Mitä toimitusjohtajan tulee tietää verkkolaskutuksesta?

Toimitusjohtaja, ota sähköisen laskutuksen tiedot haltuun ja tarkista, että yrityksenne verkkolaskutus on ajan tasalla!

Verkkolaskutus on jo pakollista B2B-liiketoiminnassa ja hyödyllistä kaikille

Toimitusjohtajan on tärkeää ymmärtää, että verkkolaskutus ei ole enää vain talousosaston tekninen kysymys, vaan lakiin perustuva vaatimus (Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta). Lain mukaan, jos asiakkaanasi on julkisen sektorin toimija, eli kunnat tai Suomen valtio, on laskut lähetettävä verkkolaskuina. Myös mikä tahansa yritys voi vaatia laskutusta sähköisenä. Ilman verkkolaskutusvalmiuksia yritys ei siis voi enää toimittaa laskuja valtionhallinnolle, kunnille tai monille yritysasiakkaille.

Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus Tieke ry:n tavoitteena on kaikkien organisaatioiden välisen laskutuksen olevan sähköistä vuoteen 2030 mennessä. Muutos on jo pitkällä: vuonna 2023 toimitettiin yli 350 miljoonaa verkkolaskua ja yli 90 % kaikista yritysten välisistä laskuista oli sähköisiä.

👉 Muista, että myös sinulla on oikeus vaatia yrityksellesi lähetettäviä laskuja sähköisinä, jotta yrityksesi taloushallinto säästää aikaa ja rahaa.

Mikä verkkolasku on?

Verkkolasku on sähköinen lasku, joka lähetetään, käsitellään ja vastaanotetaan täysin digitaalisesti. Verkkolaskuja on lähetetty Suomessa jo yli 20 vuotta ja nykyään valtaosa laskuista lähtee sähköisesti. 

Muistathan, että PDF- tai sähköpostilasku ei kelpaa verkkolaskuksi. Verkkolasku vaatii aina taloushallinto-ohjelman sekä verkkolaskuoperaattorin laskun toimittamiseen ja vastaanottamiseen. Näin tieto välittyy reaaliaikaisesti, turvallisesti ja ympäristöystävällisesti.

HUOM. Tarkkana termeissä: E-lasku ei liity yrityksen verkkolaskutukseen. E-lasku tarkoittaa kuluttajan pankin kautta tilaamaa laskua.

Taloudelliset hyödyt ovat merkittäviä

Verkkolaskutus tuo yritykselle huomattavia säästöjä sekä myynti- että ostolaskutuksessa. Paperilaskun lähettäminen ja käsittely maksaa keskimäärin 5–15 €, kun taas verkkolaskun kustannus jää usein alle yhden euron. 

Jos yrityksesi käsittelee esimerkiksi 100 laskua kuukaudessa, voi vuotuinen säästö nousta jopa viisinumeroisiin lukuihin.

Nopeampi kassavirta ja tehokkaammat prosessit

Verkkolaskutus vaikuttaa suoraan yrityksesi kassavirtaan. Sähköisesti laskut saapuvat vastaanottajalle nopeammin, jolloin laskun kiertoaika lyhenee ja maksut tapahtuvat tehokkaammin ajallaan. Kun maksuviiveitä tulee vähemmän, pienenevät myös maksuvalvonnan kustannukset. Tutkimusten mukaan sähköinen käsittely voi lyhentää laskutusprosessia jopa 60 % verrattuna paperilaskutukseen.

Lisäksi laskujen automaattinen täsmäytys vähentää virheitä ja vapauttaa taloushallinnon työntekijöitä rutiinitöistä strategisempiin tehtäviin. Kun laskudata on rakenteisessa muodossa, sitä voidaan hyödyntää myös tekoälyratkaisuissa, kuten esimerkiksi kassavirtaennusteissa ja riskianalyyseissä.

👉 Verkkolaskutus nopeuttaa yrityksesi kassavirtaa ja vaikuttaa suoraan yrityksen tulokseen.

Peppol helpottaa kansainvälistyvän yrityksen laskutusta ja vähentää kitkaa kasvussa

Peppol (lyhenne: Pan-European Public Procurement On-Line) on kansainvälinen verkkolaskutuksen välitysverkosto, jonka avulla yritykset voivat vaivattomasti lähettää ja vastaanottaa maarajojen yli verkkolaskuja standardoidussa muodossa. Suomen sisällä kulkevat verkkolaskut on lähetetty yleensä kotimaisilla standardeilla (Finvoice tai TEAPPSXML), joita ulkomaiset yritykset eivät voi vastaanottaa. Peppol-muodossa lähetetty asiakirja liikkuu yhtä helposti ja nopeasti kuin kotimaan sisäiset verkkolaskut. Näin yritys säästää manuaalityön määrää, pienentää virheriskiä ja nopeuttaa maksujen kiertoa, kun laskutus ei vaadi jokaisessa maassa omaa protokollaansa, vaan yksi ja sama laskutusmalli kulkee Peppolin avulla sähköisesti perille. Peppol voi myös helpottaa yhteistyötä isojen organisaatioiden ja julkisen sektorin kanssa, joissa verkkolaskuvaatimukset ovat usein tiukkoja. 

Finago Apix toimii yhtenä Peppol Access Pointina Suomessa, eli voit lähettää Apixin avulla laskut Peppol-osoitteeseen samalla tavalla kuin muutkin verkkolaskut.
Lue lisää Apixin Peppol-palveluista ja ota Peppol käyttöön: https://apix.fi/peppol/

Verkkolaskutus vähentää riskejä ja parantaa tietoturvaa

Verkkolaskutus vähentää myös väärinkäytösten riskiä. Standardoidut formaatit, kuten Finvoice, TEAPPSXML ja Peppol, varmistavat tietojen eheyden ja jäljitettävyyden. Standardoitu, eli rakenteinen verkkolasku on jäsennelty yhteisesti sovitulla tavalla, jolloin se on koneellisesti luettavissa ja käsiteltävissä. 

Toisaalta toimitusjohtajan on hyvä tiedostaa, että vaikka huijauslaskujen riski pienenee, ovat sisäiset prosessit ja tarkastuskäytännöt yhä välttämättömiä. Lisäksi on varmistettava, että laskuoperaattorin kanssa tehdyt sopimukset kattavat palvelun jatkuvuuden ja tietoturvan myös poikkeustilanteissa.

Verkkolaskuosoitteistosta löydät suomalaisten organisaatioiden verkkolaskuosoitteet

Verkkolaskun lähettämiseksi tarvitset tietoosi vastaanottavan yrityksen verkkolaskuosoitteen sekä välittäjätunnuksen. Yrityksen verkkolaskuosoitteen löytäminen on helppoa verkkolaskuosoitteistosta. 

Osoitteesta www.verkkolaskuosoite.fi löydät kaikkien suomalaisten organisaatioiden verkkolaskutustiedot sujuvaa sähköistä laskutusta varten. Verkkolaskuosoitteiston dataa ylläpitävät kaikki suomalaiset verkkolaskuoperaattorit ja pankit, joten myös teidän yrityksenne verkkolaskuosoitetiedot tulisi löytyä osoitteistosta.

👉Varmista, että oman yrityksesi verkkolaskuosoitteet ovat ajan tasalla verkkolaskuosoitteistossa. 

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on verkkolasku?
Sähköinen, rakenteinen lasku, joka kulkee järjestelmästä toiseen standardoidussa muodossa. PDF-lasku ei ole verkkolasku.

Onko verkkolaskutus pakollista?
Julkiselle sektorille kyllä. Myös yritysten välisessä laskutuksessa vastaanottaja voi jo edellyttää verkkolaskua.

Kuinka paljon verkkolaskutus maksaa?
Operaattorista riippuen n. 0,5–1 € / lasku. Paperilaskun kustannus voi olla jopa 10–15 €.

Tarvitaanko verkkolaskuoperaattoria?
Useimmiten kyllä. Operaattori huolehtii, että laskut lähtevät ja saapuvat vastaanottajalle oikeassa muodossa.

Miten verkkolaskutus liittyy tekoälyyn?
Rakenteinen data mahdollistaa tekoälyn käytön raportoinnissa, riskienhallinnassa ja kassavirtaennusteissa.

Finago Apix: kumppanisi verkkolaskutukseen

Finago Apix on suomalainen verkkolaskuoperaattori, jonka palveluihin luottaa jo yli 100 000 yritystä Pohjoismaissa. Finago Apix tarjoaa helppokäyttöiset ratkaisut verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen, paperilaskujen skannaukseen sekä reskontra- ja EDI-palveluihin.

Finago Apixin vahvuus on palveluiden joustavuus: ne integroituvat sujuvasti eri taloushallinnon ja ERP-järjestelmiin, jolloin yritys voi automatisoida talousprosessinsa kustannustehokkaasti. Lisäksi Finago Apix toimii Peppol Access Pointina, eli avullamme yritykset voivat lähettää ja vastaanottaa laskuja helposti kansainvälisesti.

Tämä tekee meistä luotettavan kumppanin toimitusjohtajalle, joka haluaa yhdistää digitalisaation, tehokkuuden ja kustannussäästöt.

Finago Apix tarjoaa:

• Verkkolaskujen lähetys- ja vastaanottopalvelut
• Paperilaskujen skannausratkaisut
• Reskontra- ja EDI-palvelut
• Kansainvälisten laskujen Peppol-verkoston lähetys- ja vastaanottopalvelut
• Helpon integraation eri taloushallinnon ohjelmistoihin

• Yleinen

Apix

Finago Apix on verkkolasku-, verkkopalkka- ja EDI-operaattori eli lyhyesti sanomaoperaattori. Valvomme, että asiakkaamme sanomat kulkevat ja heidän kriittinen liiketoimintansa jatkaa turvallisesti toimintaansa. Toimimme Suomessa, muissa Pohjoismaissa ja Baltiassa.