Ostolaskujen skannauspalvelu

• Laskujen vastaanotto
• Sähköpostilaskut
• Laskujen optinen tulkinta
• Skannauksen käsittelyajat
• Mitä tapahtuu aineistolle, jota ei pystytä skannaamaan?
• Miten skannauksen paperimateriaalit jälkikäsitellään?

Laskujen vastaanotto

Laskujen vastaanottaminen paperiskannauksen tai sähköpostiskannauksen kautta onnistuu, kun asiakkaalle avataan näitä varten palveluja järjestelmään. Palvelun avauksen yhteydessä muodostetaan skannaus- ja/tai sähköpostiskannausosoitteet.

Alla olevat ovat vain esimerkkejä näistä.

Sähköpostiskannausosoite muodostuu seuraavasti: YRITYKSENNIMI@skannaus.apix.fi

Paperiskannausosoite muodostuu seuraavasti:

YRITYKSENNIMI Oy
@YRITYKSENTUNNUS.etag.fi@apix 
PL 1000
00781 Helsinki

Kirjeitse lähetettävät laskut tulee lähettää keskitetysti yllä olevaan osoitteeseen, laskun vastaanottavan yrityksen nimellä.

Sähköpostilaskut

Apix vastaanottaa sähköpostitse lähetetyt laskut PDF-tiedostona. Yhdessä sähköpostissa saa olla vain yksi lasku, mutta sähköposti voi sisältää myös muita liitteitä. Lähetyksen jälkeen palvelusta tulee joko hyväksyntä- tai hylkäysilmoitus sähköpostilla lähetysosoitteeseen 15 minuutin kuluessa lähetyksestä.

Katso tästä yksityiskohtaisemmat ohjeet laskun lähettäjälle

Laskujen optinen tulkinta

Ostolaskuilta luetaan seuraavat tiedot:

• Yrityksen nimi tai sähköpostiosoite (yksilöi vastaanottavan yrityksen, tiedon avulla lasku kohdistetaan oikealle yritykselle)
• Laskun numero
• Laskun päivä
• Eräpäivä
• Valuutta
• Loppusumma
• Viitenumero
• Tilinumero (IBAN)
• BIC (vain IBANin yhteydessä)
• Lähettäjän nimi
• Lähettäjän Y-tunnus (suomalainen)
• Lähettäjän ALV-tunnus
• Laskun tyyppi (veloitus/hyvitys)

Rivitason tiedot

• Tuotteen nimi
• ALV-prosentti
• Rivin verollinen summa
• Rivin veroton summa

Laskun kuvalla tulee lukea, että kyseessä on Lasku (tai Invoice tai Faktura). Esimerkiksi Tilausvahvistus-otsikolla olevaa laskua ei tulkita laskuksi.

Käsittelymaksuja, alv-yhteenvetoja ym. ei tulkita, ellei tietoja ole sisällytetty laskun rivitietoihin. Eli otsikkotasolta ei voi poimia alv-%:a vaan sen pitää näkyä jokaisella rivillä erikseen.

Pakollisena tietona laskulta tulee löytyä vastaanottajan laskutusosoitetiedot: asiakkaan nimi, postilokero ja toimipaikka.

Skannauksen käsittelyajat

Mikäli lasku lähetetään Apixin sähköpostiskannaukseen ennen klo 10.00, niin lasku välitetään seuraavaksi päiväksi käsiteltynä. Mikäli lasku lähetetään sähköpostiskannaukseen klo 10.00 jälkeen, laskun käsittely voi siirtyä siitä seuraavalle päivälle. Laskuja ei skannata viikonloppuisin eikä pyhäpäivisin.

Mitä tapahtuu aineistolle, jota ei pysytyä skannaamaan?

Aineisto, jota ei voida käsitellä skannauspalvelussa (esim. tavarat, yrityslahjat yms.) säilytetään Apixin toimipisteessä 30 pv ajan. Aineistoa ei uudelleen postiteta automaattisesti eteenpäin.

Miten skannauksen paperimateriaalit jälkikäsitellään?

Skannauksen jälkeen laskuja säilytetään kaksi kuukautta, minkä jälkeen ne tuhotaan ja kierrätetään tai lähetetään asiakkaan osoittamaan osoitteeseen.

Palaa takaisin ohjeisiin