Myyntilaskujen lähettäminen sähköpostilla

Haluatko lähettää laskuja sähköpostilla Apixin kautta? Katso mitä sinun tulee huomioida laskuja lähettäessä. See instruction in English.

Laskuja sähköpostilla lähetettäessä tulee huomioida seuraavat asiat

• Laskulla ei saa olla vastaanottajana muita osoitteita (To:). Kopio- (cc:) ja piilokopio (Bcc:) saa käyttää varsinaisen vastaanottajan lisäksi.
• Laskun otsikkoon olisi hyvä kirjoittaa sana lasku ja liitteenä olevan laskun numero, jotta palvelusta tuleva vahvistusviesti olisi helpompi kohdistaa.
• Lähetettävä lasku tulee olla sähköpostin liitteenä PDF-tiedostona. Laskun tekstiosassa olevia tietoja ei välitetä eteenpäin.
• PDF-tiedoston tulee olla suojaamaton. Salasanasuojattuja tai muilla rajoituksilla olevia tiedostoja ei voida käsitellä.
• PDF-tiedoston maksimikoko on 2 Mb. Yksi sähköposti voi maksimissaan olla 7 Mb. Mikäli koko ylittyy, laskua ei käsitellä ja lähettäjä saa asiasta virheilmoituksen sähköpostilla.
• PDF-laskun pienin sallittu sivukoko on 38 x 51 mm ja suurin sallittu koko on A3 (29,7 x 42 cm).
• PDF-tiedostossa saa olla enintään 600 sivua.
• Jos PDF-tiedostossa on useita laskuja, vain ensimmäinen laskuista tulkitaan.
• Skannauspalvelu suosittelee skannaamaan laskut 300dpi:n tarkkuudella.
• Jos liitteiden lisäys laskulle on valittu:
  • PDF-muotoisia liitteitä sähköpostille lisättäessä, pitää liitetiedoston nimessä olla liite sana (tai attachment).
  • Laskutiedoston nimessä pitää olla sana lasku (tai invoice).
• Sähköpostiosoitteen, josta lasku lähetetään tulee olla myös toimiva sähköpostin vastaanotto-osoite. Lähetyksen jälkeen palvelusta tulee joko hyväksyntä- tai hylkäysilmoitus sähköpostilla lähetysosoitteeseen 15 minuutin kuluessa lähetystä.
• Jos laskun käsittely on onnistunut sähköpostin otsikko on:
  • “TOIMITETTU/DELIVERED:” ja tämän perässä on alkuperäisen sähköpostin otsikko
• Jos laskun käsittely ei ole onnistunut niin sähköpostin otsikko on:
  • “EI TOIMITETTU/NOT DELIVERED:” ja tämän perässä on alkuperäisen sähköpostin otsikko
  • Laskua ei ole tällöin hyväksytty ja se tulisi lähettää uudestaan korjattuna.
• Mikäli ilmoitusta ei tule 15 min kuluessa olkaa yhteydessä Apix Messaging Oy:n asiakastukeen: servicedesk@apixmessaging.com