Apix / 20.04.2023

Laskujen lähetys ja vastaanotto – Laskutuksen abc pienyrittäjälle

Kuvassa nainen istuu lattialla läppäri sylissä

Sukkelasti toimiva laskutus ja oikeaoppinen kirjanpito ovat yrityksen elinehtoja – firman koosta riippumatta. Pienyrittäjän elämä on hektistä ja siksi sopivat laskutustavat kannattaa valita omaan tilanteeseen ja yritystoimintaan sopiviksi. Pienyrittäjälle räätälöidyn laskutuspalvelun avulla lähetät ja maksat laskut muutamilla napin painalluksilla – ja pienillä kuluilla.

Sisällys:

Millä eri tavoilla voin lähettää ja maksaa laskuni?

Yrityksellesi sopivinta laskutustapaa valittaessa kannattaa ottaa huomioon se, ketä asiakkaasi ovat. Ovatko laskujesi vastaanottajat yrityksiä, kuluttajia vai julkishallinnon toimijoita – vai kenties kaikkia näitä?

Kuluttaja-asiakkaat saattavat yhä haluta laskunsa myös paperisina tai sähköpostilaskuina ja sama pätee joihinkin yrityksiin. Etenkin jos yrityksesi alana on kuluttajaliiketoiminta, kannattaa myös paperilaskutukseen valmistautua, jotta se onnistuu näppärästi osana laskutusprosessia. Paperilasku tarkoittaa perinteistä postitse lähetettävää laskua ja sähköpostilasku taas sähköpostin liitteenä olevaa, esimerkiksi pdf-muotoista laskua.

Toisaalta verkkolaskulaki määrittää, että suomalaisten yritysten tulee pystyä lähettämään yritysasiakkailleen laskut verkkolaskuina. Käytännössä verkkolaskutus on myös helpoin, nopein ja yritykselle edullisin keino laskuttaa asiakkaita ja maksaa laskuja. Verkkolaskut ovat sähköisiä laskuja, jotka lähetetään, käsitellään ja vastaanotetaan digitaalisina. Digitaalisuuden ansiosta verkkolaskutus voidaan automatisoida, ja siten helpottaa yrittäjän laskutusrumbaa. Verkkolaskujen lähettämiseksi tarvitset käyttöösi laskutusohjelmiston. Laskutusohjelmistojen kumppanina toimii verkkolaskuoperaattori, esimerkiksi Apix, joka toimii samaan tapaan kuin puhelinoperaattorit ja välittää laskut perille.

Edullisuuden ja helppouden lisäksi verkkolaskutuksen puolesta puhuu laskutuksen arkistoimisen helppous. Kun laskut lähetetään ja vastaanotetaan samalla ohjelmalla, ne säilyvät tallessa yhdessä paikassa – ja samalla huolehdit kirjanpitolain vaatimusten täyttymisestä.

Jos yritykselläsi ei vielä ole käytössä laskutusohjelmaa, kannattaa sellaisen käyttöönotto riippumatta siitä millaisia laskuja asiakkaillesi yleensä lähetät.

Esimerkiksi Isoltan asiakkaana saat käyttöösi kaikki pienyrittäjän tarvitsemat, helppokäyttöiset laskutuksen työkalut. Isolta lähettää laskusi ja Apix toimittaa ne verkko-operaattorinasi perille. Pienillä laskumäärillä Isoltan käyttö on ilmaista.

Tutustu Isoltaan

Myyntilaskujen lähettäminen

Riippumatta lähetettävien laskujen muodosta, laskujen lähetys onnistuu helpoiten laskutusohjelmalla. Alkajaisiksi laskutusohjelmaan näppäillään laskun perustiedot. Tämän jälkeen ohjelmasta valitaan haluttu laskun lähetystapa.

Jos verkkolaskua lähetetään yritykselle, laskutusohjelmaan syötetään asiakkaan verkkolaskutusosoite ja operaattoritunnus. Varmimmin oikea verkkolaskutusosoite saadaan suoraan asiakkaalta itseltään, mutta osoitteet löytyvät tarvittaessa myös kansallisesta verkkolaskuosoitteistosta.

Jos käytössä oleva laskutusohjelma hyödyntää kattavaa automaattireititystä, palvelu kerää laskutustiedot puolestasi ja lähettää laskun vastaanottajan ensisijaisesti toivomassa muodossa. Kaikkiin laskutyyppeihin voidaan toimivissa ohjelmistoissa lisätä mukaan liitteitä.

Kuluttajille lähetettäviä verkkolaskuja kutsutaan e-laskuiksi. E-lasku toimitetaan verkkopankkiin tai palveluntarjoajasta riippuen muihin asiakkaan käytössä oleviin sähköisiin palveluihin, kuten OmaPostiin, Kivraan tai MobilePay-sovellukseen.

Mikäli lähetystavaksi valitaan sähköposti, ohjelma lähettää laskun asiakkaalle sähköpostin liitteenä tai linkin kautta avautuvana laskuna. Paperilasku taas printataan ja lähetetään asiakkaalle perinteisellä postilla. Näitä varten laskutusohjelmaan tulee syöttää joko asiakkaasi sähköpostiosoite tai postiosoite.

Ongelmat verkkolaskujen lähettämisessä ja vastaanottamisessa ovat hyvin harvinaisia, sillä laskutusohjelma ilmoittaa esimerkiksi virheellisestä osoitteesta. Sähköpostilasku ja paperilasku voivat hukkua matkalla, juuttua roskapostiin tai unohtua luettuna, mutta maksamattomana postien joukkoon. Verkkolaskutuksen puolesta puhuu myös laskun maksamisen helppous, sillä asiakkaasi voi maksaa laskun muutamilla napin painalluksilla.

Verkkolaskujen lähettäminen laskutusohjelmalla on yleensä sitä edullisempaa, mitä enemmän laskuja lähetetään. Verkkolaskutus on paperilaskutusta edullisempaa, sillä tulostus, kirjekuoret ja postitus kasvattavat paperilaskun hintaa – ekologisesta jalanjäljestä puhumattakaan.

Ostolaskujen vastaanottaminen

Pienyrittäjän arjessa on usein loputtomasti liikkuvia osasia ja siksi ostolaskujen vastaanottaminen ja arkistointi kannattaakin hoitaa mahdollisimman automatisoidusti ja tarkkaan.

Verkkolaskuohjelmalla myös yrityksesi vastaanottamat laskut pysyvät järjestyksessä, tallessa ja tulevat maksetuksi ajallaan. Yhdestä paikasta löytyvien laskujen käsittely vie vähemmän aikaa muulta yritystoiminnalta.

Jotta yrityksesi voi vastaanottaa verkkolaskuja, laskun lähettäjälle tulee ilmoittaa yrityksesi verkkolaskuosoite, jonka saat käyttöösi laskutusohjelman kanssa. Lisäksi laskun lähettäjä tarvitsee välittäjän tunnuksen, joka löytyy laskutusohjelman tiedoista.

Laskun vastaanottamisen jälkeen lasku voidaan maksaa omassa pankissa esimerkiksi QR-koodin tai virtuaaliviivakoodin avulla, tai vaikkapa taloushallinto-ohjelman avulla. Taloushallintaohjelman ollessa käytössä lasku tulee ainoastaan tarkistaa ja hyväksyä, jolloin maksu suoritetaan eräpäivänä.

Vaihtoehtoisesti laskuja voidaan vastaanottaa paperisina tai sähköpostilaskuina. Tällöin on entistäkin tärkeämpää huolehtia säntillisesti yhdessä kirjanpitäjän kanssa siitä, että laskut tulevat paitsi maksetuksi ajallaan, myös säilyvät tallessa kirjanpitolain vaatiman ajan. Apixin skannauspalvelun avulla myös paperi- ja sähköpostilaskut voidaan tuoda laskutusohjelmaan, jotta kaikki laskut löytyvät yhdestä paikasta sähköisessä muodossa.

Raportointi kirjanpitäjälle

Kaikki yrityksen toimintaa koskevien liiketapahtumien tositteet tulee säilyttää kirjanpitoa varten. Tallessa ja hyvässä järjestyksessä pidetyt osto- ja myyntilaskut helpottavat kirjanpidon tekemistä. Laskutusohjelma tarjoaa yrittäjälle kuukausittaiset kirjanpitoraportit maksetuista laskuista ja myynneistä selkeässä muodossa. Tämä helpottaa paitsi yrittäjän, myös kirjanpitäjän työtä.

Jos yrityksesi käytössä on laskutusohjelman rinnalla myös taloushallinto-ohjelma, vastaanotetut ja lähetetyt laskut voidaan siirtää maksamisen jälkeen automaattisesti myös kirjanpitoon. Tällöin raportoinnista ei siis tarvitse erikseen huolehtia.

Selkeä raportointi ja kirjanpito sujuvoittaa myös yrityksesi kassavirran arviointia. Suunnittelu helpottuu, kun kuukausittaiset menot ja tulot näkyvät selkeällä raportilla. Pian erääntyviä laskuja tarkastelemalla on helppo arvioida kuinka paljon rahaa kassaan on tulossa milloinkin.

Laskujen lähetys ja vastaanotto pienyrityksessä - Laskutusohjelma tarjoaa yrittäjälle kuukausittaiset kirjanpitoraportit

Maksukyvyn varmistaminen – laskurahoitus, perintä, maksuvalvonta ja maksuhäiriöiden tarkistus

Yritystoiminnan kasvaessa muutamien asiakkuuksien pyörittämistä suuremmaksi ei pelkkä sähköinen laskujen lähettäminen ja vastaanottaminen enää riitä toiminnan tehostamiseen. Laskutusohjelmiston lisäpalveluiden avulla varmistat, että rahat saapuvat yrityksesi tilille ja asiakkaasi pysyvät tyytyväisinä.

Laskurahoituspalvelu helpottaa yrittäjän elämää auttamalla kassavirran ennakoinnissa ja tarjoamalla asiakkaillesi enemmän joustoa laskujen maksamiseen. Laskurahoituksen avulla saat yrittäjänä osan lähetetyn myyntilaskun summasta tilillesi heti laskun lähettämisen jälkeen. Jos rahalle on omassa yritystoiminnassa tarvetta jo ennen asiakkaalle lähetetyn laskun eräpäivää, on laskurahoitus nopea vaihtoehto pk-yrityksen toiminnan ketteröittämiseen. Suurien summien maksamiseen asiakas tarvitsee yleensä riittävästi maksuaikaa ja toisaalta esimerkiksi sesonkivaihtelu voi lisätä rahan tarvetta tiettyinä kausina. Laskurahoitusta tarjoavat Suomessa sekä kotimaiset että pohjoismaiset palveluntarjoajat.

Perintäpalvelu puolestaan säästää yrittäjän kallisarvoista työaikaa ja nopeuttaa rahan kiertoa ulkoistamalla laskuista muistuttamisen ja perinnän ulkoiselle toimijalle. Erääntyneen laskun tiedot voidaan lähettää laskutuspalvelusta perintäpalvelulle helposti, jonka jälkeen ulkopuolinen palvelu hoitaa perinnän puolestasi. Jos taas tarvitset yrityksellesi perintäpalveluakin laajempaa apua maksujen hoitoon, maksuvalvonta-palvelu huolehtii laskuihin kohdistuvien maksujen valvonnasta. Perinnän lisäksi palvelu huolehtii kaikkien lähettämiesi laskujen maksumuistutuksista, jolloin aikaa säästyy omalle liiketoiminnalle.

Laskutuspalvelu tarjoaa tarvittaessa apua myös asiakkaiden maksuhäiriötarkistuksiin. Maksuhäiriömerkinnät voidaan tarkistaa asiakkailta tai tulevilta asiakkailta etukäteen, esimerkiksi jo ennen yhteistyösopimuksen tekemistä. Tämä vähentää oman yrityksesi riskinottoa, kun voit varmistua asiakkaan luottokelpoisuudesta jo ennen laskun lähettämistä.

Verkkolaskutuksen hyödyt pienyritykselle

Kuusi syytä helpottaa elämääsi ja ottaa laskutuspalvelu avuksesi pienyrittäjän arkeen:

  1. Jos yrityksesi laskuttaa toisia yrityksiä, verkkolaskutuslaki määrää*, että verkkolaskutuksen tulee olla mahdollista. Asiakasyrityksesi voi siis halutessaan vaatia laskunsa verkkolaskuina – ja sama pätee omaan yritykseesi laskun vastaanottajana
  2. Verkkolaskujen vastaanottaminen, maksaminen, käsittely ja arkistoiminen säästää aikaasi – valitse kustannustehokas laskutusohjelma paperirumban sijaan
  3. Verkkolaskutusohjelma on helppokäyttöinen
  4. Sekä omien että asiakkaidesi laskujen maksamisen unohtamisen riski pienenee
  5. Kirjanpito helpottuu, kun ostot ja myynnit löytyvät samasta paikasta
  6. Verkkolaskutus on paperilaskutusta edullisempaa ja ekologisempaa

*Verkkolaskulaki ei vaikuta alle 10.000 euron liikevaihdon yrityksiin tai yrityksiin, jotka tekevät pelkästään B2C-kaupankäyntiä.

Aloita verkkolaskutus nyt

Isolta tarjoaa selkeitä ja helppokäyttöisiä työkaluja pienyrityksen laskutuksen hallintaan. Voit lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja muutaman napin painalluksella, huolehtia omasta kassavirrastasi ja pitää asiakkaasi tyytyväisenä lisäpalveluiden avulla.

TUTUSTU ISOLTAAN

Tämä artikkeli on kirjoitettu yhteistyössä ohjelmistokumppanimme Isoltan kanssa.

Apix

Apix on verkkolasku-, verkkopalkka- ja EDI-operaattori eli lyhyesti sanomaoperaattori. Valvomme, että asiakkaamme sanomat kulkevat ja heidän kriittinen liiketoimintansa jatkaa turvallisesti toimintaansa. Toimimme Suomessa, muissa Pohjoismaissa ja Baltiassa.

Viimeisimmät:

Aiheittain: