Verkkolaskutus pakolliseksi Saksassa – valmistaudu muutokseen

Saksa etenee vauhdilla kohti pakollista B2B-verkkolaskutusta. Muutos koskee miljoonia yrityksiä ja vaikuttaa myös suomalaisiin yrityksiin, jotka käyvät kauppaa Saksan kanssa. Vuoden 2025 alusta lähtien Saksassa toimivien yritysten on pitänyt pystyä vastaanottamaan verkkolaskuja (EN16931-standardi). Seuraavat vaiheet astuvat voimaan vuosina 2027 ja 2028.

Kaikkien yritysten kannattaa valmistautua muutokseen hyvissä ajoin. Verkkolaskutus ei ole enää pelkkä tehokkuutta parantava vaihtoehto, vaan pian se on lakisääteinen vaatimus koko Euroopassa.

Muutoksen vaiheet Saksassa

Saksan verkkolaskutusuudistus perustuu maan Growth Opportunities Act -lainsäädäntöön, joka tukee taloushallinnon digitalisaatiota ja valmistaa yrityksiä EU:n ViDA-hankkeen (VAT in the Digital Age) tuleviin vaatimuksiin.

Ketä Saksan verkkolaskutuksen vaatimukset koskevat?

Saksan verkkolaskuvaatimukset koskevat kaikkia maassa toimivia yrityksiä, mukaan lukien ulkomaisten yritysten saksalaiset tytäryhtiöt. Tämä tarkoittaa, että suomalaiset yritykset, joilla on tytäryhtiöitä Saksassa, ovat velvollisia noudattamaan näitä uusia vaatimuksia.

Vaikka pakottavia toimenpiteitä ei vaadita yrityksiltä, jotka toimivat Saksassa ilman paikallista yhtiötä, on suositeltavaa varautua sähköisten laskujen vastaanottamiseen ja myöhemmin myös lähettämiseen. Saksalaisten yritysten odotukset ja tavat toimia tulevat varmasti muuttumaan vaatimusten myötä.

Verkkolaskuformaatit Saksassa

Saksan verkkolaskuvaatimus tuo mukanaan ehtoja, jotka koskevat erityisesti käytettäviä verkkolaskuformaatteja. Kolme keskeistä formaattia ovat: XRechnung, ZUGFeRD ja EDI. Nämä formaatit takaavat vaatimusten edellytykset ja sujuvan laskutuksen.

XRechnung on saksalainen XML-pohjainen verkkolaskuformaatti, joka perustuu EN16931-standardille. Se on suunniteltu erityisesti julkisen sektorin käyttöön, mutta sitä voidaan käyttää myös yritysten välisessä laskutuksessa. XRechnung on jatkuvasti kehittyvä formaatti. Uudet versiot tuovat mukanaan päivityksiä ja parannuksia, jotka vastaavat muuttuvia sääntelyitä ja teknisiä tarpeita.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) on hybridi-verkkolaskuformaatti, joka yhdistää PDF-asiakirjan ja siihen upotetun XML-datan. Tämä formaatti on suunniteltu helpottamaan siirtymistä paperilaskutuksesta sähköiseen laskutukseen tarjoamalla molempien laskujen helpon tarkastelun ja samalla automatisoidun tietojenkäsittelyn. Kuten XRechnung, myös ZUGFeRD noudattaa EN16931-standardia, mikä varmistaa tietojen yhdenmukaisuuden ja yhteensopivuuden.

EDI (Electronic Data Interchange) on perinteinen, lähinnä suuryritysten käyttämä sähköinen tiedonsiirtostandardi, joka mahdollistaa liiketoiminnan dokumenttien, kuten tilausten, laskujen ja lähetteiden vaihtamisen yritysten välillä. EDI-laskuja lähetetään mm. XML ja EDIFACT-formaateissa. Yritysten, jotka käyttävät EDI-laskutusta, on varmistettava, että niiden EDI-järjestelmät tukevat EN16931-standardia. Tämä voi vaatia järjestelmäpäivityksiä ja olemassa olevien EDI-yhteyksien tarkistamista sekä mahdollisesti mukauttamista, jotta ne täyttävät standardin vaatimukset.

Verkkolaskuvaatimukset muualla Euroopassa

Saksan lisäksi useat Euroopan maat ovat ottaneet tai ottamassa käyttöön pakollista B2B-verkkolaskutusta. Italia ja Romania ovat jo siirtyneet laajasti pakolliseen verkkolaskutukseen, Belgia otti velvoitteen käyttöön vuonna 2026 ja Puola on ottanut KSeF-järjestelmän käyttöön. Myös Ranska etenee vaiheittain kohti pakollista verkkolaskutusta ja sähköistä raportointia.

EU-laajuinen ViDA-hanke pyrkii harmonisoimaan verkkolaskutuskäytäntöjä jäsenvaltioiden välillä. Vaikka eri maiden aikataulut ja toteutustavat vaihtelevat, suunta on selvä: yritysten on siirryttävä yhä laajemmin rakenteisiin sähköisiin laskuihin ja digitaaliseen tiedonvaihtoon.

Miten valmistautua muutokseen?

Seuraavat toimenpiteet kannattaa tehdä jo nyt.

1. Tarkista järjestelmäsi valmiudet

Varmista, että taloushallinnon tai ERP-järjestelmäsi tukee eurooppalaisia verkkolaskustandardeja eli pystyt vastaanottamaan ja lähettämään verkkolaskuja.

2. Ota käyttöön Peppol-yhteydet

Peppol on kansainvälinen verkkolaskuverkosto, jonka käyttö kasvaa nopeasti Euroopassa. Useat maat hyödyntävät sitä verkkolaskujen välittämisessä, ja sen merkitys kasvaa jatkuvasti rajat ylittävässä kaupassa.

3. Digitalisoi laskuprosessit

Verkkolaskutus tuo suurimmat hyödyt silloin, kun koko laskuprosessi on automatisoitu laskun lähetyksestä vastaanottoon ja kirjanpitoon.

Finago Apix auttaa valmistautumaan Euroopan verkkolaskutusvaatimuksiin

Finago Apix tarjoaa yrityksille verkkolaskujen lähetyksen ja vastaanoton, Peppol-yhteydet sekä kansainvälisiä standardeja tukevan sanomanvälityspalvelun. Palvelu tarkistaa laskujen tietosisällön verkkolaskustandardien mukaisesti ja mahdollistaa rakenteisten laskujen välittämisen eri verkostoihin.

Peppol-palveluiden avulla yritys voi lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja sekä muita liiketoimintasanomia yhden yhteyden kautta eri Euroopan maihin. Finago Apix toimii myös Peppol Access Point -palveluntarjoajana.

Verkkolaskutus on kilpailuetu, ei pelkkä velvoite

Vaikka verkkolaskutuksen pakollisuus nähdään usein lakisääteisenä muutoksena, käytännössä kyse on myös mahdollisuudesta tehostaa taloushallintoa. Rakenteiset verkkolaskut vähentävät manuaalista työtä, nopeuttavat käsittelyaikoja, vähentävät virheitä ja tukevat kansainvälistä kasvua.

Verkkolaskukseen siirtyminen kannattaa tehdä viimeistään nyt, niin kaikki toimii saumattomasti, kun vaatimukset tulevat voimaan.

Artikkelin lähteet: Saksan valtiovarainministeriö (Bundesfinanzministerium), EDICOM

• Blogi
• EDI-sanomat
• Laskutus
• Peppol

Aapeli Takala

Aapelilla on yli 10 vuoden kokemus sanomanvälityksen ja taloushallinnon ohjelmistojen käyttöönotoista asiakkaille. Hän auttaa, miten Finagon ratkaisuilla helpotetaan yrityksen arkea ja saadaan liiketoimintahyötyjä todellisten asiakastilanteiden sekä eri toimialojen kipupisteiden kautta.