti käytettävyyteen ja käyttökokemukseen. Kehittämistä ohjasi kysymys siitä, millaista laskutusohjelmaa olisi mukava käyttää.

“Ahkion kehittämisessä lähdimme siitä olettamuksesta, että yrittäjän ei tarvitse itse tehdä kirjanpitoa, vaan ne koukerot jätetään ulkopuoliselle kirjanpitäjälle. Yrittäjän on saatava keskittyä siihen, minkä parhaiten osaa eli varsinaisen bisneksen tekemiseen”, Rajala toteaa.

“Kilpailevista ratkaisuista erotumme siinä, että Ahkio ei niinkään ole kirjanpitosovellus vaan ennemminkin myyntityökalu. Palvelun tuottamat graafiset esitykset ja raportit tuotteista, asiakkaista ja kampanjoista kannustavat yrittäjää myymään.”

Käyttäjät mukana kehittämisessä

Ahkio-palvelu on kehitetty hyödyntämällä lean startup -mallia. Se perustuu siihen, että uusia asioita kokeillaan rohkeasti oikeiden asiakkaiden kanssa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.

“Käyttäjillä on ollut valtavan suuri merkitys palvelun kehityksessä. Ennen kuin olimme edes varsinaisesti päättäneet, mitä tulemme tekemään, haastattelimme yrittäjiä ja laskuttamisen kanssa tekemisissä olevia ihmisiä”, Rajala kertoo.

Tutkimusten ja haastattelujen pohjalta Ahkiosta tehtiin ensimmäinen suppea, avoin versio. Palvelu oli verkossa ja siihen kerättiin koekäyttäjiä, joilta pyydettiin palautetta.

“Käytännössä käyttäjien rooli on ollut ohjelman kehittämisessä suurempi kuin yleensä on tapana.”

“Keräämme kaiken saamamme palautteen talteen ja käymme sen kehitystiimin kanssa yhdessä läpi. Ahkion uudet ominaisuudet kehitetään käyttäjien palautteen ja toiveiden pohjalta.”

Rajala mainitsee Ahkion saaman palautteen olleen todella hyvää. Käyttäjät ovat omaksuneet sen, että ne ovat aidosti palvelun kehittämisessä mukana.

Ahkion kehitysvaiheessa koekäyttäjiä oli lähes tuhat eri puolilta Eurooppaa. Alkuun käyttäjiä löytyi tiimin ystävien, tuttujen ja puskaradion avulla. Kansainvälisiä käyttäjiä löytyi esimerkiksi netissä olevien palvelujen kautta, joissa voi ilmoittaa kehitteillä olevasta softasta. Tärkein kanava oli kuitenkin Facebook ja siellä tehty mainonta.

Kahden yrityksen yhteispeliä

Ahkion käyttäjät ovat toistaiseksi vielä pääosin Suomessa. Heidän tarpeisiinsa Ahkioon lisättiin Apixin avustuksella mahdollisuus verkkolaskujen lähettämiseen.

Apix on jo usean vuoden ajan toiminut Devlabin Pupesoft-toiminnanohjausjärjestelmässä verkkolaskuoperaattorina. Tämä loi hyvät lähtökohdat yhteistyölle myös Ahkion verkkolaskutuksen kehittämisessä.

“Apixin tuki ja sparraus on ollut todella tärkeässä osassa Ahkion kehityksessä. Olemme puhuneet samaa kieltä ja Apixin asiakaspalvelu on ollut aivan huikea. Olemme saaneet kysymyksiimme kattavat vastaukset nopeasti,” Rajala kehuu.

Apix on mukana Taloushallintoliiton jäsenten kesäpäivillä 7.–8.6.2016 Lahden Sibeliustalolla.

Tapaat meidät näytteilleasettajana Kesäpäivätorilla molempina päivinä klo 9–16. Esittelemme APIX Laskumappi -palvelun, jonka avulla tilitoimisto saa kaikkein pienimmätkin asiakkaansa mukaan digitaaliseen taloudenpitoon.

Taloushallintoliiton kesäpäivä kokoaa jäsentilitoimistojen johtajat ja avainhenkilöt mukavissa ja rennoissa tunnelmissa kuulemaan alan huippujutut kahden päivän ajaksi. Pidä huolta -teeman sisään on muotoiltu mahtava paketti hyödyllistä asiaa taloushallintoalan ammattilaisille.

Kesäpäivätorilla tavataan!

Tekniikka pettää, järjestelmä on alhaalla, palvelu ei toimi, tieto ei liiku, yhteydenottoon ei vastata riittävän nopeasti. Tyypillisiä tilanteita, joissa asiakkaan sietokykyä koetellaan ja yrityksen asiakaspalvelun hyvyys tai huonous mitataan.

Apix toimii digitaalisen sanomanvälityksen asiantuntijana ja palveluoperaattorina. Arvomme asiakkaalle mitataan joka päivä siinä, miten luotettavasti ja virheettömästi välitämme laskut, tilaukset ja tilausvahvistukset ostajan ja myyjän järjestelmien välillä. Palvelun on pelattava ja vieläpä niin, että asiakkaan ei tarvitse nähdä ylimääräistä vaivaa mahdollisissa tiedonsiirron haasteissa.

Me Apixilla olemme valinneet toimintatavaksemme ennakoivan asiakaspalvelun. Siitä iso osa tapahtuu näkymättömästi, kulissien takana. Mitä tämä tarkoittaa ja mistä se koostuu? Näillä viidellä askelmerkillä takaamme sen, että olemme luottamuksen arvoinen kumppani, joka välittää bisnesdokumenttinne aina aukottomasti perille.

##1. Ennakoimme ongelmasi ja tarpeesi Apixilla hyvä asiakaspalvelu perustuu siihen, että reagoimme ongelmiin ja asiakkaan tarpeisiin jo ennakolta. Olemme ikään kuin aina yhden askeleen edellä kommunikaatiossa ja järjestelmien ylläpidossa.

Kaikki asiakastoteutukset tehdään laadukkaasti. Tavoitteemme on sama kuin asiakkaalla: saada mahdollisimman paljon liiketoimintaan liittyviä tapahtumia kulkemaan luotettavasti järjestelmien välillä.

Jokaisessa asiakastoteutuksessa pitkä kokemuksemme on hyödyksi, kun arvioidaan mitä tunnettuja ongelmia asiakkaan käytössä olevassa ohjelmistossa on ja miten ne pystytään jo ennalta ratkaisemaan.

##2. Estämme virheet tekniikan avulla Apix on suunnitellut järjestelmät siten, että ne toimivat älykkäästi ja korjaavat virheitä automaattisesti. Tekniikka on valjastettu tekemään mahdollisimman paljon työtä – asiantuntijamme keskittyvät niihin asioihin, joita koneet eivät pysty tekemään.

Jokaisen ongelmatilanteen tai asiakkaan palvelupyynnön jälkeen huolehdimme siitä että vastaava tilanne ei toistu. Tässä hyödynnämme niin teknisiä kuin prosesseihin liittyviä keinoja. Tämä työ tapahtuu taustalla ilman että asiakkaan tarvitsee välttämättä edes tietää muutoksista.

##3. Hoidamme palvelupyynnöt heti – emme pallottele Apixilla asiantunteva ja nopea asiakaspalvelu on koko toimintamme sykkivä sydän. Meillä puhelimeen tai sähköpostiin vastaava henkilö hoitaa asiakkaan palvelupyynnöt itse ilman että niitä tarvitsee siirtää eteenpäin.

Monien muiden yritysten tapaan Apix ei ole ulkoistanut asiakastuestaan yhtään tasoa, vaan puheluihin vastataan ja kaikki muutokset sekä korjaukset ja kehitystyö tehdään omassa organisaatiossa. Tämä tuo asioiden hoitoon nopeutta eikä pallottelua tule.

Uudet työntekijät aloittavat järjestelmiimme tutustumisen asiakaspalvelutehtävissä. Kaikkien apixlaisten on ymmärrettävä mitä järjestelmissä tapahtuu, joten tämä on hyvä tapa päästä sisään sanomanvälitykseen. Näin varmistamme myös sen, että kuka hyvänsä meistä osaa auttaa asiakasta ongelmatilanteessa.

##4. Ratkaisemme ongelmia puolestasi Bisnesdokumenttien välittämisessä on noudatettava sovittuja ja määriteltyjä standardeja. Ilman niitä järjestelmät eivät voi kommunikoida keskenään. Asiakkaan ohjelmisto voi kuitenkin tuottaa esimerkiksi virheellisiä, hieman standardin vastaisia dokumentteja, jotka eivät läpäise automaattisia tarkastuksia.

Tällaisessa tilanteessa Apixin lähestymistapa poikkeaa alan muista toimijoista siinä, että korjaamme virheellisen aineiston asiakkaan puolesta. Emme kaihda ylimääräistä työtä. Meille tärkeintä on saada dokumentit aina perille.

##5. Autamme sinua menestymään omassa liiketoiminnassasi Asiakkaan bisnes ei pyöri, jos kaupankäyntiin liittyvät dokumentit eivät teknisten ongelmien vuoksi siirry järjestelmästä toiseen. Ongelmatilanteen ratkaisu on se hetki, jolloin sanomanvälittäjän taidoista ja halusta palvella otetaan mittaan.

Harri Hautakangas, Apix Messaging Oy:n asiakkuusjohtaja

Suomessa yritysten välisessä laskuliikenteessä jo noin 60 prosenttia laskuista on verkkolaskuja. Apixin asiakkailla tämä osuus on huomattavasti suurempi – noin 80 prosenttia.

Verkkolaskutuksen pitää olla helppoa, jotta sen osuus kipuaa vieläkin lähemmäs sataa prosenttia. Mitä pienempiin yrityksiin mennään sitä kustannustehokkaampia ja helppokäyttöisempiä tarjottujen ratkaisujen on oltava. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että taustalla oleva teknologia olisi yksinkertaista. Päinvastoin! Bisneksen kannalta kriittisen informaation luotettava siirto digitaalisesti suoraan järjestelmästä toiseen vaatii vankkaa osaamista tietoliikenteestä, rakenteisen tiedon esitystavoista ja standardeista.

Sanomanvälitys on huippuasiantuntemusta vaativa alue. Parhaiten siinä menestyvät sellaiset yritykset, joilla on kyky innovoida uusia palvelumuotoja, jotka helpottavat asiakkaan elämää. Teknisen tietotaidon lisäksi asiansa osaava sanomanvälittäjä ymmärtää myös mistä hyvä asiakaspalvelu rakentuu.

Mietitäänkö teidän yrityksessänne, miten laskutukseen liittyviä kustannuksia voisi vähentää? Tympiikö monimutkaisten verkkolaskuosoitteiden kaivelu? Vai onko teillä tarve digitalisoida tilaus- ja toimitusketju alusta loppuun tai löytää siihen uusia ratkaisuja?

Tässä 10 kohdan lista, mitä me sanomanvälittäjänä voimme yrityksellesi tarjota.

Veli-Matti Sahlberg

Veli-Matti Sahlberg on Apix Messaging Oy:n toimitusjohtaja ja osakas. Hänellä on pitkä ja laaja-alainen kokemus yritysten väliseen kaupankäyntiin liittyvien bisnesdokumenttien digitaalisesta välityksestä.

Apix Messaging Oy on perustanut verkkolaskujen välittämiseen erikoistuneen tytäryhtiön Ruotsiin. Göteborgissa toimivan yhtiön Apix360 AB:n liiketoimintamalli perustuu kiinteään yhteistyöhön pohjoismaisilla markkinoilla toimivien taloushallinnon ja toiminnanohjauksen ratkaisuja tarjoavien ohjelmistotalojen kanssa.

Apixin tavoitteena on saada uusia markkinoita automaattisuuteen perustuville verkkolaskutuksen ratkaisuille siten, että palvelu liitetään luontevaksi osaksi asiakkaan käytössä olevaan taloushallinnon järjestelmään. Apix selvittää missä muodossa vastaanottaja laskunsa haluaa ja välittää laskut virheettömästi halutussa muodossa.

Yrityksille huomattavat kustannussäästöt verkkolaskuista

”Asiakkaidemme ei tarvitse itse selvitellä laskutusosoitteita. Hyödynnämme omia mittavia laskutustietokantoja ja välitämme laskut verkkolaskuina aina kun se on mahdollista. Tämän ansiosta verkkolaskujen määrä kasvaa kuin itsestään ja laskutukseen liittyvät kustannukset alenevat. Välittämistämme laskuista jo 86 prosenttia on verkkolaskuja. Keskimääräinen verkkolaskujen osuus asiakkaillamme on 75 prosenttia”, toteaa Apix Messaging Oy:n toimitusjohtaja Veli-Matti Sahlberg.

Apixilla uskotaan vahvasti, että helppokäyttöisille verkkolaskujen välittämiseen liittyville palveluille on Ruotsissa paljon kysyntää. Ruotsissa yritysten välisestä laskuliikenteestä vasta alle 30 prosenttia kulkee verkkolaskuina. Suomessa vastaava luku on yli 60 prosenttia.

Vastaanotto ruotsalaisten järjestelmätoimittajien keskuudessa on lähtenyt lupaavasti liikkeelle. Neuvotteluja Apixin palvelujen liittämisestä ohjelmistoon käydään parhaillaan useiden yritysten kanssa. Ensimmäiset toteutukset ovat asiakkaiden käytössä jo kuluvan kevään aikana.

Lisätietoja:

www.apix360.se

Laskujen yhteydessä käytetään usein liitteitä. Liitteissä voi olla laskuihin joko varsin kiinteästi tai löyhästi liittyvää tietoa.

Kiinteästi laskuun liittyvää tietoa ovat vaikkapa alihankintakulut. Alihankkijan lasku liitetään esimerkiksi sellaisenaan osaksi laskua tai asiakkaan edustajalta saatu kuittaus laskutettavan työn hyväksymisestä. Erilaiset tuotteen tai palvelun kulutusmäärää kuvaavat erittelytiedot, kuten kännykkälaskun erittely tai energialaskun liitetiedot ovat myös oleellinen osa laskuja. Ilman niitä laskujen tarkastaminen ja hyväksyminen on vaikeaa ellei mahdotonta.

Laskujen yhteyteen liitetään enenevässä määrin myös niihin varsin löyhästi liittyvää tietoa, kuten esimerkiksi asiakastiedotteita, sopimusehtoja ja käyttöoppaita. Eräiden yritysten markkinointi-ihmiset ovat myös huomanneet laskujen liitteeksi laitettavien tarjousten markkinointimahdollisuudet.

Kun suomalaista verkkolaskuinfrastruktuuria suunniteltiin viitisentoista vuotta sitten liitteiden lähetys ja vastaanotto otettiin huomioon alusta pitäen. Verkkolaskujen tekninen toteutus suunniteltiin tällöin siten, että verkkolasku sisältää aina kaksi osaa – rakenteisen ja visuaalisen osan.

Rakenteinen eli ”koneluettava” osa on tarkoitettu vastaanottajan ostolaskujen käsittelyjärjestelmälle ja siitä pystytään automaattisesti lukemaan laskun rakenteiset tiedot (kuten ostaja, myyjä, laskun loppusumma jne.) vastaanottajan sovelluksille.

Visuaalinen eli ”ihmisluetteva” osa on tarkoitettu muun muassa laskun tarkastajille, hyväksyjille, kirjanpitäjille, tilintarkastajille ja muille laskun vastaanottoon liittyville tahoille. Visuaalinen osa on useimmiten pdf-muodossa ja sen ansiosta laskun vastaanottamiseen liittyvät ihmiset näkevät laskun täysin samannäköisenä ja ilmaisuvoimaisena kuin paperilaskutkin olivat aikanaan. Visuaalisia osia voi yhdessä laskussa olla useampia ja niiden käyttötarkoitusta ei ole mitenkään erikseen määritelty, joten niitä pystytään käyttämään myös laskun liitetietojen välityksessä.

Verkkolaskujen liitteiden välityksen viime vuosien keskeisin haaste on ollut se, että niitä ei ole voinut välittää pankkeja operaattoreinaan käyttäville vastaanottajille. Viime vuosikymmenen puolivälin tienoilla julkistettu ja pankkien keskinäisessä sekä ulospäin suuntautuvassa verkkolaskuliikenteessä käyttämä Finvoice-määritys ei sisällä liitteiden välitystä perusmuodossaan.

Tämä on johtanut siihen, että vaikka liitteet liikkuvat vaivatta muiden operaattoreiden ja heidän asiakkaidensa välillä niin pankkeja vastaanotto-operaattorinaan käyttäville tahoille liitteitä ei ole voinut lähettää. Tämä puolestaan on vesittänyt pahasti koko asiaa, koska verkkolaskun lähettäjä ei voi tietenkään tietää käyttääkö vastaanottaja pankkia operaattorinaan vai ei.

Hätä ei kuitenkaan ole aivan tämän näköinen. Apix on kehittänyt asiakkailleen ns. Terminal-menetelmän, jolla liitteitä voidaan lähettää myös pankkiverkon kautta. Terminal-järjestelmä on asiakkaidemme käytössä veloituksetta.

Mika Hällström

Mika Hällström on Apix Messaging Oy:n hallituksen puheenjohtaja ja pääomistaja. Hänellä on pitkä ja laaja-alainen kokemus yritysten väliseen kaupankäyntiin liittyvien bisnesdokumenttien sähköisestä välityksestä. Hällström on ollut ensimmäisten asiantuntijoiden joukossa luomassa suomalaisten yritysten välistä verkkolaskutusta.

Kasvuhaluiset pk-sektorin yritykset ovat vailla käyttöpääomarahoitusta, mutta perinteisten rahoittajatahojen vakuusvaatimukset ovat usein liian kireät. Tämä on johtanut siihen, että jopa neljänneksellä kasvuhaluisista yrityksistä on maksuvaikeuksia.

Finance Link Oy tarjoaa Apixin verkkolaskuasiakkaille mahdollisuuden myydä laskut ja saada rahat kassaan napin painalluksella.

”Apixin sanomanvälitykseen liittyvät palvelut perustuvat täydelliseen automaatioon ja vakiointiin”, toteaa Apixin toimitusjohtaja Veli-Matti Sahlberg.

”Tämän johdosta on luonnollista, että tarjoamme myös mahdollisuuden muuttaa laskut rahaksi täysin sähköisesti.”

Käytännössä laskunmyyntiprosessi etenee siten, että Apixin verkkolaskuasiakas allekirjoittaa rahoitussopimuksen sähköisen allekirjoituspalvelun kautta. Finance Link kuittaa palvelun kautta hyväksyykö laskun rahoitukseen ja tilaajaosapuolelle välittyy laskutuslupapyyntö. Parhaimmillaan rahat ovat tilillä saman päivän aikana.

”Valitsimme Apixin yhteistyökumppaniksi, jotta voimme tarjota helpon tavan muuttaa laskut rahaksi nopeasti ja järkevästi”, kertoo Finance Link Oy:n toimitusjohtaja Robert Malmström.

”Finance Link haluaa toimia tiennäyttäjänä rahoitusalan kehittämisessä.”

Lisätietoja:
Robert Malmström, puh. 0400 503 787, robert.malmstrom@financelink.fi
Veli-Matti Sahlberg, puh. 045 344 4401, veli-matti.sahlberg@apix.fi

Jokainen vähänkään laskutuksen kanssa tekemisissä oleva henkilö tietää, miten työlästä laskutusosoitteiden selvittäminen on. Oman lisänsä tähän työhön ovat tuoneet pitkistä numerosarjoista koostuvat verkkolaskuosoitteet, jotka pitää syöttää ehdottoman oikein taloushallinnon järjestelmään. Mutta ennen tätä vaihetta pitäisi tietää, missä muodossa laskutettava asiakas ylipäätään laskunsa haluaa – digitaalisesti vain paperilla.

Me Apixissa aloimme jo neljä vuotta sitten miettimään, mitä lisäarvoa ja helpotusta voisimme omille asiakkaillemme tuottaa laskutusosoiterumbassa.

Tähän ei tarvittu edes järeää teknologiaa, jota itse laskujen lähettäminen laskuttajan ja laskutettavan välillä edellyttää. Asiat piti vain tehdä toisin. Sen sijaan, että asiakkaamme selvittelevät laskutusosoitteita, me päätimme tehdä sen heidän puolestaan.

Nimesimme tämän uuden tavan toimia automaattireititykseksi. Sen ansiosta välitämme asiakkaidemme myyntilaskut täysin automaattisesti laskun vastaanottajan haluamalla tavalla joko paperilaskuina tai verkkolaskuina. Laskun lähettäjän ei siten tarvitse itse selvittää eikä edes tietää, missä muodossa lasku lopulta vastaanottajalle menee.

Automaattireitityksessä hyödynnämme muun muassa TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n julkaisemaa verkkolaskuosoitteistoa ja muista lähteistä hankkimaamme tietoa vastaanottajien verkkolaskuosoitteista. Älykäs automaattireititys kerää siten jatkuvasti tietoa uusista verkkolaskujen vastaanottajista.

Miten automaattisuus hyödyttää laskutusta?

Apix ylläpitää automaattireititykseen tarvittavia tietokantoja päivittäin. Tämä on tae siitä, että asiakkaidemme lähettämät laskut menevät aina oikeassa ja halutussa muodossa perille - digitaalisesti tai paperilla.

Automaattireititys tarkoittaa siten - ei enempää eikä vähempää - laskutuksen virheettömyyttä. Sen lisäksi verkkolaskujen määrä suhteessa paperilaskuihin kasvaa huomattavasti nopeammin kuin jos laskutusosoitteita selvitettäisiin perinteisellä tavalla.

Ennen kaikkea verkkolaskutuksen täysimittainen hyödyntäminen alentaa merkittävästi laskutuskustannuksia. Samalla asiakastyytyväisyys paranee, kun laskut saapuvat takuuvarmasti verkkolaskuina sitä toivoneille.

Apixin automaattisuuteen myös luotetaan. Välitämme kuukaudessa yli 200 000 laskua. Näistä noin 150 000 menee vastaanottajille verkkolaskuina ja noin 50 000 paperikirjeinä.

Mika Hällström

Mika Hällström on Apix Messaging Oy:n hallituksen puheenjohtaja ja pääomistaja. Hänellä on pitkä ja laaja-alainen kokemus yritysten väliseen kaupankäyntiin liittyvien bisnesdokumenttien sähköisestä välityksestä. Hällström on ollut ensimmäisten asiantuntijoiden joukossa luomassa suomalaisten yritysten välistä verkkolaskutusta.

Deston Oy on toimittaja, joka ohjelmoi ja ylläpitää vaativia yrityskohtaisia ohjelmistoja. Asiakkaan tarpeisiin räätälöity taloushallinnon ratkaisu on toteutettu muun muassa Avisor Accounting Oy:lle.

”Tähän laskutussovellukseen tarvitsimme kumppania, jonka kautta aineisto voidaan lähettää sähköisesti joko verkkolaskuina tai tulostuspalveluun”, kertoo Destonin toimitusjohtaja Marko Lahtinen.

Lahtisen mukaan Apixin ratkaisu vaikutti heti ensi tutustumalla yksinkertaiselta ja helpolta käyttää. Kun myös hinta oli kohdallaan, oli Apixin palvelut helppo valita.

Vaikeaa ei ollut myöskään Destonin toteuttaman ohjelmiston ja Apixin palveluiden välinen integraatio.

”Ohjelmistorajapinta on äärimmäisen helppo. Lisäksi Apixin dokumentaatio on erinomainen esimerkkeineen. Kysymyksiimme saimme todella nopeasti vastaukset Apixin asiakaspalvelusta. Kaiken kaikkiaan palvelun liittäminen ohjelmistoomme meni niin hyvin kuin vain voi mennä ilman mitään ongelmia ja vain muutamassa päivässä”, Lahtinen kertoo tyytyväisenä.

Avisor Accountingille Apixin toiminta ei näy muuten kuin että laskut lähtevät järjestelmästä yhdellä napin painalluksella eteenpäin.

“Olemme saaneet hyvää palautetta siitä, että järjestelmä toimii niin simppelisti ja varmasti. Lähiaikoina on tarkoitus ottaa käyttöön myös verkkolaskujen vastaanotto.”

Apix Messaging Oy:n verkkolaskutuksen palvelut sekä tilaus- ja toimitusketjujen hallintaan tarkoitetut EDI-yhteydet on liitetty Directon web-pohjaiseen toiminnanohjausjärjestelmään.

”Apix ei suoranaisesti näy asiakkaillemme lainkaan, sillä palvelut on saumattomasti integroitu ERP-järjestelmäämme. Laskut voidaan lähettää järjestelmästä ja saapuvat verkkolaskut puolestaan vastaanottaa sinne suoraan. EDI-sanomat kulkevat automaattisesti taustalla”, kertoo Directon myyntijohtaja Samuli Kivistö.

Suomen suurin kodinrakentamisen verkkokauppa Netrauta on ensimmäisiä asiakkaita, joka on hyödyntänyt Directon järjestelmään liitettyjä Apixin palveluja. Netrauta vastaanottaa verkkolaskut suoraan käytössä olevaan ohjelmistoon ja hoitaa sitä kautta tilauksensa tavarantoimittajille.

Netrauta on ollut verkkolaskujen vastaanoton ja EDI-yhteyksien toteutukseen tyytyväinen, sillä kaikki on toiminut taustalla kuten pitää, suorastaan näkymättömästi.

”Saimme palvelut käyttöömme vaivatta, sillä Directo huolehti Apixin kanssa EDI-liittymien toteutuksesta”, toteaa toimitusjohtaja Joni Meltoranta Netraudasta.

Netrauta vastaanottaa kuukausittain yli 1 000 verkkolaskua. EDI-sanomia puolestaan liikkuu yli 100 kappaletta ja määrä on voimakkaassa kasvussa.

Lähes kaikki Directon käyttäjät Suomessa hyödyntävät vaivatonta verkkolaskua. Osa myös käyttää järjestelmään saumattomasti integroitua Apixin tuottamaa myyntilaskujen tulostuspalvelua.

Directo on toimittanut web-pohjaisia IT-ohjelmistoja jo vuodesta 2000. Directon ERP-järjestelmää käyttää yli 1 000 yritystä ja päivittäisiä käyttäjiä on yli 10 000.

Onko asiakkainasi kuluttajia, jotka haluaisivat saada laskunsa verkkolaskuina verkkopankkeihin? Apix on kehittänyt yhdessä kumppaneidensa kanssa täysin automatisoidun ratkaisun, jonka avulla voit siirtyä kuluttajien verkkolaskutukseen ennennäkemättömän tehokkaasti. Laskut menevät automaattisesti vastaanottajille kirjeenä, sähköisenä viestinä Netpostiin tai e-laskuna verkkopankkiin.

Ota yhteyttä servicedesk@apix.fi tai puh. (09) 4289 1324.

Kerromme mielellämme lisää!

Itellan Netpostin lähettäjäverkosto laajenee nopeasti. Sanomanvälitysyhtiö Apix Messaging Oy:n kanssa solmittu yhteistyösopimus lisää lähettäjäverkostoon 3 000 uutta yritystä, mikä lähes kaksinkertaistaa Netpostin lähettäjämäärän.

Netpostin lähettäjäverkostossa oli aiemmin noin 5 000 yritystä mukaan lukien yli 600 julkishallinnon lähettäjää. Lähettäjäverkoston piiriin tulevat yritykset edustavat useita eri toimialoja, kuten asunto-osakeyhtiöitä sekä vesi- ja tieosuuskuntia.

Yhteistyösopimus Itellan kanssa luo Apix Messaging Oy:n asiakasyrityksille suoran sähköisen asiointikanavan Netpostin 400 000 käyttäjään.

”Nyt voimme tarjota reilulle 3 000 asiakkaallemme mahdollisuuden lähettää kuluttajille Netpostiin sähköisesti laskuja ja palkkalaskelmia. Jatkossa tarjoamme asiakkaillemme mahdollisuuden myös muiden viestien lähettämiseen”, kertoo Apixin toimitusjohtaja Veli-Matti Sahlberg.

Lähettäjäverkoston laajeneminen vauhdittaa Netpostin asiakasmäärän kasvua. Viime kesänä ylitettiin 400 000 käyttäjän raja.

”Netposti kasvaa nopeammin kuin mikään muu toimija markkinoilla myös tällä rintamalla. Valitsemalla palvelustamme kaikki lähettäjät asiakas voi saada aikaisempaa kattavammin itselleen tärkeän asiapostin sähköisenä kirjeenä Netpostiin”, toteaa Netposti-palvelusta vastaava johtaja Tommi Björklund.

Asiakas voi vastaanottaa ja arkistoida Netpostiin muun muassa laskuja, palkkalaskelmia, laboratoriotuloksia ja muuta tärkeää asiapostia, joka saapuu vastaanottajalle 1–2 vuorokautta paperista nopeammin. Itella kartoittaa säännöllisesti asiakastyytyväisyyskyselyssä käyttäjien toiveita siitä, mihin suuntaan Netpostia pitäisi kehittää. Björklundin mukaan yksi asiakkaiden eniten toivoma ominaisuus on, että Netpostissa olisi enemmän lähettäjiä.

Laskujen automaattinen lähetyspalvelu Apix Lähetä on liitetty Zervant laskutusohjelmistoon. Se mahdollistaa verkkolaskujen ja paperilaskujen lähettämiseen suoraan järjestelmästä.

Zervantin palvelut on suunnattu pienille, 1-3 hengen yrityksille. Laskutusohjelmistosta pystyi aiemmin lähettämään laskut joko sähköpostitse tai tulostamalla ja kuorittamalla laskut ja postittamalla ne perinteisinä kirjeinä.

Zervantin varatoimitusjohtaja Tuukka Koskisen mukaan Apixin valmis laskutuspalvelu oli heidän kannaltaan helpoin tapa saada niin verkkolaskutus kuin paperilla postitettavien laskujen tulostuspalvelut osaksi laskutusohjelmistoaan.

”Saamme kaikki tarvittavat palvelut Apixilta, joten meidän ei tarvitse tehdä työtä useiden kumppaneiden kanssa. Apixista meille vinkkasi yhteyshenkilömme Tekesissä.”

Isot organisaatiot vaativat verkkolaskuja myös pieniltä toimittajilta

Koskisen mukaan tällä hetkellä mikroyrityksistä noin 10 prosenttia mieltää tarvitsevansa verkkolaskutusta. Herättelijöinä ovat toimineet isot yritykset, jotka ovat alkaneet vaatia verkkolaskuja kaikilta toimittajilta kokoon katsomatta.

”Verkkolaskutus on tarpeen, jos yritys tekee mitä hyvänsä yhteistyötä valtionhallinnon tai isojen organisaatioiden kanssa. Ne ottavat vastaan huomattavasti mieluummin verkkolaskuja, koska se tulee niille edullisemmaksi laskujen tehostuneen käsittelyn myötä”, Koskinen perustelee.

Zervant haluaa olla eturintamassa mahdollistamassa sujuvan verkkolaskutuksen myös aivan pienille yrityksille.

”Vääjäämätön kehitys on, että seuraavien 2-3 vuoden aikana verkkolaskuja lähetetään ja vastaanotetaan entistä enemmän.”

Koskinen näkee silti tärkeänä, että myös perinteistä paperilaskujen lähettämistä helpotetaan. Tähän Apix Lähetä -palvelu tarjoaa avaimet, kun tulostus, kuoritus ja postitus hoituvat Apixin palvelun kautta.

”Yrittäjän tarvitsee painaa vain laskutusohjelmiston Lähetä-painiketta”, Koskinen tiivistää. Zervant laskutusohjelma on ollut markkinoilla vuoden 2011 alusta. Käyttäjämäärä on kasvanut tämän vuoden aikana keskimäärin 35 prosenttia kuukaudessa.

Cloudsoft Oy on myynyt sähköisten liiketoimintatransaktioiden välittämiseen tarkoitetun Notebeat-operaattoripalvelunsa Apix Messaging Oy:lle. ”Liiketoimintakauppa luo hyvät edellytykset vahvalle osaamisen keskittymälle”, toteaa Apixintoimitusjohtaja Veli-Matti Sahlberg.

”Apixin avainhenkilöillä on laaja-­-alainen ja pitkä kokemus yritysten liiketoimintatransaktioiden välityksestä”, sanoo puolestaan Cloudsoft Oy:n toimitusjohtaja Timo Erkinheimo.

Cloudsoft ja Apix ovat sopineet myös verkkolasku.fi-palveluun liittyvästä yhteistyöstä, joka tarjoaa molempien yritysten asiakkaille kattavan valikoiman sanomanvälityspalveluja.

Apix Lähetä ja Vastaanota -palvelut liitetään Tietosuunta Oy:n laskutusohjelmistoihin. Palvelut toimivat Tietosuunnan Windows-pohjaisilla taloushallinnon ohjelmistoilla sekä selainpohjaisessa A-laskutus.fi-palvelussa. Palveluiden käyttöönotto on helppoa ja se tapahtuu suoraan ohjelmistosta.

Ohjelmistointegraation myötä Tietosuunnan ohjelmistojen käyttäjät voivat yhtä nappia painamalla niin lähettää kuin vastaanottaa laskuja. Palvelusta vastaa Apix Messaging Oy.

Apix Lähetä -palvelussa laskut lähetetään vastaanottajille näiden haluamalla tavalla joko sähköisesti tai paperilla. Apix Vastaanota -palvelussa käyttäjät saavat ostolaskunsa sähköisesti suoraan ohjelmistoonsa käsiteltäviksi.

Tietosuunnan toimitusjohtaja Seppo Tossavainen kertoo yrityksen jo jonkin aikaa etsineen palvelua, jonka avulla verkkolaskujen lähetys saadaan järkevästi hoidettua.

”Haluamme tarjota asiakkaillemme kunnollisen, helppokäyttöisen ja edullisen verkkolaskujärjestelmän. Apixin ratkaisu vakuutti meidät ja sen avulla asiakasyrityksemme välttyvät jatkossa myös paperilaskujen tulostamisesta ja postittamisesta itse.”

Tossavainen uskoo, että Apixin palvelut parantavat Tietosuunnan laskutusohjelmien käytettävyyttä huomattavasti.

Tietosuunta on vuonna 1989 perustettu yritys, jonka liikeideana on edullisten, teknisesti korkealaatuisten ja helppokäyttöisten taloushallinnon ohjelmien valmistus. Ohjelmistoja käyttää yli 3 000 pk-yritystä kaikilta toimialoilta.

Apixin pk-yrityksille suunnattu laskujen automaattinen Apix Lähetä -palvelu on integroitu liiketoiminnan ohjaamiseen ja kehittämiseen tarkoitettuun Lemonsoft-ohjelmistoon.

Apixin palvelu mahdollistaa sen, että Lemonsoft-ohjelmiston käyttäjät voivat lähettää laskut suoraan järjestelmästä omille asiakkailleen vain nappia painamalla. Apix vastaa siitä, että vastaanottajat saavat laskunsa valintansa mukaan joko sähköisesti tai paperilla.

Apixin palvelun käyttäjäksi Lemonsoftin asiakkaat voivat rekisteröityä joko suoraan Lemonsoft-ohjelmistossa tai Apixin Rekisteröinti-sivulla.

Lemonsoft Oy on kotimainen ohjelmistotalo, jonka päätuotteena on Lemonsoft-yritysohjelmistot. Lemonsoft-yritysohjelmistot on toiminnanohjauksen kokonaisratkaisu. Ohjelmisto on toimialariippumaton, mutta tuotteen ominaisuudet vastaavat erittäin hyvin tiettyjen toimialojen tarpeisiin. Asiakkaina on mm. tilitoimistoja, tuotannollisia yrityksiä, huoltoliikkeitä, projektiyrityksiä, urakointiliikkeitä, tukkuja ja palveluyrityksiä.

Apixin laskujen automaattiset Lähetä ja Vastaanota -palvelut on liitetty Infoglove Services Oy:n pk-yrityksille suuntaamaan toiminnanohjausjärjestelmään.

”Olimme jo jonkin aikaa hakeneet yhteistyökumppania sähköisten osto- ja myyntilaskujen järkevään hoitoon. Apix tuntui heti ensimmäisellä yhteydenotolla todelliselta kumppanilta, jolla oli yhtenevät näkemykset liiketoiminnan sähköistämisestä meidän kanssa”, kertoo Infogloven toimitusjohtaja Esa Viljanen.

Molempia yrityksiä yhdistää myös halu kehittää palveluja pk-yrityksiä hyödyttävällä tavalla.

Viljanen korostaa, että heille tärkeä kilpailuvaltti on toteuttaa asiakkaille sellaisia ERP-ratkaisuja, joissa sähköinen laskutus ja laskujen vastaanotto toimii luotettavasti.

”Ohjelmistoomme on yksinkertaisesti lisätty Lähetä- ja Vastaanota-painikkeet Apixin ohjeiden mukaan. Ratkaisu on käyttäjille helppo, sillä laskujen lähettäminen ja vastaanottaminen ei muuta vaadi kuin napin painalluksen.”

Uusi palvelu pk-yritysten ostolaskujen käsittelyyn

Infogloven tavoitteena oli Apixin avulla toteuttaa asiakkailleen kokonaan uusi ostolaskujen käsittelyjärjestelmä, joka perustuu laskujen sähköiseen sisäänlukuun.

”Vastaavat palvelut ovat käytännössä olleet vain isojen keskusliikkeiden tapaisten organisaatioiden ulottuvilla. Hinta ja projektin toteuttamiseen tarvittavan työmäärän suuruus on estänyt pieniä ja keskisuuria yrityksiä ottamasta käyttöön tämän kaltaisia järjestelmiä.”

Viljanen kertoo Apixin tavan toimia helpottaneen sellaisen järjestelmän luontia, mikä aidosti säästää pk-yrityksen aikaa ja kustannuksia. Järjestelmä toimii siten, että Infogloven ostoreskontrassa olevalla sisäänluku-toiminnolla ostolasku haetaan Apixin palvelimelta. Toiminto perustaa ostoreskontraan automaattisesti laskun ja samassa yhteydessä laskuriveillä olevat nimikkeet muodostuvat laskutusta ja varastonvalvontaa varten nimikerekisteriin mikäli nimikerekisteristä ei kyseistä nimikettä löydy. Saapunut määrä tulee myös varastosaldoille. Tämän jälkeen ostolaskusta voidaan muodostaa asiakkaalle lasku tai myyntilähete, johon ostetut nimikkeet siirtyvät.

”Historiatietojen hakeminen on helppoa, koska jokaisesta ostolaskusta tulee laskun mukana myös pdf-tuloste. Samalla tulosteella voidaan hoitaa laskun sisäinen hyväksyminen sähköisesti”, Viljanen toteaa.

Rutiinien automatisointia

Apixin palveluja pilotoidaan parhaillaan valittujen Infogloven asiakkaiden kanssa. Näistä yksi on Virosen Korjaamo Oy, joka on erikoistunut raskaan kaluston huoltoon ja korjaukseen.

Yrittäjä Esa Vironen kertoo varaosien hallinnan muodostavan päivittäisistä rutiineista merkittävän osan. Huollettavaan ajoneuvoon ostetaan varastonimikkeiden lisäksi varaosia eri toimittajilta.

”Apixin ja Infogloven toteuttamalla järjestelmällä ostolasku saadaan sähköisesti suoraan ostoreskontraan. Ostolasku voidaan kohdistaa jo tilauksen yhteydessä työnumerolle, jolloin tilausviitteen avulla ostolaskusta voidaan muodostaa myyntilähete asiakkaalle”, Vironen kertoo.

”Työn valmistuttua voidaan eri paikoista tulleet ostolaskut ja työn osuus yhdistää samalle laskulle, jolloin itse laskun teko on nopeaa ja luotettavampaa. Laskujen hallinta on myös oleellisesti helpottunut, sillä sähköisesti saapuneet laskut löytyvät aina järjestelmästä myös pdf-tulosteina.”