Verkkolaskutuksen hyödyt yritykselle

Verkkolaskutus on monelle yritykselle jo arkipäivää, ja sen suosio kasvaa kovaa vauhtia. Syykin on helppo ymmärtää: verkkolaskutus säästää aikaa, rahaa ja ympäristöä. Yrittäjien, tilitoimistojen ja taloushallinnon parissa työskentelevien on hyvä ymmärtää, mitä verkkolaskutus oikeastaan tarkoittaa, mitkä sen hyödyt ovat ja miten kaikki yritykset voivat hyötyä verkkolaskutuksesta.

Eikö yritykselläsi ole vielä verkkolaskutukseen soveltuvaa ohjelmistoa käytössä ja haluaisit verkkolaskuttaa? Tutustu Laskumappiin!

Tässä artikkelissa käydään läpi, mistä verkkolaskutuksessa on kysymys ja käsitellään muun muassa seuraavia aiheita:

Mitä on verkkolaskutus?

Verkkolasku on laskun lähetysmuoto, jossa laskut toimitetaan verkkolaskuoperaattorin kautta sähköisessä muodossa. Verkkolaskutus on aikaa säästävä, tietoturvallinen ja kustannustehokas tapa yritysten välisten laskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Lisäksi se on ympäristöystävällinen vaihtoehto, kun paperikirjeitä ei tarvitse lähettää.

Verkkolasku on sähköinen lasku, joka välitetään lähettäjältä vastaanottajalle reaaliaikaisesti. Laskun tiedot liitteineen siirtyvät automaattisesti, ja sen myötä asiakas näkee saman laskun, minkä lähetit. Laskujen liitteenä toimitetaan usein erilaisia selvityksiä, ja verkkolaskutuksen avulla nämä tiedot saadaan toimitettua perille.

Verkkolaskutuksen suurin etu on siinä, että se soveltuu kaikille yrityksille koosta ja toimialasta riippumatta. Yrityksen näkökulmasta säästyneet kustannukset ja virtaviivaiset prosessit ovat selkeimpiä etuja. Verkkolaskun hinta on karkeasti noin viidesosan paperilaskun hinnasta, joten taloudelliset hyödyt tulevat nopeasti esille.

Vaikka verkkolasku on aiemmin mielletty vain isojen yritysten käyttämäksi ratkaisuksi, ovat sen hyödyt selkeät myös pienyrittäjälle. Esimerkiksi vastaanottamalla verkkolaskuja ei maksutietoja tarvitse erikseen näpytellä, vaan laskun voi vain tarkistaa ja hyväksyä.

Toimitusnopeus vaikuttaa samalla positiivisesti maksuaikoihin: jotta lasku maksetaan ajoissa, sen täytyy olla ajoissa perillä. Useimmissa järjestelmissä myös arkistointi hoituu samalla, joten aikaa säästyy monessa vaiheessa.

Miten verkkolaskutus eroaa muista sähköisistä laskuista

Terminä verkkolasku menee helposti sekaisin sähköisten laskujen, sähköpostilaskujen ja e-laskujen kanssa. Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta – tuttavallisemmin verkkolaskulaki – määrittää, että yritysten ja organisaatioiden välisellä sähköisellä laskulla tarkoitetaan rakenteisessa sähköisessä muodossa olevaa laskua, joka noudattaa EU:n sähköisen laskutuksen standardeja. Esimerkiksi verkkolaskua.

Verkkolasku saattaa mennä helposti sekaisin e-laskun kanssa, joka on myös sähköinen lasku. Kuluttajalle lähetettävää sähköistä laskua kutsutaan e-laskuksi, kun taas yritysten välistä sähköistä laskua kutsutaan verkkolaskuksi.  E-lasku on kuluttajalle kätevä tapa tilata laskut suoraan omaan verkkopankkiin. Laskutusta varten asiakas ilmoittaa itse tai pankkinsa välityksellä laskuttajalle e-laskuosoitteensa.

Termien kanssa kannattaa olla muutenkin tarkkana. Aiemmin myös sähköpostilaskuista on puhuttu sähköisenä laskuna, eivätkä ne verkkolaskulain mukaan sitä kuitenkaan ole. Vaikka sähköpostilasku itsessään onkin digitaalisessa muodossa, täytyy se siirtää ja maksaa yrityksen taloushallintojärjestelmässä. Tämä vaatii paljon enemmän manuaalista työtä kuin aito verkkolasku.

Sähköisiä laskuja ovat myös EDI-laskut. EDI-lasku on konekielinen sähköinen lasku, joka lähetetään usein palveluoperaattorin kautta. EDI (Electronic Data Interchange) on sähköisten viestien muoto (esimerkiksi tilaus, tilausvahvistus, lasku), joka liikkuu organisaatioiden järjestelmien välillä tietyssä sovitussa muodossa.

Verkkolaskulaki

EU:n verkkolaskudirektiivin mukainen verkkolaskulaki astui voimaan huhtikuussa 2020, jonka perusteella yrityksillä on oikeus vastaanottaa kaikki laskut verkkolaskuina. Tämä tarkoittaa, että jos et yhteistyökumppanisi pyynnöstä huolimatta kykene toimittamaan verkkolaskua, ei vastaanottajan ole pakko maksaa kyseistä laskua. Tämän takia on todella tärkeää varmistaa ajoissa, että verkkolaskutus on oman yrityksen kohdalla mahdollista.

EU:n verkkolaskudirektiiviin perustuvan lain tavoitteena on yhdenmukaistaa kaupankäyntiä ja vauhdittaa sähköiseen laskutukseen siirtymistä. Samalla se parantaa yrittäjien oikeuksia, automatisoi prosesseja ja vähentää manuaalisista työvaiheista johtuvia virheitä.

Laissa määritellään, että sähköisellä laskulla tarkoitetaan laskua, joka on laadittu, siirretty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa mahdollistaen sen automaattisen käsittelyn. Lisäksi on hyvä huomioida, että laki ei koske pienyrittäjää, jonka toiminnan tilikauden liikevaihto jää alle 10 000 euron.

Lakiin hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta voi tutustua tarkemmin Finlexissä.

Miten verkkolaskutus toimii?

Verkkolaskutus on hyvin helppoa, sillä tarvitset vain verkkolaskutusta tukevan ohjelmiston. Kyseessä voi olla esimerkiksi kokonaisvaltainen taloushallinnon ohjelmisto, toiminnanohjausjärjestelmä tai sitten pelkkä laskutusohjelma. Lisäksi tarvitset verkkolaskuoperaattorin, joka vastaanottaa lähettämäsi laskun ja välittää sen eteenpäin. Yleensä operaattoriyhteys on jo valmiina käyttämässäsi ohjelmistossa, joten sinun ei itse tarvitse tehdä sopimusta verkkolaskuoperaattorin kanssa. Moni ohjelmisto myös tukee useampaa operaattoria, jolloin voit itse valita haluamasi kumppanin.

Verkkolaskujen lähettämistä varten tarvitset asiakkaasi verkkolaskuosoitteen, voit lukea verkkolaskujen lähettämisestä tarkemmin alempaa. Verkkolaskujen vastaanottamiseen voit siirtyä heti, kun yrityksesi verkkolaskuosoite on kytketty päälle. Välitä verkkolaskuosoitteesi laskuttajillesi, jotta he osaavat toimittaa laskusi jatkossa verkkolaskuina. Voit lukea lisää verkkolaskujen vastaanottamisesta alempaa.

Verkkolaskuosoite

Verkkolaskun lähettämiseen tarvitset kaksi tietoa: operaattoritunnuksesta sekä vastaanottavan yrityksen yksilöivän verkkolaskuosoitteen. Operaattoritunnus kertoo laskutusohjelmallesi, mille verkkolaskuoperaattorille lasku suunnataan. Verkkolaskuosoite yksilöi, mille yritykselle lasku välitetään.

Useimmiten vastaanottajan yksilöivä tunnus on OVT-muodossa. OVT-tunnuksen alussa on Suomen Verohallinnon tunnus 0037, jonka jälkeen tulee yrityksesi Y-tunnus ilman väliviivaa sekä enintään viiden merkin mittainen mahdollinen tarkenne.

Pankit käyttävät verkkolaskuosoitteena usein IBAN-tunnusta, ja tällöin vastaanottajan osoite on tilinumero. Kolmas yleinen verkkolaskusoitteen muoto on TE + OVT, jolloin OVT-tunnuksen eteen lisätään kirjaimet TE.

Monet taloushallinto- ja laskutusohjelmat tunnistavat operaattorin ja siten välittäjätunnuksen automaattisesti, jolloin pelkän OVT-tunnuksen syöttäminen riittää.

Yksi verkkolaskutuksen hyvistä puolista on se, että verkkolaskuosoitteet löytyvät kootusti yhdestä paikasta: TIEKEn (Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry) ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta. Verkkolaskuosoitteistossa on organisaatioiden verkkolaskuosoitteet. Verkkolaskuosoitteistossa olevat tiedot perustuvat verkkolaskuvälittäjien antamiin tietoihin ja ne päivittävät tiedot verkkolaskuosoitteistoon.

Verkkolaskuoperaattorit verkkolaskutuksen mahdollistajina

Verkkolaskuoperaattori on sähköisen laskun välittäjä. Operaattori ottaa lähetetyn verkkolaskun vastaan ja välittää sen edelleen oikealle vastaanottajalle. Verkkolaskuoperaattoreita voi verrata perinteiseen postinumeroon – sen avulla verkkolaskutusohjelma tietää, mihin suuntaan laskua ollaan lähettämässä. Yksilöivä tunnus, kuten OVT-tunnus on kuin katuosoite, joka varmistaa, että lasku toimitetaan perille oikeaan osoitteeseen.

Luotettavan verkkolaskuoperaattorin avulla voit varmistaa, että lähettämäsi laskut menevät perille. Jos verkkolaskutus ei ole mahdollista, voi verkkolaskuoperaattori toimittaa laskun perille myös muilla tavoin, esimerkiksi sähköpostitse tai perinteisenä paperilaskuna.

Verkkolaskuja välittävät operaattoreiden lisäksi myös suomalaiset pankit. Verkkolaskuoperaattorit ja niiden välittäjätunnukset löytyvät esimerkiksi verkkolaskuosoitteistoa ylläpitävän TIEKE:n sivuilta.

Verkkolaskutus: Verkkolaskun lähettäminen

Verkkolaskun lähettäminen on hyvin yksinkertaista, sillä se tapahtuu pitkälti samalla tavalla kuin paperilaskunkin lähettäminen. Ohjelmasta riippuen valitset vain laskun lähetystavaksi verkkolaskun. Moni ohjelma osaa muodostaa OVT-tunnuksen jo itsestään, joten tarkistat vain, että laskutustiedot ovat oikein ja painat Lähetä.

On hyvä huomata, että monet yritykset ottavat nykyään vastaan ainoastaan verkkolaskuja. Siksi on tärkeää varmistaa, että valmius verkkolaskutusta varten on olemassa. Jos yrityksellesi on toimitettu laskutusosoitteina sekä perinteinen postiosoite, laskutuksen sähköposti sekä verkkolaskuosoite, kannattaa laskutusosoitteeksi ilman muuta valita verkkolaskuosoite.

Verkkolaskutus: Verkkolaskun vastaanottaminen

Alkuun on hyvä varmistaa laskutus- tai taloushallinnon ohjelmistostasi, että verkkolaskutus on käytössä ja asetukset ovat oikein määritelty. Verkkolaskujen vastaanotto tapahtuu ilmoittamalla laskuttajille oma verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus, ja sen ilmoittamiseen voi hyödyntää esimerkiksi verkkolaskuoperaattorin tai taloushallinnon ohjelmiston omaa työkalua tai sitten muita viestinnän muotoja, kuten sähköpostia.

Verkkolaskujen hienous on siinä, että niihin liittyvän tiedonkulun voi automatisoida – tietoja ei tarvitse naputella manuaalisesti tietokoneelle. Verkkolasku saapuu suoraan käyttämääsi taloushallinnon ohjelmistoon, ja sitä kautta voit osallistua laskun hyväksymiskiertoon normaalisti – kaikki on vain huomattavasti nopeampaa, kuin paperisten laskujen kanssa.

Toivottavasti tästä artikkelista oli sinulle hyötyä ja opit jotain uutta verkkolaskuista. Tämä sivu kannattaa tallentaa omiin kirjanmerkkeihisi, niin voit palata siihen aina tarpeen tullen.

• Laskutus

Apix

Apix on verkkolasku-, verkkopalkka- ja EDI-operaattori eli lyhyesti sanomaoperaattori. Valvomme, että asiakkaamme sanomat kulkevat ja heidän kriittinen liiketoimintansa jatkaa turvallisesti toimintaansa. Toimimme Suomessa, muissa Pohjoismaissa ja Baltiassa.