Myyntilaskujen lähettäminen sähköpostilla

Haluatko lähettää laskuja sähköpostilla Apixin kautta? Katso mitä sinun tulee huomioida laskuja lähettäessä.

Laskuja sähköpostilla lähetettäessä tulee huomioida seuraavat asiat

  • Laskulla ei saa olla vastaanottajana muita osoitteita (To:). Kopio- (cc:) ja piilokopio (Bcc:) saa käyttää varsinaisen vastaanottajan lisäksi.
  • Laskun otsikkoon olisi hyvä kirjoittaa sana lasku ja liitteenä olevan laskun numero, jotta palvelusta tuleva vahvistusviesti olisi helpompi kohdistaa.
  • Lähetettävä lasku tulee olla sähköpostin liitteenä PDF-tiedostona. Laskun tekstiosassa olevia tietoja ei välitetä eteenpäin.
  • Yhdessä sähköpostissa saa olla vain yksi PDF-tiedosto, jossa on vain yksi lasku. Jos sähköpostissa on muita tiedostoja ne lisätään laskulle liitteiksi, mikäli vastaanottaja on valinnut tämän toiminnon. Muiden tiedostojen lähettämisestä on sovittava erikseen vastaanottajan kanssa.
  • PDF-tiedoston tulee olla suojaamaton. Salasanasuojattuja tai muilla rajoituksilla olevia tiedostoja ei voida käsitellä.
  • PDF-tiedoston maksimikoko on 2 Mt
  • Jos PDF-tiedostossa on useita laskuja, vain ensimmäinen laskuista tulkitaan.
  • Skannauspalvelu suosittelee skannaamaan laskut 300dpi:n tarkkuudella
  • Jos liitteiden lisäys laskulle on valittu:
    • PDF-muotoisia liitteitä sähköpostille lisättäessä, pitää liitetiedoston nimessä olla liite sana (tai attachment).
    • Laskutiedoston nimessä pitää olla sana lasku (tai invoice).
  • Sähköpostiosoitteen, josta lasku lähetetään tulee olla myös toimiva sähköpostin vastaanotto-osoite. Lähetyksen jälkeen palvelusta tulee joko hyväksyntä- tai hylkäysilmoitus sähköpostilla lähetysosoitteeseen 15 minuutin kuluessa lähetystä.
  • Jos laskun käsittely on onnistunut sähköpostin otsikko on:
    • “TOIMITETTU/DELIVERED:” ja tämän perässä on alkuperäisen sähköpostin otsikko
  • Jos laskun käsittely ei ole onnistunut niin sähköpostin otsikko on:
    • “EI TOIMITETTU/NOT DELIVERED:” ja tämän perässä on alkuperäisen sähköpostin otsikko
    • Laskua ei ole tällöin hyväksytty ja se tulisi lähettää uudestaan korjattuna.
  • Mikäli ilmoitusta ei tule 15 min kuluessa olkaa yhteydessä Apix Messaging Oy:n asiakastukeen: servicedesk@apixmessaging.com