E-laskusopimuksen avausohje

E-laskutuksen avaus

Apixin kautta on mahdollista lähettää kuluttajien e-laskuja ja suoramaksuja. E-laskutussopimuksella mahdollistetaan kuluttaja-asiakkaiden sähköinen laskutus verkkopankin kautta. E-laskut kuluttaja saa suoraan omaan verkkopankkiinsa ja suoramaksut palvelevat asiakkaita, jotka eivät käytä verkkopankkia.

Apix Messaging Oy toimii e-laskujen aineistonhoitajana ja välittää yritysasiakkaiden e-laskut pankkiverkkoon. Täyttämällä e-laskutussopimuksen yritys valtuuttaa Apix Messaging Oy:n toimimaan aineistonhoitajana. Tämän jälkeen Apix Messaging voi avata yritykselle e-laskusopimuksen välittäjäpankki Nordean kautta. Huomioithan, että e-laskutus Apixin kautta vaatii myös asiakkuuden avauksen Apixille.

Mikä on laskuttajailmoitus?

Laskuttajailmoitus on sähköinen sanoma, jolla laskuttaja ilmoittaa omat laskutustietonsa julkaistavaksi kuluttajien verkkopankkiin. Näin kuluttajat näkevät, että laskuttaja voi lähettää e-laskuja ja he voivat tilata kyseisen laskuttajan laskut omaan verkkopankkiinsa.

Apixin kuluttajalaskujen välittäjäpankkina toimii Nordea, jolloin laskuttajailmoituksella tulee olla myös välittäjätietona Nordea (välittäjätunnus: NDEAFIHH).

Mikäli aiempaa e-laskutusta ei ole ollut käytössä, lähetetään Apixilta uusi laskuttajailmoitus (ADD-sanoma).

Laskuttajailmoituksen tietoja muutetaan muutossanomalla (CHANGE-sanoma). Muutossanoma on aiheellinen, kun seuraavat tiedot muuttuvat:

• välittäjäpankki
• tilinumero
• nimi
• osoite
• laskutusaiheen nimi (esim. vuokra, vastike)

Muutossanomalla ei voi muuttaa laskutusaiheen koodia.

Kaikki muutossanomailmoitukset tulee tehdä olemassa olevan välittäjäpankin kautta. Esimerkiksi, jos taloyhtiö vaihtaa isännöitsijää, tulee muutossanomat tehdä vanhan isännöitsijän toimesta.

Finanssialan vaatimusten mukaisesti pankeilla on hyvin tarkka tietoturva koskien laskuttajailmoituksia. Vaatimukset määrittävät, että muutossanoman voi lähettää ainoastaan yrityksen olemassa olevassa laskuttajailmoituksessa määritellyn välittäjäpankin kautta.

Tarkemmat e-laskusopimuksen avausohjeet

1. Avausdokumenttien täyttäminen ja toimittaminen

E-laskutuksen avausta varten tarvittavat dokumentit ja tiedot on kerrottu alla. Sopimukset täytetään laskuttavan yhtiön nimissä. Sopimuksen allekirjoittajalla tulee olla yhtiön nimenkirjoitusoikeus.

• SOP1_Sopimus e-laskupalvelusta
• SOP2_Asiakassuhteen_perustaminen
• Kopio allekirjoittajan (yhtiön edustajan) henkilötodistuksesta (passi, henkilötodistus tai ajokortti)
• Kaupparekisteriote
• Palvelupyyntöön lisättävä tieto siitä, onko yhtiöllä aiemmin ollut e-laskutusta käytössä vai ei (tämä määrittelee sen, mitä kautta mahdolliset muutossanomat tulee tehdä)
• Palvelupyyntöön lisättävä yhtiön IBAN-muotoinen tilinumero

Sopimukset tulee toimittaa PDF-muodossa liitteineen Apixille tukipyyntölomakkeella.

Jotta e-laskun avaus sujuu mahdollisimman nopeasti, huomioithan seuraavat asiat:

1. Varmista, että kaikki tarvittavat dokumentit ovat valmiina PDF-muodossa. Näitä ovat e-laskusopimus, perustietolomake, kaupparekisteriote ja passikopio.
2. Täytä e-laskusopimuksen kaikki tarvittavat kentät huolellisesti. Erityisesti tulee varmistaa, että Apixin tiedot on täytetty ja asiakkaan OVT-tunnus on merkitty sopimukseen.

Huom! Sähköisistä allekirjoituspalveluista Nordea hyväksyy Procountor Allekirjoituksella, Docusignilla, Vismalla, SignHerolla ja Verifiedilla allekirjoitetut sopimukset. Sähköisesti allekirjoitettujen sopimusten liitteenä ei tarvitse toimittaa kopioita henkilötodistuksista.

Tarvitsetko sähköistä allekirjoituspalvelua? Tutustu kuukausimaksuttomaan allekirjoituspalveluun, jossa tietoturva on kaiken keskiössä.

1.1. Useamman e-laskusopimuksen avaus samalla kertaa

Mikäli olette avaamassa e-laskutussopimuksia kerralla usealle yhtiölle, tarvitsemme kohdan 1. dokumentit jokaisen yhtiön osalta sekä lisäksi taulukkomuotoisen (Excel) listauksen yhtiöistä. Taulukosta tulisi löytyä seuraavat tiedot:

• taloyhtiön nimi
• y-tunnus
• tieto siitä, onko yhtiössä ollut e-laskutusta aiemmin käytössä vai ei
• IBAN-muotoinen tilinumero

Täytä tiedot mahdollisimman tarkasti. Tietojen puutteellinen täyttäminen hidastaa avausprosessia.

2. Avausdokumenttien vastaanottaminen, käsittely ja pankille välittäminen

Apix Messaging Oy käsittelee yhtiön toimittamat dokumentit ja välittää ne pankille, jotta avausprosessi voidaan käynnistää.

3. Pankki käsittelee avausdokumentit ja avaa e-laskutuksen

Pankki käsittelee dokumentit oman prosessinsa mukaan. Tavanomainen sopimusten avausaika vaihtelee 1–3 viikon välillä riippuen siitä, miten monta sopimusta avataan kerralla. Vuodenvaihteet vaikuttavat palveluaikoihin huomattavasti, joten avauspyyntöjen osalta on hyvä ennakoida ja aloittaa avausprosessi hyvissä ajoin.

4. E-laskusopimusten avauksen vahvistaminen

Nordea ilmoittaa Apixille, kun sopimukset on avattu. Tämän jälkeen Apix ilmoittaa sopimusten avaamisesta yhtiölle.

5. Vanhan toimijan ohjeistaminen muutossanoman tekoon

Jos yhtiöllä on ennestään ollut e-laskutus käytössä, tulisi muutossanoma tehdä aina vanhan toimijan ja hänen välittäjäpankkinsa kautta.

5.1. Jos e-laskutus on ollut käytössä

Yhtiö pyytää vanhaa toimijaa lähettämään laskuttajailmoituksen muutossanoman (CHANGE) oman pankkinsa kautta sen jälkeen, kun Apix on kuitannut yhtiön e-laskusopimuksen avatuksi. Kaikki muutossanomailmoitukset tulee tehdä olemassa olevan välittäjäpankin kautta. Tästä syystä muutossanoma on tehtävä vanhan toimijan kautta. Näin kuluttajien omassa verkkopankissaan tekemät e-laskutilaukset pysyvät voimassa, eli kuluttajan ei tarvitse tehdä uutta e-laskutilausta verkkopankissa toimijan muuttuessa.

Muutossanomassa (CHANGE) tulisi olla seuraavat tiedot:

• uusi lähetystunnus = OVT-tunnus (0037 + y-tunnus ilman väliviivaa)
• uusi välittäjätunnus on NDEAFIHH (Nordea)

Edellinen toimija seuraa, että muutossanomat menevät virheettä läpi kaikissa pankeissa, tässä kestää yleensä noin kaksi pankkipäivää.

Apixille tulee ilmoittaa, kun muutossanomat on tehty.

• Laskutusaiheen koodi tulee myös ilmoittaa Apixille, jotta voimme lisätä sen järjestelmäämme

Kun muutossanomat on saatu onnistuneesti läpi, pitäisi yhteydet e-laskutusta varten olla kunnossa.

5.2. E-laskutusta ei ole aiemmin ollut käytössä

Mikäli yhtiöllä ei ole aiemmin ollut käytössään e-laskutusta, voi Apix tehdä uuden laskuttajailmoituksen.

Apixilla laskuttajailmoituksen uusi lähetysosoite on aina taloyhtiön OVT-tunnus (0037 + y-tunnus ilman väliviivaa) ja uusi välittäjätunnus on aina Nordean tunnus NDEAFIHH. Sanomien päivittyminen pankkeihin kestää pari pankkipäivää, jonka jälkeen e-laskutukseen tarvittavat yhteydet pitäisi olla kunnossa.

E-laskusopimuksen avaus taloyhtiölle pähkinänkuoressa

Tässä ohjeessa käytämme esimerkkinä tilannetta, jossa isännöitsijätoimisto vaihtuu ja e-laskuosoitteet ja suoramaksutoimeksiannot jatkuvat muuttumattomina. Mikäli vanhalla taloyhtiöllä on jokin muu pankki ja/tai verkkolaskuoperaattori kuin Nordea, tulee muutossanomat lähettää vanhan pankin kautta. Samoin jos lähetysosoite on ollut IBAN-muotoinen, tulee muutossanoma lähettää edellisen toimijan kautta. Tämän hoitaa vanha isännöitsijä. Apixilla lähetysosoite on aina OVT-muotoinen (OVT-tunnus (0037 + y-tunnus ilman väliviivaa).

1. Täytetyt sopimukset toimitetaan Apixille tukipyyntölomakkeella:

• Pyyntöön on lisättävä tieto siitä, onko taloyhtiössä ollut aiemmin e-laskutusta. Tämä määrittelee sen, mitä kautta muutossanomat tulee tehdä.
• Lisäksi taloyhtiön tilinumero tarvitaan

2. Apix toimittaa sopimukset pankkiin avattavaksi ja ilmoittaa isännöitsijälle, kun palvelu on avattu.

Huom. muutosilmoituksen voi tehdä aikaisintaan sopimusten avaamisesta seuraavana pankkipäivänä, jotta avaustieto on varmasti ennättänyt kaikkiin pankkeihin. Edellisen isännöitsijän tulisi pitää omat pankkiyhteydet auki siihen saakka, että saa kuittauksen siitä, että yhteydet Apixin päässä on avattu ja muutosilmoituksen voi lähettää.

3. Kun sopimukset on avattu Nordeassa, tekee edellinen isännöitsijä muutossanomat. Apix ilmoittaa sopimuksen avautumisesta uudelle isännöitsijälle, jonka vastuulla on pyytää muutossanomia vanhalta isännöitsijältä. Tiedot muutosilmoituksen tekoa varten toimitetaan samalla, kun ilmoitetaan sopimusten avauksesta.

Muutossanomilla päivitetään:

• Uusi lähetystunnus = OVT-tunnus (0037 + y-tunnus ilman väliviivaa) asetetaan kohtaan ”uusi lähetysosoite”
• Uusi välittäjätunnus NDEAFIHH (Nordea) asetetaan kohtaan ”uusi välittäjän tunnus”
• Edellinen isännöitsijä seuraa, että muutossanomat menevät virheettä läpi kaikissa pankeissa. Tässä kestää yleensä pari pankkipäivää.
• Apixille tulee ilmoittaa, kun muutossanomat on tehty
• Laskutusaiheen koodi tulee myös ilmoittaa Apixille, jotta se voidaan lisätä järjestelmäämme
• Mikäli on tarvetta tehdä muutoksia laskuttajailmoituksella oleviin tunnistetietoihin (esim. nimi, osoite), niin Apixilta voidaan tässä vaiheessa lähettää vielä oma muutosilmoitus, kun laskuttajailmoituksen välittäjä on muutettu meille onnistuneesti

TAI Mikäli aiempaa e-laskutusta ei ole ollut, tekee Apix uudet laskuttajailmoitukset

• uusi lähetystunnus = OVT-tunnus (0037 + y-tunnus ilman väliviivaa)
• uusi välittäjätunnus on NDEAFIHH (Nordea)
• Apixin luomissa laskuttajailmoituksissa laskutusaiheen koodi on 1, ellei muuta mainita
• Laskuttajailmoitusten läpimeno kaikkiin pankkeihin kestää yleensä pari pankkipäivää, Apixilla seuraamme, että nämä sanomat menevät virheettä läpi kaikkiin pankkeihin

4. Kun uudet laskuttajailmoitukset/muutossanomat ovat menneet läpi pankeissa, on e-laskutukseen tarvittavat yhteydet kunnossa ja e-laskujen lähettämisen sekä uusien e-laskutilausten teon voi aloittaa.

Taloyhtiön e-laskutuksen avauksen osapuolet ja vastuualueet

Isännöitsijätoimiston vaihdoksessa ja uuden e-laskusopimuksen käyttöönotossa on neljä eri osapuolta: vanha isännöitsijä, uusi isännöitsijä, Apix Messaging Oy ja Nordea. Jotta prosessi saadaan nopeasti loppuun ja e-laskutus toimimaan uuden isännöitsijän järjestelmässä on erittäin tärkeää, että jokainen osapuoli toimii prosessin mukaisesti.

Aloitus: Vanha ja uusi isännöitsijä sopivat isännöitsijätoimiston vaihdoksen toimenpiteistä ja yksityiskohdista. Vanha isännöitsijä toimittaa uudelle isännöitsijälle seuraavat tiedot:

• Verkkolaskuosoite
• Verkkolaskuoperaattori
• Laskutusaiheen koodi
• Käytetty vastiketili (tilit)

Vanha isännöitsijä on velvollinen tekemään muutosilmoituksen, mikäli aiempaa e-laskutusta on ollut.

Mitä tehdä, jos vanha isännöitsijä ei tee muutossanomaa?

Mikäli edellinen isännöitsijä ei syystä tai toisesta tee muutossanomaa, eikä poista vanhaa laskuttajailmoitusta oman pankkinsa kautta, tulee taloyhtiön nykyisen isännöitsijän selvittää, onko heidän mahdollista itse lähettää muutossanomia sen pankin kautta, joka laskuttajailmoituksille on merkitty välittäjäpankiksi.

Toinen vaihtoehto on, että uusi isännöitsijä kontaktoi jokaisen pankin erikseen ja pyytää vanhojen laskuttajailmoitusten poistoa.

Apix voi myös tarvittaessa lähettää pankkeihin uudet laskuttajailmoitukset vanhojen rinnalle, jos muutosta tai poistoa ei saada tehtyä. Tässä huomioitavaa on se, että tämän jälkeen taloyhtiöllä on pankeissa kaksi laskuttajailmoitusta. Kaikkien e-laskutilauksen tehneiden osakkaiden tulee myös tehdä täysin uudet e-laskutilaukset uuteen rinnakkaisilmoitukseen.

E-laskutuspalvelun lopettaminen

Kun yritys haluaa lopettaa e-laskupalvelun tai taloyhtiö poistuu isännöitsijän hallinnasta, ilmoitetaan tästä Apixille tukipyyntölomakkeella.

Mikäli e-laskutus siirtyy seuraavan isännöitsijän/toimijan hoidettavaksi, voimme tarvittaessa lähettää laskuttajailmoituksille muutossanomat, jotta e-laskutilaukset eivät katkea siirrossa. Tätä varten tarvitsemme laskuttajailmoituksille päivitettävän uuden lähetysosoitteen sekä uuden välittäjätunnuksen.

Mikäli uusi toimija ei ota käyttöönsä e-laskutusta, teemme laskuttajailmoituksille lopetuksen DELETE-sanomilla. DELETE poistaa laskuttajailmoituksen, ja laskutusaiheeseen liittyvät vastaanottoilmoitukset loppuvat.

Lisähuomioita e-laskutussopimuksista

Suoramaksusopimukset

Apixille tehty e-laskusopimus kattaa myös suoramaksujen lähetyksen niille kuluttajille, jotka eivät käytä verkkopankkipalveluita. Tällöin laskuttaja lähettää osakkaalle postitse ilmoituksen suoramaksuista, jotka veloitetaan tililtä maksun eräpäivänä. Suoramaksun käyttöönotosta tulisi kuluttajan sopia oman pankkinsa asiakaspalvelun kanssa. Pankit tarkastavat suoramaksut tarkemmin, kuin e-laskut, joten laskujen tietojen on täsmättävä täysin siihen laskuttajailmoitukseen, josta suoramaksutilaus on tehty.

Vanhalla laskuttajailmoituksella IBAN – muotoinen osoite

Apixin e-laskusopimukset Nordean kanssa on aina sovittu OVT-muotoisella lähetystunnuksella. Mikäli laskuttajailmoituksella on ollut aiemmin IBAN-muotoinen osoite, tulee lähetysosoite muuttaa OVT-muotoiseksi vanhan isännöitsijän toimesta.

Muutossanomat lähetetään vanhan isännöitsijän toimesta. Uusi isännöitsijä tai Apix ei voi lähettää muutossanomia vanhan isännöitsijän puolesta.

• Sama Finanssivalvonnan sääntö pätee myös, vaikka välittäjäpankkina pysyisi Nordea.
• Tämä johtuu siitä, ettei Apixilla ole IBAN-muotoisia kanavia auki Nordealle.

Tarvittaessa ole yhteydessä Apixin asiakastukeen.

Palaa tästä takaisin ohje-sivulle.