Skannauspalvelu ja laskun asettelu

Skannauspalvelun avulla paperiset tai sähköpostitse lähetyt laskut muokataan sähköiseen muotoon suoraan järjestelmästä käsiteltäväksi. Katso ohjeet laskun asettelun osalta.

Laskupohjien mallissa ei ole kansainvälistä standardia, joten laskujen laskupohjat voivat erota monella eri tavalla asettelun suhteen. Laskujen skannauksessa käytetään optista tulkintaa, joka on ohjelmoitu lukemaan tiettyjä yhteneväisyyksiä laskujen elementeistä. Optisen tulkinnan vuoksi laskujen skannauksessa on mahdollista tulla virheitä, joten jokainen skannauksesta tullut lasku tulee tarkistaa ennen laskun maksamista. 

• Tarkista toimittajan tilinumero laskulta.
• Vastuu laskun tarkastamisesta ja oikeellisuuden vahvistamisesta on maksajalla.

Skannaukseen lähetettävän laskun asettelu

Laskun ulkomuoto on oltava selkeä ja kenttien ja numeroiden on oltava luettavassa muodossa. Kuitenkaan silmillä nähtävä luettava muoto ei takaa sitä, että skannauskoneen automatiikka toimisi 100% varmuudella. 

• Laskun tuoterivien on hyvä olla yksirivisiä siten, että yhden tuotteen tiedot ovat yhdellä rivillä ja rivin lopussa on tuotteen hinta.
• Laskupohjan on oltava säännöllinen.
  • Laskua ei pystytä tulkitsemaan, jos osaa laskun tuotteista esitetään esimerkiksi taulukkona ja osaa rivitietona.
• Laskupohjalla olevat toimittajan tiedot on esitettävä selkeästi.
  • Y-tunnus ja IBAN tilinumeron on virallisessa muodossa esitettynä, jotta ne pystytään skannaamaan. Laskun kohdistamisessa oikeaan toimittajaan käytetään ensisijaisena kohdistuskriteerinä suomalaista Y-tunnusta ja toissijaisena kohdistuskriteerinä IBAN tilinumeroa. 
• ALV-tieto tulkitaan laskupohjalta laskurivin kohdalta. Jos alv-prosenttia ei laskurivillä ole, haetaan se toimittajan oletuksista, jos sinne on tallennettu oletus alv-prosentti.
  • Jos toimittajan takana ei ole mitään tai lasku ei kohdistu olemassa olevaan toimittajaan, niin käytetään maan oletusta.
• Skannauspalvelu ei pysty tulkitseman laskulta alennusprosentteja tai maksuehtoja, joten nämä tiedot on tarkistettava laskulta aina manuaalisesti laskun saapuessa.
• Eräpäivä on merkittävä selkeästi laskupohjalle
• Valuutat tulisi ilmaista kolmen kirjaimen avulla (USD, EUR yms), jotta skannaus osaa lukea oikean valuutan.
  • € merkki on tunnistettavissa, mutta $ merkki ei.

Skannauksesta saapuva ulkomaalainen lasku

• IBAN tilinumero on esitettävä laskulla mahdollisimman selkeästi ja IBAN tilinumeron oikeellisella muodolla.
• Skannauspalvelussa laskun valuutta tulkitaan kansainvälisten standardien mukaan kolmen kirjaimen perusteella (EUR, USD yms.).
  • Esimerkiksi $ merkkiä ei pystytä tulkitsemaan, joten laskun saapuessa olisi hyvä tarkistaa, että laskun valuutta on siirtynyt laskulle oikein ja tarvittaessa valuutta tulee korjata manuaalisesti.

Palaa takaisin ohjeisiin