Yrityksen sähköinen laskutus Suomessa on pakollista niin pyydettäessä

Yrityksen sähköinen laskutus Suomessa on pakollista. Laskuja ei tarvitse automaattisesti lähettää sähköisessä muodossa, mutta mahdollisuus siihen on tarjottava.

Kuluva vuosikymmen on ollut melkoista muutosten aikaa Euroopan unioniin (EU) kuuluville maille, mitä tulee laskutuskäytäntöihin.

EU asetti jo vuonna 2014 voimaan uuden verkkolaskudirektiivin, joka velvoittaa jäsenvaltioiden yrityksiä lähettämään ja vastaanottamaan laskuja EU:n verkkolaskulainsäädännön mukaisesti.

Tarkemmin sanottuna: verkkolaskudirektiivi edellyttää yrityksiä lähettämään ja vastaanottamaan laskut verkkolaskuina.

Muutos ei kuitenkaan astunut voimaan välittömästi, vaan eri maat ovat muuttaneet verkkolaskulakinsa mukailemaan tätä EU:n direktiiviä omassa tahdissaan.

Suomessa sähköinen laskutus on muuttunut pakolliseksi vaiheittain.

Uusi Euroopan unionin verkkolaskudirektiivin mukainen verkkolaskulaki astui voimaan Suomessa vuonna 2019. Tuolloin se kosketti kuitenkin vain julkisen sektorin yrityksiä, ja muiden yritysten kohdalla verkkolaskutuksesta tuli pakollista vuotta myöhemmin, huhtikuussa 2020.

Toki uuteen verkkolaskulakiin liittyy myös kaksi poikkeusta. Se ei nimittäin kosketa yrityksiä seuraavissa tapauksissa:

• Yrityksen vuotuinen liikevaihto on alle 10 000 euroa
• Yritystoimintaan kuuluu ainoastaan B2C-kaupankäynti

Kyse ei ole pelkästään laskujen lähettämisestä verkkolaskuina, vaan tähän tuorehkoon lakiin liittyy myös muita elementtejä. Mutta niistä enemmän tuonnempana.

Asiakkaallasi on oikeus jättää lasku maksamatta ilman sähköistä laskua

Esimerkiksi paperisten laskujen tai sähköpostilaskujen lähettäminen Suomessa on edelleen sallittua. Nämä laskutuskäytännöt ovatkin vuonna 2024 edelleen käytössä, joskin moni yritys pyrkii yhä enenevissä määrin siirtymään kohti paperittomuutta.

Mutta, vaikka ne ovat sallittuja, ne eivät täytä EU:n direktiivin ja siten Suomen verkkolaskulain mukaisten laskutuskäytäntöjen määreitä.

Otetaan esimerkki.

PDF:nä lähetettävä sähköpostilasku on sähköisessä muodossa lähetettävä paperiton lasku, ja moni mieltää sen ymmärrettävästi sähköiseksi laskuksi. Itsessään laskun sähköinen lähetystapa ei kuitenkaan tarkoita automaattisesti mitään; onkin niin, että verkkolaskulain mukaan sähköpostilasku ei ole sähköinen lasku eli verkkolasku.

Edellä mainitun tiedostaminen on äärimmäisen tärkeää. Mikäli nimittäin yrityksesi lähettää laskut paperisina laskuina tai sähköpostilaskuina, vastaanottajalla eli yrityksesi asiakkaalla on lain mukaan oikeus kieltäytyä maksamasta niitä.

Summa summarum: kun on kyse B2B-yritystoiminnasta, yritykselläsi on oltava resurssit lähettää ja vastaanottaa laskut verkkolaskuina toisen osapuolen niin vaatiessa.

Näin ollen onkin äärimmäisen tärkeää, että hyväksytät laskutuskäytäntösi asiakkaallasi hyvissä ajoin, mikäli sinulla ei ole käytössä verkkolaskun lähettämistä mahdollistavaa palvelua.

Samaan aikaan on todettava, että vuonna 2024 verkkolaskun lähetys ja verkkolaskun vastaanotto ovat monille suomalaisyrityksissä niin sanottu perusedellytys yhteistyölle. Jos siis yritykselläsi ei ole vielä käytössä verkkolaskujen lähettämisen ja vastaanottamisen mahdollistavaa ohjelmaa, kannattaa tutustua erilaisiin vaihtoehtoihin.

Verkkolaskulta on löydyttävä lain vaatimat yksityiskohdat

Kun uuden verkkolaskulain siirtymäaika päättyi huhtikuussa 2021, merkittävin muutos oli se, että sähköinen laskutus Suomessa muuttui osaltaan pakolliseksi. Toisin sanoen, verkkolasku on lähetettävä aina silloin, kun asiakas sitä pyytää.

Samalla uusi laki toi mukanaan kuitenkin myös muita muutoksia.

Laskun vastaanottajan osalta laskulta on löydyttävä osoitetiedot, kuten katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka. Laskun lähettäjältä edellytetään puolestaan omia pankkitilitietoja eli IBAN-tilinumeroa sekä pankin yksilöivää BIC-koodia.

Luonnollisesti laskulta tulee käydä ilmi myös seuraavat perustiedot:

• Laskun päiväys (antamispäivä)
• Laskun numero
• Myyjä- ja ostajaosapuolien Y-tunnukset (jälkimmäinen käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa ja yhteisökaupassa)
• Myyjän ja ostajan nimi
• Myyjän osoitetiedot
• Tavaran / palvelun tuotenumero, kuvaus ja määrä
• Tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
• Verokanta tuoterivikohtaisesti
• Veron peruste kunkin verokannan osalta, yksikköhinta ilman veroa sekä mahdolliset hyvitykset ja alennukset
• Veron määrä
• Mahdollinen ALV-selite (verottomuus ja/tai käännetty verovelvollisuus)
• Verokohtelukoodi

Edellä mainittujen tietojen ohella verkkolaskun lähettämistä varten tarvitaan myös vastaajan verkkolaskuosoite ja maksun välittävän tahon tunnus.

Suomessa pätevät nykyisin myös EU:n sähköisen laskutuksen standardit.  Nämä standardit määrittävät verkkolaskujen formaatin eli tiettyjen laskuilta löytyvien kenttien maksimipituudet- sekä -määrät.

Suomessa verkkolaskuformaateista esimerkiksi Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0 vastaavat eurooppalaista standardia. Eurooppa-normin mukaiset verkkolaskut vaativat sekä operaattoriyhteydet että verkkolaskujen välityspalvelun, joka tukee kyseistä standardia.

Näin sähköinen laskutus konkreettisesti toimii

Olemme edellä puhuneet verkkolaskuista ja niiden vaikutuksista yritysten toimintaan. Lisäksi olemme nostaneet esille sen tärkeän tosiasian, ettei sähköpostilasku ole lakikirjan mukaan verkkolasku.

Nyt on siis oikea hetki käydä lyhyesti läpi, mitä verkkolasku konkreettisesti tarkoittaa.

Kyseessä on yrityksen toiselle yritykselle tai organisaatiolle lähettämä sähköinen lasku. Se välitetään vastaanottajalle digitaalisessa muodossa, niin sanotun verkkolaskuoperaattorin kautta.

Eli aivan, kuten posti välittää laskut vastaanottajalle paperisessa muodossa, verkkolaskuoperaattori tekee näin digitaalisten laskujen kohdalla. Merkittävin ero postin ja verkkolaskuoperaattorin kohdalla tulee kuitenkin siinä, että jälkimmäisenä mainitun kohdalla toimitusaika on korkeintaan muutamia minuutteja.

Mutta, miksi sitten verkkolasku on niin paljon toimivampi ratkaisu kuin esimerkiksi paperinen lasku?

• Yrityksesi ja asiakasyritystesi hiilijalanjäljet pienenevät
• Laskutusohjelmiston kautta sähköinen verkkolasku toimitetaan suoraan asiakasyrityksesi omaan taloushallintojärjestelmään
• Asiakasyrityksesi säästää sekä aikaa että resursseja, koska manuaalinen maksutietojen syöttäminen vaihtuu automatisoituun prosessiin
• Paperisten laskujen kanssa näprääminen jää kokonaan pois, ja yritys voi ainakin tässä mielessä luopua esimerkiksi tulostimesta ja skannerista
• Laskut maksetaan todennäköisemmin ajoissa ja ilman näppäilyvirheitä

Edellä mainituissa nostoissa puhuimme enemmän asiakasyritysten näkökulmasta, mutta samat sanat pätevät totta kai myös omaan yritykseesi.

PEPPOL sähköisen laskutuksen keskiössä

Yläpuolella olevassa otsikossa esiintyvä PEPPOL kuulostaa varmasti monelle vielä tässä vaiheessa lähinnä vain eriskummalliselta termiltä, joten tehdäänpä siitä selvää seuraavassa.

PEPPOL tarkoittaa sähköisten liikeasiakirjojen, kuten esimerkiksi verkkolaskujen, välittämiseen tarkoitettua turvallista yleistä kehystä. Toisin sanoen, tämä kehys mahdollistaa kansainvälisen kaupankäynnin nopeasti ja turvallisesti, noudattaen kunkin maan paikallisia määräyksiä.

PEPPOL on ollut olemassa jo vuodesta 2008 alkaen. Alun perin sen tarkoituksena oli jouduttaa eri Euroopan maiden julkishallinnon välistä kauppaa ja siihen liittyvää asiakirjojen toimitusta. Sittemmin siitä on kehittynyt kuitenkin eräänlainen väline myös yksityisten tahojen eli yritysten maailmanlaajuiseen sähköisten asiakirjojen vaihtoon.

Lyhyesti ja ytimekkäästi todettuna PEPPOL tarjoaa kansainvälisen viestintäinfrastruktuurin, joka määrittää standardit muun muassa laskujen, tilausten ja maksuohjeiden osalta; sen tavoitteena on ennen kaikkea kasvattaa yritystoiminnan tehokkuutta ja alentaa kustannuksia.

Helmikuussa 2024 verkoston toiminta helpottui entisestään, kun PEPPOL-osoitteita alettiin tuomaan verkkolaskuosoitteistoon. Tämän ansiosta käyttäjien ei tarvitse etsiä verkkolaskuosoitetietoja kahdesta tai useammasta osoitteistosta.

Laskutuksen näkökulmasta liittyminen PEPPOL-verkostoon edellyttää sen mahdollistavan laskutusohjelmiston ja verkkolaskuoperaattorin käyttöä, ja tällainen esimerkiksi Apix on.

Yhteenveto: Sähköiseen laskutukseen siirtyminen on positiivinen muutos

Monesti jonkun arkisen asian muuttuminen, vieläpä niin, että muutokseen sopeutuminen tapahtuu niin sanotusti pakon sanelemana, saattaa lähtökohtaisesti tuntua epämiellyttävältä.

Sähköiseen laskutukseen siirtymistä ja sen tietynlaista pakollisuutta ei kuitenkaan kannata missään nimessä mieltää tällä tavoin; kyse on vain ja ainoastaan positiivisesta muutoksesta.

Ensinnäkin, kirjeiden fyysiseen postitukseen liittyvät kulut ovat kasvaneet säännöllisesti viime vuosina. Näin tapahtui myös vuoden 2024 alkajaisiksi, kun Posti teki kotimaan ja kansainvälisten kirjeiden lähettämiseen kahdeksan prosentin yleiskorotuksen. Moni yritys kattaa postituksen kuluja veloittamalla asiakkailtaan muutaman euron paperilaskutuslisän. Kuluttajille myydessä laskutuslisään on oltava perusteltu syy. Tällainen syy on esimerkiksi se, että asiakkaasi haluaa paperilaskun, vaikka olet tarjonnut muitakin maksutapoja. 

Toisekseen, kirjepostituksen nopeus ei ole ideaalisella tasolla – jo kirjepostitus itsessään vie useita päiviä. Yrityksen näkökulmasta tämä ei todellakaan ole hyvä asia. Se saattaa nimittäin johtaa siihen, että yrityksen postiluukusta tupsahtaakin karhukirje lähes samaan aikaan alkuperäisen laskun kanssa.

Tai sitten lähetetty lasku ei löydä tietään koskaan perille ja lähettäjä jää ihmettelemään, miksi rahoja ei kuulu.

Sähköinen lasku siis jouduttaa menoa melkoisesti, minkä lisäksi myös hallintokulut pienenevät merkittävästi. Mutta, miksi sitten hallintokulut pienenevät? Koska itsessään kirjeiden lähettäminen tulee huomattavasti sähköisiä laskuja kalliimmaksi, tulostimia ei tarvita ja väri- ja mustepatruunat voi jättää ostamatta – paperista puhumattakaan.

Käsiin jäävä ylimääräinen aika voidaan puolestaan käyttää itsessään yritystoimintaan ja sen kehittämiseen.

Eikä siinä vielä kaikki, vaan sähköisen laskutuksen ansiosta vältytään alati yleistyviltä huijauslaskuilta, joita lähetetään sekä postitse että sähköpostitse. Verkkolaskuissa lähettäjän ja vastaanottajan välillä toimii verkkolaskuoperaattori, joka pystyy aina tunnistamaan kaupankäynnin osapuolet. Lisäksi sähköiseen laskutukseen siirtyminen säästää merkittävällä tavalla myös luontoa, sillä se pienentää yrityksen hiilijalanjälkeä.

Muun muassa kaikista edellä mainituista syistä johtuen sähköisen laskutuksen käyttöönotto on paitsi järkevää, myös nykypäivää.

Ja, koska yhä useampi yritys pyytää ja toimittaa laskut verkkolaskuina, sekä samaan aikaan laki velvoittaa myöntymään tällaiseen pyyntöön, laskutusohjelmiston hankintaa ei kannata lykätä enää yhtään pidempään.

• Ajankohtaista
• Laskutus

Apix

Apix on verkkolasku-, verkkopalkka- ja EDI-operaattori eli lyhyesti sanomaoperaattori. Valvomme, että asiakkaamme sanomat kulkevat ja heidän kriittinen liiketoimintansa jatkaa turvallisesti toimintaansa. Toimimme Suomessa, muissa Pohjoismaissa ja Baltiassa.