Verkkolaskutuksen kehitys Pohjoismaissa – Mitä yrityksesi tulee tietää ViDA:sta?

Verkkolaskutus kehittyy vikkelästi etenkin Pohjoismaissa, joissa sähköinen laskutus on jo laajasti käytössä. Digitalisaatio ja lainsäädännölliset vaatimukset vauhdittavat siirtymää kohti täysin sähköisiä ja automatisoituja prosesseja.

Maiden väliset erot lainsäädännössä ja kansallisissa standardeissa hidastavat kuitenkin markkinoiden yhtenäistymistä.

EU:n VAT in the Digital Age (ViDA) -aloite pyrkii modernisoimaan arvonlisäverojärjestelmää ja luomaan yhteisiä käytäntöjä verkkolaskutukseen ja raportointiin. Tässä blogissa tarkastelemme verkkolaskutuksen kehitystä, ViDA:n vaikutuksia yrityksille ja Pohjoismaiden nykytilannetta.

Verkkolaskutuksen kehitys – kohti tehokkaampaa taloushallintoa

Verkkolaskutus on muuttanut globaalia kaupankäyntiä merkittävästi. Siirtyminen sähköisiin laskuihin nopeuttaa maksuprosesseja, vähentää virheitä ja laskujen käsittelykustannuksia ja helpottaa yritysten kassavirran hallintaa. Perinteiset paperilaskut ja PDF-muotoiset sähköpostilaskut ovat jäämässä taka-alalle, kun yhä useammat yritykset siirtyvät täysin automatisoituun laskutukseen.

Sähköinen laskutus ei ole vain taloushallinnon tehostamista – se myös lisää läpinäkyvyyttä ja parantaa verovalvontaa. Hallitukset ja veroviranomaiset edistävät verkkolaskutuksen käyttöönottoa torjuakseen harmaata taloutta ja helpottaakseen yritysten välistä kauppaa. 

Kehitys näkyy myös EU-tasolla, jossa ViDA-aloite pyrkii luomaan yhtenäisen toimintaympäristön yrityksille eri jäsenvaltioissa.

Mikä on ViDA ja mitä hyötyä siitä on yrityksille?

Euroopan Unionin ViDA-aloite, VAT in the Digital Age, on uusi sääntelykokonaisuus, joka pyrkii modernisoimaan ja yhtenäistämään arvonlisäverojärjestelmää EU-alueella. ViDA keskittyy erityisesti sähköiseen laskutukseen ja reaaliaikaiseen raportointiin, ja vaikuttaa näin ollen suoraan yritysten velvollisuuksiin ja toimintamalleihin.

ViDAn kolme päätavoitetta ovat:

Kehittää raportointia ja sähköistä laskutusta: ViDA tuo mukanaan reaaliaikaisen, digitaalisen raportoinnin, mikä vähentää arvonlisäveropetoksia ja tehostaa veroviranomaisten valvontaa.

Yksinkertaistaa ALV-prosesseja: Jatkossa yritykset voivat rekisteröityä yhteen EU-maahan ja hoitaa ALV-velvoitteensa EU-alueella ilman monimutkaista hallintoa.

Selkeyttää alustatalouden verotusta: Digitaaliset alustat velvoitetaan osallistumaan arvonlisäveron keräämiseen entistä aktiivisemmin.

Vaikutukset näkyvät erityisesti verkkolaskutuksen yleistymisessä, johon keskitymme myös tässä artikkelissa. ViDA:n myötä yritykset hyötyvät paitsi selkeämmistä säädöksistä ja yhtenäisistä käytännöistä, myös tehokkaammasta ja tarkemmasta liiketoimintatiedosta. 

Tämänhetkisen aikataulun mukaan vuodesta 2030 alkaen EU-maiden välisen laskutuksen on oltava verkkolaskutusta, eli noudatettava ViDA:n mukaisia verkkolaskusäännöksiä ja raportointikäytäntöjä. Yritysten käyttämien laskutusratkaisujen tulee siis olla yhteensopivia uusien säädösten kanssa. Tavoitteena on, että vuonna 2035 myös maiden rajojen sisällä tapahtuva kansallinen laskutus on sähköistä.

Verkkolaskutuksen nykytilanne Euroopassa

Arvioiden mukaan vuonna 2024 markkinoilla käsitellään noin 560 miljardia laskua – ja määrä kasvaa vuosittain. Näistä noin 125 miljardia on sähköisiä laskuja.

Suurin laskutuksen markkina-arvo on Euroopalla. Markkinoiden hajanaisuus ja epäkypsyys hidastavat kuitenkin kasvuvauhtia. EU on pyrkinyt yhtenäistämään sääntelyä poistamalla oikeudellisia esteitä, luomalla standardointihankkeita, kuten ViDAn, ja edistämällä Peppol-verkoston kasvua.

Koska harmonisointi etenee hitaasti, monet maat ovat ottaneet käyttöön omia kansallisia verkkolaskutus- ja raportointijärjestelmiään. Pakollinen verkkolaskutus yleistyy monissa Euroopan maissa sekä yritysten ja julkishallinnon välisessä laskutuksessa (B2G) että yritysten välisessä laskutuksessa (B2B). Useat maat vaativat yrityksiltä myös laskutietojen raportointia veroviranomaisille lähes reaaliajassa.

Verkkolaskutuksen kehitys Pohjoismaissa

Pohjoismaat ovat perinteisesti olleet edelläkävijöitä digitaalisten liiketoimintaratkaisujen käyttöönotossa, ja verkkolaskutus on yksi alue, jossa kehitys on ollut nopeaa.

Kokosimme alle tietoa Pohjoismaiden kansallisisista verkkolaskutuksen lainsäädännöistä ja nykytilanteesta.

Kansallinen verkkolaskutuksen tilanne kannattaa huomioida tarkasti etenkin jos asiakkaasi tai kumppanisi noudattavat jonkin toisen Pohjoismaan verkkolaskutuksen standardeja ja lainsäädäntöä.

Verkkolaskutus Suomessa

Suomi on yksi Euroopan johtavista verkkolaskutuksen käyttäjistä, mutta lainsäädännön puuttuminen on hidastanut erityisesti pk-yritysten siirtymistä verkkolaskutukseen.

Yritysten ja julkishallinnon välisessä laskutuksessa sähköinen laskutus on jo lakisääteinen vaatimus. Yritysten välisessä laskutuksessa organisaatiolla tulee olla valmius lähettää verkkolaskuja pyydettäessä.

Verkkolaskutusta voidaan toteuttaa sekä Peppol-standardin että kansallisten verkkolaskustandardien mukaisesti (esim. Finvoice, TEAPPSXML).

Verkkolaskutus Ruotsissa

Ruotsin lainsäädännössä verkkolaskutus on vaatimus yritysten ja julkishallinnon välisessä laskutuksessa – samaan tapaan kuin Suomessakin. Yritysten väliseen verkkolaskutukseen sen sijaan ei vielä velvoiteta millään tavalla.

Verkkolaskujen on Ruotsissa oltava yhteensopivia kansainvälisen Peppol-standardin kanssa, eikä kansallisten verkkolaskuformaattien käyttöä suositella enää lainkaan.

Verkkolaskutus Tanskassa

Tanskassa verkkolaskutus ja sähköinen raportointi tulevat pakollisiksi asteittain. Jo vuonna 2025 verkkolaskutus on pakollista kaikille yrityksille, joiden on toimitettava tilinpäätös. Tammikuuhun 2026 mennessä velvoite puolestaan laajenee koskemaan kaikkia yrityksiä, joiden liikevaihto ylittää 300 000 Tanskan kruunua (n. 40 000 euroa) kahden peräkkäisen vuoden aikana.

Hyväksyttyjä laskutusstandardeja ovat sekä EN-standardin mukaiset laskut, kuten Peppol, sekä kansallinen formaatti OIOUBL.

Tanskan kansallisen lainsäädännön mukaan on ohjelmistotoimittajien vastuulla varmistaa, että ratkaisut noudattavat standardeja ja vastaavat eri käyttäjäryhmien tarpeisiin.

Verkkolaskutus Norjassa

Norja ei ole EU:n jäsen, mutta noudattaa EU-tason päätöksentekoa ja myös ViDA-säädöksiä. Sähköisten laskujen on Norjassa oltava Peppol-standardin mukaisia.

Muilta osin lainsäädäntö Norjassa on samankaltainen kuin Suomessa. Yritysten ja julkishallinnon välisessä laskutuksessa kyvykkyys vastaanottaa ja käsitellä verkkolaskuja on pakollista. Yritysten välisessä laskutuksessa verkkolaskuja tulee kyetä lähettämään, mikäli vastaanottaja näin pyytää.

Verkkolaskutuksen tulevaisuus ja seuraavat askeleet – Huomioi nämä yrityksesi verkkolaskutuksessa

Verkkolaskutuksen kehitys jatkuu vahvana, ja ViDA tulee vauhdittamaan sen käyttöönottoa entisestään. Sähköinen laskutus ei ole enää vain tehokkuustekijä, vaan lakisääteinen velvoite yhä useammille yrityksille eri puolilla Eurooppaa. Pohjoismaat ovat jo pitkällä verkkolaskutuksen hyödyntämisessä, mutta sääntelyn yhtenäistäminen ja eri maiden vaatimusten huomioiminen tuovat haasteita yrityksille.

Voit valmistautua tuleviin muutoksiin seuraamalla ViDA:n etenemistä ja varmistamalla, että yrityksesi hyödyntämät laskutusratkaisut ovat yhteensopivia uusien sääntöjen kanssa. Valitsemalla rinnallesi ajan tasalla olevan laskutuskumppanin, yrityksesi täyttää lainsäädännön vaatimukset, ja voi tehostaa liiketoimintaa ja parantaa taloushallinnon läpinäkyvyyttä

Apixilla lähetät laskut vaivatta

Apix on luotettava kumppanisi, kun tarvitset verkkolaskutuksen ja sanomanvälityksen asiantuntijaa. Laadukkaiden ja helppokäyttöisten ratkaisujen avulla varmistat, että laskutuksesi hoituu ajantasaisten vaatimusten ja standardien mukaisesti. Apixilla voit myös lähettää PEPPOL-laskuja – aivan samaan tapaan kuin muutkin verkkolaskut.

• Ajankohtaista
• Laskutus

Apix

Apix on verkkolasku-, verkkopalkka- ja EDI-operaattori eli lyhyesti sanomaoperaattori. Valvomme, että asiakkaamme sanomat kulkevat ja heidän kriittinen liiketoimintansa jatkaa turvallisesti toimintaansa. Toimimme Suomessa, muissa Pohjoismaissa ja Baltiassa.