Peppol: Yhtenäisen sähköisen laskutuksen verkosto – mitä sinun tulisi tietää siitä?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) on kansainvälinen verkosto ja standardi, jonka tarkoituksena on tehostaa sähköistä laskutusta ja muita liiketoimintaprosesseja julkisen sektorin hankinnoissa ja yksityisen sektorin välillä.

• Taloushallintoliiton mukaan (2022) Suomessa harkitaan siirtymistä nykyisestä verkkolaskumallista Peppoliin vuosikymmenen loppupuolella.
• Valtiokonttorin mukaan valtio ottaa Peppolin laajennetun tilausprosessin käyttöön 1.4.2024 alkaen siten, että vuoteen 2026 mennessä se on käytössä soveltuvien hankintojen tilauksissa.
• 1.2.2024 alkaen otettiin käyttöön kansallinen Tieken ylläpitämä Peppol-hakemisto (ACL).

Jos yrityksesi laskuttaa ulkomaisia yrityksiä tai julkishallinnon yksiköitä, saatat kohdata toiveita tai vaatimuksia Peppol-verkkolaskutukseen siirtymisestä jo tänä vuonna (2024) tai lähivuosina.

Peppol toimii samankaltaisesti kuin operaattoreiden välinen verkkolaskutus, jolloin sinun tarvitsee vain huolehtia laskun lähetyksestä ja vastaanotosta – Apix hoitaa loput!

Tässä artikkelissa käsitellään Peppolin perusteita, sen hyötyjä ja kuinka yritykset voivat liittyä Peppol-verkostoon.

Peppol: perusteet ja taustaa

Peppol on kehitetty vuonna 2008 Euroopan komission ja useiden Euroopan maiden yhteistyönä. Se tarjoaa yhtenäisen ja standardoidun viestintäprotokollan, joka mahdollistaa eri maiden ja organisaatioiden välisten sähköisten laskujen ja muiden liiketoimintadokumenttien vaihdon. Peppol hyödyntää erityistä verkkotekniikkaa, jota kutsutaan Peppol Access Pointsiksi, mikä mahdollistaa dokumenttien siirtämisen verkoston osapuolten välillä.

Peppol-verkko on johtava kansainvälinen verkko liiketoiminta-asiakirjojen välittämiseen, ja sitä käytetään aktiivisesti yli 90 maassa, erityisesti Euroopassa ja Aasiassa. Useimmat Suomen tärkeimmistä kauppakumppaneista tukevat Peppolin käyttöä, mikä mahdollistaa resurssien jakamisen ja yhteistyön. Suomessa voimme hyödyntää yhteisesti kehitettyä Peppol-verkkoa ilman, että tarvitsemme kehittää omaa vastaavaa järjestelmää.

OpenPeppol vastaa Peppol-verkoston määrittelyjen, toimintamallin ja palveluiden kehittämisestä, ylläpidosta ja toteutuksesta. Suomen Peppol-viranomainen on Valtiokonttori. OpenPeppol on voittoa tavoittelematon, kansainvälinen yhdistys, johon kuuluu julkisen ja yksityisen sektorin jäseniä ja jonka pääkonttori sijaitsee Belgiassa. OpenPeppol koostuu:

• Keskusorganisaatiosta (OpenPeppol AISBL)
• Kansallisista viranomaisista (Peppol Authority, PA)
• Kansallisista palveluntarjoajista (Service Provider, SP).
  

Alussa painopiste oli julkisen hallinnon hankinnoissa ja pääsääntöisesti EU-alueella. Nyt  sen käyttö on levinnyt yritysmaailmaan ja EU:n ulkopuolelle. Verkkolaskujen ohella Peppolissa voidaan lähettää myös esimerkiksi sähköisiä tilaussanomia.

Miten EDI ja Peppol liittyvät toisiinsa?

EDI (Electronic Data Interchange) ja Peppol tilaussanomat ovat molemmat sähköisiä tapoja välittää liiketoiminta-asiakirjoja eri osapuolten välillä. EDI on ollut käytössä jo pitkään, kun taas Peppol on suhteellisen uusi standardi sähköiselle liiketoiminnalle Euroopan unionissa.

EDI:ssä asiakirjat välitetään standardoidussa muodossa, joka on sovittu etukäteen lähettäjän ja vastaanottajan välillä. Peppol taas käyttää standardisoitua sähköistä formaattia, joka mahdollistaa liiketoiminta-asiakirjojen lähettämisen eri osapuolten välillä yli maiden rajojen. Peppol-verkosto tarjoaa myös yhtenäisen verkkoyhteyden eri maiden ja organisaatioiden välillä, mikä helpottaa kansainvälistä kauppaa.

Vaikka EDI:llä ja Peppol tilaussanomilla on erilaiset juuret, molemmat ovat sähköisiä tapoja välittää liiketoiminta-asiakirjoja tehokkaasti ja automatisoidusti.

Peppol Suomessa

Valtiokonttorin mukaan (2021) Peppol-verkoston ja tietomallien käyttö Suomessa on hyvin vähäistä. Suomen kansallisen verkkolaskuosoitteiston yli 500 000 osoitteeseen verrattuna Peppol-osoitteistossa on vain 5 000 suomalaista osoitetta, mikä herättää kysymyksen Peppol-verkoston merkityksestä Suomelle.

On tärkeää ymmärtää, että edellä mainitussa osoitemäärien vertailussa vertaillaan vain yhtä sanomatyyppiä ja siihen liittyvää käytäntöä. Suomessa verkkolaskutus aloitettiin huomattavasti aikaisemmin kuin muissa maissa 2000-luvun alussa. Tämän seurauksena Suomi loi omat kansalliset verkkolaskujen sanomamuodot, kuten Finvoice ja TEAPPSXML, koska valmiita yleisiä malleja tai standardeja ei ollut saatavilla.

Lisäksi verkkolaskutuksen alullepanijoina toimivat sanomanvälitysoperaattorit ja pankit, jotka loivat kansallisen infrastruktuurin verkkolaskujen välitystä varten. Pankkien välisen Finvoice-verkoston ja operaattoreiden kahdenvälisen verkon yhdistäminen on ajoittain ollut haasteellista. Suomen pieni koko on kuitenkin mahdollistanut toimijoiden hyvän ja luottamuksellisen kommunikaation ongelmien ratkaisemiseksi.

Kaiken kaikkiaan verkkolaskutus Suomessa on ollut menestystarina ja sen hyödyt ovat ilmeiset. Peppol-verkoston käyttöönotto on myös suurelta osin perustunut sähköisten laskujen välittämiseen. Tästä syystä on ymmärrettävää, että Peppol-verkoston lisäarvo ei ole tuntunut kovin merkitykselliseltä käyttäjille verrattuna jo olemassa olevaan ja toimivaan infrastruktuuriin. Peppol on käytännössä eurooppalainen vastine Finvoicelle. Miksi siis vaihtaa jo toimiva käytäntö toiseen samanlaiseen peruspalvelua tarjoavaan käytäntöön?

Peppol verkkolaskuosoitteistoon

Verkkolaskuosoitteiston uudistus toi mukanaan Peppol-osoitteet ja paransi palvelun mobiilikäyttöä 1.2.2024. Uudistuksen myötä käyttäjät hyödyntävät helpommin sähköisiä liiketoimintasanomia löytämällä kaikki tarvittavat organisaatioiden osoitteet ja kyvykkyydet yhdestä paikasta. Tavoitteena on vähentää tarvetta etsiä tietoja useasta osoitteistosta ja tehdä palvelun käyttö selkeäksi ja yksinkertaiseksi niin verkkolaskunvälittäjille kuin yrityksille.

Vuonna 2023 Valtiokonttorista tuli Suomen kansallinen Peppol Authority, ja 1.2.2024 alkaen otettiin käyttöön kansallinen Peppol-hakemisto (ACL). Verkkolaskuosoitteistoon lisätään tiedot ainoastaan Suomen kansallisesta Peppol-ACL-hakemistosta. Valtiokonttori vaatii, että Peppol-operaattorit tuovat suomalaisten julkisen sektorin Peppol-tiedot tähän kansalliseen hakemistoon. Vaikka Euroopassa on käytössä useita Peppol-ACL-hakemistoja, Suomessa toivotaan, että operaattorit sijoittaisivat suomalaisten yritysten Peppol-tiedot kansalliseen ACL-hakemistoon.

Valtio ottaa Peppol-verkon käyttöön

Valtio ottaa käyttöön Peppolin mukaisen sähköisen tilausprosessin 1.4.2024, joka näkyy kilpailutuksissa ja soveltuu ensin puitesopimuksiin, ja kaikkiin uusiin hankintasopimuksiin vuoteen 2026 mennessä. Peppolin käyttö ei sovellu kaikkiin hankintoihin, vaan sitä arvioidaan hankinnan luonteen mukaan. Tämä muutos edellyttää toimittajilta järjestelmäpäivityksiä, mutta lopulta parantaa tilausprosessin tehokkuutta, vähentää inhimillisiä virheitä ja sujuvoittaa laskutuksen käsittelyä.

Peppolin hyödyt

Tiedonvaihdon automatisointi Peppol-hankintasanomien avulla voi tuoda Yrityksen digitalous -hankkeelle tehdyn arvion mukaan Suomelle 2,7 miljardin euron vuotuiset hyödyt vuoteen 2030 mennessä, verrattuna manuaalisiin tiedonvaihtotapoihin kuten sähköpostiin. Arvio keskittyy automatisoitavissa olevan manuaalisen työn arvoon. Tämä mahdollistaa yrityksille ajan uudelleen kohdentamisen tuottavampiin työtehtäviin, mikä parantaa työn tehokkuutta.

Peppol-verkoston yksi ilmeisistä eduista on se, että se ei ole sidoksissa yhteen sanomatyyppiin, vaan eri liiketoimintaprosesseissa tarvittavia sanomia voidaan lisätä tarpeen mukaan. Tämä mahdollistaa laajemman valikoiman sanomia, joita voi käyttää oman liiketoiminnan prosessien sähköistämisen ja automatisoinnin laajentamisessa ilman, että ohjelmien yhteensopivuus kärsii.

Peppol-sanomat ovat myös standardoituja ja lähettäjän tulee suorittaa jokaiselle sanomalle sisällön validointi ennen sen lähettämistä verkossa. Tällainen validointi vähentäisi manuaalista korjaustyötä, koska se poistaisi nykyiset yhteensopivuusongelmat eri formaattien, kuten Finvoice:n ja TEAPPSXML:n välillä.

Kolmas ilmeinen hyöty Peppol-verkostossa on se, että sen keskeiset ohjelmistokomponentit ovat saatavilla avoimena lähdekoodina. Tämä hyödyttää erityisesti ohjelmistopalvelujen tarjoajia. Peppol-verkosto on näiden palvelujen tarjoajille huomattavasti helpompi käyttää, koska se sisältää sanomien ja rajapintojen standardoinnin sekä vapaasti saatavilla olevan ohjelmiston. Esimerkiksi Norjassa, joka on ollut edelläkävijä Peppol-verkoston hyödyntämisessä, palveluntarjoajia on tällä hetkellä noin 60, lukuun ottamatta pankkeja. Suomessa, jossa verkkolaskutus perustuu operaattoreiden kahdenvälisiin yhteyksiin, on verkkolaskuoperaattoreita hieman yli 20.

 Peppolin käyttöönotolla on useita etuja yrityksille ja julkisille organisaatioille:

• Yhtenäinen standardi: helpottaa sähköisen laskutuksen ja muiden liiketoimintadokumenttien vaihtoa eri maiden ja organisaatioiden välillä.
• Tehokkuus:  yritykset voivat lähettää ja vastaanottaa sähköisiä laskuja ja muita liiketoimintadokumentteja nopeasti ja tehokkaasti, mikä säästää aikaa ja kustannuksia.
• Vähemmän virheitä:  vähentää manuaalisen käsittelyn aiheuttamia virheitä ja parantaa prosessin luotettavuutta.
• Laaja yhteensopivuus: yhteensopiva useiden eri taloushallinnon järjestelmien ja alustojen kanssa, mikä tekee siitä helpon integroida olemassa oleviin prosesseihin.
• Kansainvälinen ulottuvuus:  mahdollistaa sähköisen laskutuksen ja muiden liiketoimintadokumenttien vaihdon kansainvälisesti, mikä auttaa yrityksiä laajentamaan liiketoimintaansa ja tehostamaan kansainvälistä kauppaa.

Liittyminen Peppol-verkostoon

Peppol-verkostossa käytetään UBL-verkkolaskustandardia. Se on XML-pohjainen verkkolaskukuvaus kuten suomalaiset verrokkinsa Finvoice ja TEAPPSXML. Käytännössä se sisältää aika lailla samat tiedot eli suomalainen verkkolasku on kohtuullisen suoraviivaisesti muunnettavissa Peppol-verkostoon sopivaksi UBL-laskuksi.

Peppolissa verkkolaskujen muodon ja pakollisten tietojen oikeellisuustarkastus on tiukkaa, joten laskutusohjelmiston on ennen muuntoa kyettävä tuottamaan oikeellisia ja laadukkaita suomalaisia verkkolaskuja.

Peppol-verkostoon saa lähetettyä verkkolaskuja Peppol-yhteyspisteen kautta. Suurin osa suomalaisista verkkolaskuoperaattoreista tarjoaa yhteyspistepalvelua. Suomalainen laskuttajayritys voi siis useimmiten sopia oman operaattorinsa kanssa siitä, että operaattori muuntaa suomalaiset verkkolaskut UBL-muotoon ja lähettää ne ostajan Peppol-yhteyspisteeseen Peppol-verkoston kautta. Yhteyspiste on siis pitkälti sama asia kuin verkkolaskuoperaattori.

Seuraava logo on tarkoitettu käytettäväksi operaattoreille, jotka ovat läpäisseet vaaditun rekisteröitymisen ja yhteensopivuustestauksen PEPPOL Access Point Provideriksi:

Yrityksesi voi liittyä Peppol-verkostoon seuraavien vaiheiden kautta:

1. Valitse Peppol Access Point -palveluntarjoaja: Etsi luotettava ja sertifioitu Peppol Access Point -palveluntarjoaja, joka pystyy hoitamaan yrityksesi Peppol-verkoston liikennettä. Vertaile eri palveluntarjoajien hintoja, palveluita ja teknistä tukea valitaksesi sopivan kumppanin. Apix toimii yhtenä Peppol Access Pointina Suomessa.
2. Integroi Peppol yrityksesi järjestelmiin: Työskentele Peppol Access Point -palveluntarjoajan kanssa integroidaksesi Peppol-verkoston yrityksesi nykyisiin taloushallinnon järjestelmiin, kuten laskutus- ja ostotilausjärjestelmiin.
3. Testaa ja vahvista integraatio: Suorita testit yhdessä Peppol Access Point -palveluntarjoajan kanssa varmistaaksesi, että integraatio on onnistunut ja että yrityksesi voi lähettää ja vastaanottaa Peppol-standardin mukaisia laskuja ja muita liiketoimintadokumentteja.
4. Markkinoi Peppol-valmiutta: Informoi asiakkaita, toimittajia ja muita sidosryhmiä yrityksesi liittymisestä Peppol-verkostoon ja sen tarjoamista eduista. Tämä voi auttaa parantamaan asiakassuhteita ja houkuttelemaan uusia asiakkaita.

Peppol on tehokas ja yhtenäinen sähköisen laskutuksen verkosto, joka helpottaa liiketoimintaprosesseja eri maiden ja organisaatioiden välillä. Sen käyttöönotto voi tarjota yrityksille ja julkisille organisaatioille merkittäviä etuja, kuten tehokkuuden lisäämistä, kustannussäästöjä ja kansainvälisen kaupan tehostamista. Liittymällä Peppol-verkostoon yritykset voivat hyötyä sen monista eduista ja parantaa kilpailukykyään sekä kotimaassa että kansainvälisillä markkinoilla.

Apix ja käyttöönotto

Apixilla lähetät laskut Peppol-osoitteeseen samalla tavalla kuin muutkin verkkolaskut. Käytännössä: Luo myyntilasku ja syötä laskutusosoitteen tietoihin Peppol-osoite. Peppolissa on oma rekisteri ja käyttöliittymä, josta vastaanotto osoitetietoja voi hakea, mutta yleensä kannattaa varmistaa laskun vastaanottajalta, mikä heidän vastaanotto-osoite on. Myös Apix kerää jatkuvasti tietoa eri vastaanottajien ensisijaisista toiveista sähköisten laskujen vastaanottamiseen liittyen. Saat kattavaan rekisteriimme tallennetut verkkolaskuosoitteet automaattisesti käyttöösi.

Jos haluat Apixin asiakkaana vastaanottaa laskuja ja muita sähköisiä dokumentteja Peppolin välityksellä, niin pyydämme ottamaan yhteyttä tukeen.

• Ajankohtaista
• Laskutus

Apix

Apix on verkkolasku-, verkkopalkka- ja EDI-operaattori eli lyhyesti sanomaoperaattori. Valvomme, että asiakkaamme sanomat kulkevat ja heidän kriittinen liiketoimintansa jatkaa turvallisesti toimintaansa. Toimimme Suomessa, muissa Pohjoismaissa ja Baltiassa.