Ostolaskujen vastaanottaminen sähköpostilla

Haluatko vastaanottaa laskuja sähköpostilla Finago Apixin kautta? Täältä löydät listan, mitä laskujen lähettäjän tulee huomioida laskuja lähettäessä. See instructions in English.

Laskuja sähköpostilla lähetettäessä tulee huomioida seuraavat asiat

• Laskulla ei saa olla vastaanottajana muita osoitteita (To:). Kopio- (cc:) ja piilokopio (Bcc:) saa käyttää varsinaisen vastaanottajan lisäksi.
• Laskun otsikkoon olisi hyvä kirjoittaa sana lasku ja liitteenä olevan laskun numero, jotta palvelusta tuleva vahvistusviesti olisi helpompi kohdistaa.
• Lähetettävä lasku tulee olla sähköpostin liitteenä PDF-tiedostona. Laskun tekstiosassa olevia tietoja ei välitetä eteenpäin.
• Yhdessä sähköpostissa saa olla vain yksi PDF-tiedosto, jossa on vain yksi lasku. Jos sähköpostissa on muita tiedostoja ne lisätään laskulle liitteiksi.
• PDF-tiedoston tulee olla suojaamaton. Salasanasuojattuja tai muilla rajoituksilla olevia tiedostoja ei voida käsitellä.
• PDF-tiedoston maksimikoko on 2 Mt. Yksi sähköposti voi maksimissaan olla 7 Mt. Mikäli koko ylittyy, laskua ei käsitellä ja lähettäjä saa asiasta virheilmoituksen sähköpostilla.
• PDF-laskun pienin sallittu sivukoko on 38 x 51 mm ja suurin sallittu koko on A3 (29,7 x 42 cm).
• PDF-tiedostossa saa olla enintään 600 sivua.
• Jos PDF-tiedostossa on useita laskuja, vain ensimmäinen laskuista tulkitaan.
• Skannauspalvelu suosittelee skannaamaan laskut 300dpi:n tarkkuudella.
• Jos liitteiden lisäys laskulle on valittu:
  • PDF-muotoisia liitteitä sähköpostille lisättäessä, pitää liitetiedoston nimessä olla liite sana (tai attachment).
  • Laskutiedoston nimessä pitää olla sana lasku (tai invoice).
• Sähköpostiosoitteen, josta lasku lähetetään tulee olla myös toimiva sähköpostin vastaanotto-osoite.

Lähetyksen jälkeen palvelusta tulee joko hyväksyntä- tai hylkäysilmoitus sähköpostilla lähetysosoitteeseen 15 minuutin kuluessa lähetystä.

• Jos laskun käsittely on onnistunut sähköpostin otsikko on:
• Jos laskun käsittely ei ole onnistunut niin sähköpostin otsikko on:
  • “EI TOIMITETTU/NOT DELIVERED:” ja tämän perässä on alkuperäisen sähköpostin otsikko
  • Laskua ei ole tällöin hyväksytty ja se tulisi lähettää uudestaan korjattuna.
• Mikäli ilmoitusta ei tule 15 min kuluessa, olkaa yhteydessä Finago Apixin asiakastukeen.