EtusivuAsiakastukiOhjeet

Ohjeet

Valitse aihe ja katso usein kysytyt kysymykset sekä ohjeet.

Laskujen lähetys

Tutustu ohjeartikkeleihin laskujen lähetykseen liittyen.

Usein kysytyt kysymykset laskujen lähetykseen liittyen

  • Miten laskujen lähetys tapahtuu?

    Kun lähetettävät laskut on valittu ne lähetetään Apixin palvelimille. Lähettäminen tapahtuu yleensä kumppaniemme laskutussovelluksesta löytyvällä Apix-painikkeella. Joissain kumppaniemme sovelluksissa lähettäminen on toteutettu kuitenkin ilman Apix-painiketta.

    Laskun saavuttua Apixin palveluun palvelu tarkistaa, että laskulta löytyvät tarvittavat tiedot niiden oikeassa muodossa. Tämän jälkeen palvelu selvittää Apixin rekistereistä haluaako laskun vastaanottaja laskunsa paperikirjeenä, verkkolaskuna vai digipostina ja lasku toimitetaan vastaanottajalle oikeassa muodossa.

    Palvelu toimittaa käyttäjälle tietoa onnistuneista lähetyksistä ja laskukohtaisesti niiden toimitustavasta (paperikirje, verkkolasku, digiposti tai sähköposti).

    Jos lähtevässä laskussa on jotain korjattavaa palvelu kertoo tästäkin ja pyytää muuttamaan tai täydentämään korjattavaa laskua esimerkiksi lisäämällä puuttuvan pankkitilin tai korjamalla vastaanottajan osoitetietoja.

  • Voiko Apixin palveluilla lähettää laskuja myös kuluttajille?

    Kyllä voi. Kuluttajille tarkoitetut laskut välittyvät Apixin kautta perinteisinä kirjeinä tai Kivraan, Netpostiin/OmaPostiin, Mobifyhin ja MobilePay-sovellukseen, jos vastaanottaja on kytkenyt kyseisen palvelun käyttöönsä. Apixin kautta on myös mahdollista lähettää kuluttajille sähköisiä e-laskuja ja suoramaksuja. Tämän palvelun käyttöönottoa varten ottakaa yhteyttä Apixin asiakastukeen.

  • Miten lähetän laskun Kivraan?

    Apixin palveluita käyttävien yritysten ei tarvitse tehdä mitään toimenpiteitä palvelun aktivoimiseksi. Kivra on laskujen toimitustapana heti käytössä ilman teknistä integraatiota. Kun kuluttaja on rekisteröitynyt Kivra-palveluun, saa hän sinne jatkossa automaattisesti kaikkien Kivraa käyttävien yritysten laskut digipostina, erillisiä yrityskohtaisia aktivointeja ei tarvita.

  • Lähetin juuri laskun, joka ei saisi lähteä eteenpäin. Voiko tämän vielä pysäyttää?

    Voitte pysäyttää lähetetyn laskun vielä tunnin ajan lähetyksestä Apixin Laskumappi-palvelusta (laskumappi.fi). Löydätte lähtevän laskun Liikenne-sivulta Käsittelyssä-välilehdeltä, josta saatte laskun pysäytettyä painamalla laskun kohdalla olevaa ruksia.

  • Mistä tiedän, onko lähettämäni lasku mennyt perille?

    Lähetyksen yhteydessä palvelu ilmoittaa lähetyksen onnistumisesta.

  • Voiko laskuissa käyttää liitteitä?

    Apixin palvelussa liitteiden lisääminen onnistuu joko suoraan laskutusohjelmasta tai käyttäen Apixin liitejärjestelmää.

    Verkkolaskuihin voidaan liittää normaaleja toimistosovellusten muodostamia tiedostoja (kuten esimerkiksi word, excel ja pdf -tiedostoja). Paperilaskuihin voidaan lisätä pdf-muotoisia liitteitä.

    Katso tarkemmat ohjeet liitejärjestelmän käyttöön.

  • Minkä näköinen lasku vastaanottajalle menee paperilaskuna?

    Lähteville paperilaskuille muodostetaan etusivu, jossa on lähettäjän ja vastaanottajan osoitteet (näkyvät kirjekuoren ikkunasta).

    Etusivun jälkeen lasku tulostetaan täysin samannäköisenä kuin laskutusohjelmasta suoraan tulostettaessa.

    Laskulle muodostuvaa etusivua ei lasketa laskutettavaan sivumäärään.

  • Onnistuuko verkkolaskun lähettäminen, jos laskutusasiakkaasta ei ole asiakasrekisterissä y-tunnusta?

    Apixin palvelu toimii ns. älykkään reitityksen periaatteella. Palvelu hakee laskujen vastaanottajien verkkolaskuosoitteet, operaattoritunnukset yms. verkkolaskujen välittämiseen tarvittavat tiedot erilaisista rekisteristä ja muista tietolähteistä.

    Älykäs reititys vaatii toimiakseen tiedon vastaanottajan y-tunnuksesta. Suosittelemme myös ovt-tunnuksen syöttämistä asiakasrekisteriin jos vastaanottaja on sen antanut.

  • Laitoin laskutusohjelmistooni vastaanottajan antaman verkkolaskuosoitteen, mutta lasku meni paperilla. Miksi?

    Palvelu tarkistaa lähtevien verkkolaskujen verkkolaskuosoitteiden, välittäjätunnusten ja ovt-tunnusten oikeellisuuden. Jos tunnuksissa on virheitä tai niiden oikeellisuutta ei voida varmentaa toimitetaan laskut varmuuden vuoksi paperilaskuina.

    Näin estetään laskujen lähteminen väärille vastaanottajille tai verkkolaskuina sellaisille vastaanottajille, jotka eivät käytä aktiivisesti verkkolaskujen vastaanottoa.

    Suomessa toimivat verkkolaskuoperaattorit ovat sitoutuneet päivittämään asiakkaidensa vastaanotto-osoitteet Tieken ylläpitämään kansalliseen verkkolaskuosoitteistoon. Jos vastaanottajan tietoja ei ole kyseisessä rekisterissä tulisi vastaanottajan olla yhteydessä omaan verkkolaskuoperaattoriinsa tietojen lisäämiseksi.

    Mikäli vastaanottajan tietoja ei ole Tieken rekisterissä voidaan tiedot lisätä Apixin reititystietokantaan olemalla yhteydessä asiakastukeen.

  • Miten voin ”pakottaa” lähtevän laskun menemään paperilaskuna?

    Lähtevän laskun voi ohjata paperikirjeeksi kirjoittamalla laskutusohjelmassa laskun vastaanottajan verkkolaskuosoitteeksi: TULOSTUS. Tällöin lasku ohjataan palvelussa automaattisesti aina tulostettavaksi, kuoritettavaksi ja postitettavaksi.

  • Mistä näen, olenko jo lähettänyt laskun Apixin palveluun?

    Lähetetyt laskut löytyvät Laskumapin Arkisto-sivulta Lähetetyt-välilehdeltä.

  • Mikä on ovt-tunnus ja mistä niitä saa?

    Ovt-tunnus on tunniste, joka mahdollistaa organisaation yksittäisten osastojen ja osien tunnistamisen. Tunnus muodostuu kolmesta osasta: ICD-koodi, y-tunnus (ilman väliviivaa) ja organisaation tarkenne.

    Suomalaisilla yrityksillä ICD-koodi on verohallinnon tunniste ’0037’. Y-tunnus (yritys- ja yhteisötunnus) on viranomaisten yritykselle ja yhteisölle antama tunnus. Organisaation tarkenne on 0–5 numeroinen organisaation itsensä valitsema lisätunniste. Lisätunnisteita voi olla käytössä useita.

    Esimerkiksi Apixin  (y-tunnus: 2332748-7) ovt-tunnuksia ovat: 003723327487, 00372332748700001, 00372332748742

    Verkkolaskutuksessa ovt-tunnusta käytetään yleisesti eri laskutusosoitteiden tunnistamiseen yrityksissä, joilla on useita toimipisteitä ja laskun vastaanottajia.

    Ovt-tunnuksen voi omalle yritykselleen muodostaa itse. Verkkolaskujen vastaanottajien ovt-tunnuksia voi tarvittaessa kysyä suoraan vastaanottajilta.

  • Mistä voin tarkistaa, vastaanottaako asiakkaani verkkolaskuja ja mikä on heidän verkkolaskuosoitteensa?

    Voitte tarkistaa APIX Laskumapissa kohdassa ”Työkalut” -> ”osoitteet” asiakkaanne Y-tunnukselle kuuluvat verkkolaskuosoitteet tai onko jokin tietty verkkolaskuosoite käytössä.

    Jos asiakkaanne on ilmoittanut vastaanottavansa verkkolaskuja, mutta asiakkaan verkkolaskuosoitetta ei löydy, voitte ilmoittaa samassa osoitteet-kohdassa. Vaihtoehtoisesti voitte ilmoittaa asiakkaan osoitteen Apixin asiakastukeen. Saamme lisättyä asiakkaanne verkkolaskuosoitteen manuaalisesti järjestelmäämme, jonka jälkeen verkkolaskujen lähetys ko. asiakkaalle onnistuu.

    Voitte tarkistaa asiakkaanne verkkolaskujen vastaanottomahdollisuudet sekä verkkolaskuosoitteen myös julkisesta verkkolaskuosoitteistosta verkkolaskuosoite.fi.

  • Miten toimin, jos asiakkaani vaatii Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja?

    Tarkista omalta ohjelmistotarjoajaltasi, onko ohjelmistosi tuottama laskumateriaali Eurooppa-normin mukaista.

    Jos verkkolaskujen lähetyspalvelusi on puolestaan otettu käyttöön erillisessä integrointiprojektissa, tarkista tai pyydä integrointikumppaniasi tarkistamaan lähetettävä laskumateriaali Apixin validaattorissa.

    Lue aiheesta lisää: Tarkistukset Eurooppa-normin mukaisille laskuille alkavat.

Laskujen vastaanotto

Tutustu ohjeartikkeleihin laskujen vastaanottoon liittyen.

Usein kysytyt kysymykset laskujen vastaanottamiseen liittyen

  • Mistä löydän oman verkkolaskuosoitteeni?

    Verkkolaskujen vastaanotto-osoite muodostetaan maakoodista 0037+yrityksen y-tunnuksesta ilman väliviivaa ellei muuta ole erikseen sovittu.

  • Miten kytken päälle sähköposti-ilmoituksen saapuneista laskuista?

    Jos haluat saada ilmoituksen saapuneesta laskusta sähköpostiisi, voit kytkeä ominaisuuden päälle APIX Laskumapissa kohdassa ”Työkalut -> Asetukset -> Palvelut -> Vastaanota -> Ilmoitus uusista saapuneista laskuista.”

  • Miten ohjeistan toimittajia laskujen lähettämisestä sähköpostilla (PDF)?

    Olemme luoneet ohjeet toimittajalle myyntilaskujen lähettämiseksi sähköpostilla. Avaa ohje tästä.

  • Miten ohjeistan toimittajaa verkkolaskun lähettämisestä?

    Olemme luoneet valmiit kirjepohjat toimittajien informoimiseen ostolaskujen lähettämisestä verkkolaskuna. Löydät toimittajakirjeet täältä.

APIX Laskumappi

Tutustu ohjeartikkeleihin APIX Laskumappiin liittyen.

Usein kysytyt kysymykset APIX Laskumappiin liittyen

  • Mistä löydän ohjeet Laskumapin käyttöön?

    Lataa APIX Laskumapin käyttöohje itsellesi. Palvelusta löydät lisätietoja käytön tueksi.

  • Miksi lähettämiäni/vastaanottamiani laskuja ei löydy Liikenne-sivulta?

    Liikenne sivulla näkyy vain tämän ja edellisen kuukauden aikana välitetyt laskut ja tätä vanhemmat löytyvät Laskumapin Arkisto-sivun alta.

  • Miksi arkisto ei löydä laskuani?

    Arkisto listaa kerralla vain yhden kuukauden laskut. Klikkaa Arkisto-näkymästä ”Käsittelypäivä” ja valitse laskun lähetyskuukausi.

  • Liikenne-sivulla lähetettyjen laskujen tiedoissa näkyy Kuittaus-sarakkeessa POS, NEG tai ei mitään. Mitä tämä tarkoittaa?

    Kun verkkolasku lähetetään Apixilta toiselle verkkolaskuoperaattorille niin tämä toinen operaattori lähettää Apixille takaisin kuittauksen, onko lasku vastaanotettu heille onnistuneesti (POS) vai ei (NEG). Kuittaussarakkeen ollessa tyhjä lasku on välitetty verkkolaskuna joko pankkioperaattorille tai vastaanottajan Apixin verkkolaskuosoitteeseen.

  • Olen unohtanut salasanani. Mistä saan uuden?

    Uuden salasanan voit käydä tilaamassa täällä: laskumappi.fi/#/resetpassword.

  • Miten saan ennakkoilmoituksen verkkopostimerkkisaldon loppumisesta?

    Verkkopostimerkkien ostajat voivat kytkeä päälle ilmoitukset alhaisesta postimerkkisaldosta. Muokkaa ilmoituksia APIX Laskumapissa kohdassa “Työkalut > Asetukset > Palvelut > Ilmoitus alhaisesta saldosta”. Jos tilisi saldo putoaa alle antamasi kynnysarvon, saat viestin sähköpostiisi. Toiminnallisuus tarkistaa saldon kerran päivässä.

Palkkalaskelmat

Tutustu ohjeartikkeleihin palkkalaskelmien ja verkkopalkan lähetykseen liittyen.

Usein kysytyt kysymykset palkkalaskelmiin liittyen

  • Millä eri tavoin palkkalaskelmat voi toimittaa työntekijöille?

    Palkkalaskelmat voidaan toimittaa verkkopalkkana verkkopankkiin tai muulla valitsemallasi tavalla kuten kirjeenä, sähköpostitse, Kivraan, OmaPostiin tai muihin portaaleihin. Toimitamme palkkakuitit perille sovitulla tavalla.

  • Kuinka kauan palkkalaskelmat säilyvät Apixin palvelussa?

    Palkkalaskelmat säilyvät Apixin palvelussa 3 täyttä vuotta kuluvan vuoden lisäksi.

Virheilmoitukset

Tutustu yleisimpiin virheilmoituksiin ja niiden selityksiin.

  • Virhe: ”Aineistovirhe”

    Palvelu tarkistaa kaikkien lähtevien laskujen osalta niiden tietosisällön oikeellisuuden.

    Virheilmoitus kertoo virheen syyn. Mikäli haluat apua virheen tulkinnassa tai korjaamisessa ota yhteyttä Apixin asiakastukeen.

  • Virhe: ”Tieto ’Myyjän tilinumero’: ’Pankin_nimi 1xxxxx-xxxx’ muoto ei noudata määritystä.”

    Tilinumero on annettu väärässä muodossa. Tilinumerossa ei saa käyttää pankin nimeä, eikä se saa sisältää välilyöntejä.

  • Virhe: ”Tieto ’Myyjän BIC/SWIFT’: ’ ’ muoto ei noudata määritystä.”

    Virhe tarkoittaa, että BIC/SWIFT koodia ei ole annettu, mikä on määritysten mukaan  pakollinen tieto.

  • Virhe: ”ALV-tunnus puuttuu”

    Tarkista ohjelmistostasi, että yrityksesi tiedoissa on syötettynä y-tunnus ja ALV-tunnus. Niille on omat kenttänsä ja molemmissa pitää olla tiedot syötettynä.

    ALV-tunnus (VAT-numero, alv-numero, alv-tunniste, VATID) on tunniste, joka osoittaa yrityksen arvonlisäverovelvollisuuden. Tunnusta tarvitaan mm. kun elinkeinonharjoittaja käy kauppaa toisesta EU-maasta olevan elinkeinonharjoittajan kanssa.

    Suomalaisilla arvonlisäverovelvollisilla yrityksillä ALV-tunnus muodostuu kirjaimista ’FI’ ja y-tunnuksesta ilman väliviivaa.

  • Virhe: ”AINEISTOVIRHE: Lasku NNNN on duplikaatti?”

    Palvelu tarkistaa kuluvan viikon aikaiset lähtevien laskujen  laskunumerot ja jos lähetyksissä on samoja laskunumeroita palvelu antaa tämän virheilmoituksen.

    Jos sama lasku halutaan lähettää uudelleen tulee palvelunhallinnassa kytkeä duplikaattitarkistus pois päältä. Uudelleenlähetyksen jälkeen se voidaan halutessa kytkeä takaisin päälle.

    Yksittäisen laskun duplikaattitarkistuksen voi poistaa Laskumapista Arkisto -> Lähetety -> avaa laskun tarkemmat tiedot Info-sarakkeen +-merkistä -> ”Poista duplikaattitarkistus”.

    Ota tarvittaessa yhteyttä Apixin asiakastukeen.

  • Lataa käyttöönottoasetukset ohjelmaan palauttaa virheen

    Käyttöönottoasetukset ladataan samalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla, joita käytetään verkkokauppaan kirjautumisessa.

    Jos lataus antaa virheilmoituksen tarkista, että:

    1. Syöttämäsi käyttäjätunnus on oikein

    2. Syöttämäsi salasana on oikein

    3. Olet syöttänyt yrityksen perustietoihin y-tunnuksen oikein

    Voit olla myös yhteydessä Apixin asiakastukeen.

Integraatiot