E-laskusopimuksen avausohje yritykselle

E-laskusopimuksen avausohje

E-laskutussopimuksella mahdollistetaan kuluttaja-asiakkaiden sähköinen laskutus verkkopankin kautta. Apix Messaging Oy toimii e-laskujen aineistonhoitajana ja välittää yritysasiakkaiden e-laskut pankkiverkkoon. Täyttämällä e-laskutussopimuksen yritys valtuuttaa Apix Messaging Oy:n toimimaan aineistonhoitajana. Tämän jälkeen Apix Messaging voi avata yritykselle e-laskusopimuksen välittäjäpankki Nordean kautta.

E-laskusopimuksen avaus pähkinänkuoressa

Tässä ohjeessa käytämme esimerkkinä tilannetta, jossa isännöitsijätoimisto vaihtuu ja e-laskuosoitteet ja suoramaksutoimeksiannot jatkuvat muuttumattomina. Mikäli vanhalla taloyhtiöllä on jokin muu pankki ja/tai verkkolaskuoperaattori kuin Nordea, tulee muutossanomat lähettää vanhan pankin kautta. Tämän hoitaa vanha isännöitsijä.

1. Täytetyt sopimukset toimitetaan Apixille osoitteeseen: b2c@apixmessaging.com

• Pyyntöön on lisättävä tieto siitä, onko taloyhtiössä ollut aiemmin e-laskutusta. Tämä määrittelee sen, mitä kautta muutossanomat tulee tehdä.
• Lisäksi taloyhtiön tilinumero tarvitaan

2. Apix toimittaa sopimukset pankkiin avattavaksi ja ilmoittaa, kun palvelu on avattu. Kun sopimus on avattu, voi muutosilmoituksen tehdä aikaisintaan seuraavana päivänä, jotta avaustieto on varmasti ennättänyt kaikkiin pankkeihin.

3. Kun sopimukset on avattu Nordeassa, tekee edellinen isännöitsijä muutossanomat Apixille. Apix ilmoittaa sopimuksen avautumisesta uudelle isännöitsijälle, jonka vastuulla on pyytää muutossanomia vanhalta isännöitsijältä.

Muutossanomilla päivitetään:

• Uusi lähetystunnus = OVT-tunnus (0037 + y-tunnus ilman väliviivaa) asetetaan kohtaan ”uusi lähetysosoite”
• Uusi välittäjätunnus on NDEAFIHH (Nordea) asetetaan kohtaan ”uusi välittäjän tunnus”
  Apix ilmoittaa tarkemmat osoitteet samalla, kun e-laskusopimus kuitataan avatuksi.
• Edellinen isännöitsijä seuraa, että muutossanomat menevät virheettä läpi kaikissa pankeissa. Tässä kestää yleensä 1-2 pankkipäivää.
• Apixille tulee ilmoittaa, kun muutossanomat on tehty
• Laskutusaiheen koodi tulee myös ilmoittaa Apixille, jotta voimme lisätä sen järjestelmäämme

TAI Mikäli aiempaa e-laskutusta ei ole ollut, tekee Apix uudet laskuttajailmoitukset

• uusi lähetystunnus = OVT-tunnus (0037 + y-tunnus ilman väliviivaa
• uusi välittäjätunnus on NDEAFIHH (Nordea)
• Apixin luomissa laskuttajailmoituksissa laskutusaiheen koodi on 1, ellei muuta mainita
• Laskuttajailmoitusten läpimeno kaikkiin pankkeihin kestää yleensä 1-2 pankkipäivää, Apixilla seuraamme, että nämä sanomat menevät virheettä läpi kaikkiin pankkeihin

4. Kun uudet laskuttajailmoitukset/muutossanomat ovat menneet läpi pankeissa, on e-laskutukseen tarvittavat yhteydet kunnossa ja e-laskujen lähettämisen sekä uusien e-laskutilausten teon voi aloittaa.

Tarkemmat e-laskusopimuksen avausohjeet

Mikä on laskuttajailmoitus?

Laskuttajailmoitus on sähköinen sanoma, jolla laskuttaja ilmoittaa omat laskutustietonsa julkaistavaksi kuluttajien verkkopankissa. Näin kuluttajat näkevät, että laskuttaja voi lähettää e-laskuja ja he voivat tilata kyseisen laskuttajan laskut omaan verkkopankkiinsa.

Apixin kuluttajalaskujen välittäjäpankkina toimii Nordea, minkä takia taloyhtiön laskuttajailmoituksella tulee olla myös välittäjätietona Nordea (välittäjätunnus: NDEAFIHH).

Laskuttajailmoituksen tietoja muutetaan muutossanomalla (CHANGE-sanoma). Muutossanoma on aiheellinen, kun seuraavat tiedot muuttuvat:

• Taloyhtiön verkkolaskuosoite ja/tai välittäjäpankki muuttuu
• Taloyhtiön tilinumero muuttuu
• Taloyhtiön nimi muuttuu
• Taloyhtiön osoite muuttuu
• Laskutusaiheen nimi (esim. vuokra, vastike)

Muutossanomalla ei voi muuttaa laskutusaiheen koodia. Kaikki muutossanomailmoitukset tulee tehdä olemassa olevan välittäjäpankin kautta. Esimerkiksi, jos taloyhtiö vaihtaa isännöitsijää, tulee muutossanomat tehdä vanhan isännöitsijän toimesta.

Finanssialan vaatimusten mukaisesti pankeilla on hyvin tarkka tietoturva koskien laskuttajailmoituksia. Vaatimukset määrittävät, että muutossanoman voi lähettää ainoastaan yrityksen olemassa olevassa laskuttajailmoituksessa määritellyn välittäjäpankin kautta.

E-laskutuksen avauksen osapuolet ja vastuualueet

Isännöitsijätoimiston vaihdoksessa ja uuden e-laskusopimuksen käyttöönotossa on neljä eri osapuolta vanha isännöitsijä, uusi isännöitsijä, Apix Messaging Oy ja Nordea. Jotta prosessi saadaan nopeasti loppuun ja e-laskutus toimimaan uuden isännöitsijän järjestelmässä on erittäin tärkeää, että jokainen osapuoli toimii prosessin mukaisesti.

Aloitus: Vanha ja uusi isännöitsijä sopivat isännöitsijätoimiston vaihdoksen toimenpiteistä ja yksityiskohdista. Vanha isännöitsijä toimittaa uudelle isännöitsijälle seuraavat tiedot:

• Verkkolaskuosoite
• Verkkolaskuoperaattori
• Laskutusaiheen koodi
• Käytetty vastiketili (tilit)

1. Avausdokumenttien täyttäminen ja toimittaminen

Uusi isännöitsijä täyttää seuraavat sopimukset laskuttavan yrityksen (taloyhtiön) nimissä. Sopimuksen allekirjoittajalla tulee olla yrityksen nimenkirjoitusoikeus.

• SOP1_Sopimus e-laskupalvelusta
• SOP2_Asiakassuhteen_perustaminen
• Kopio allekirjoittajan (isännöitsijätoimiston edustajan) henkilötodistuksesta (Passi, henkilötodistus tai ajokortti)
• Kaupparekisteriote
• Tieto siitä, onko yhtiöllä aiemmin ollut e-laskutusta käytössä vai ei (tämä määrittelee sen, mitä kautta muutossanomat tulee tehdä)
• Taloyhtiön IBAN-muotoinen tilinumero

Sopimukset tulee toimittaa PDF-muodossa liitteineen Apixille sähköpostilla suojattuun osoitteeseen: b2c@apixmessaging.com

Sähköpostin otsikkoon maininta ”B2C-avaus”, lisäksi tekstiin tulee kirjoittaa taloyhtiön nimi ja y-tunnus.

Huom! Sähköisistä allekirjoituspalveluista Nordea ei hyväksy SignHerolla allekirjoitettuja dokumentteja. Nordea hyväksyy kuitenkin Docusignilla, Vismalla ja Verifiedilla allekirjoitetut sopimukset. Sähköisesti allekirjoitettujen sopimusten liitteenä ei tarvitse toimittaa kopioita henkilötodistuksista.

Sopimukset tulee lisäksi toimittaa meille aina postitse osoitteella:

Apix Messaging Oy
ATT: B2C
Keilaniementie 1
02150 Espoo

1.1. Useamman e-laskusopimuksen avaus samalla kertaa

Mikäli olette avaamassa e-laskutussopimuksia usealle taloyhtiölle, tarvitsemme yllä olevat (kohdan 1.) dokumentit jokaisen taloyhtiön osalta sekä lisäksi taulukkomuotoisen (Excel) listauksen taloyhtiöistä. Taulukosta tulisi löytyä seuraavat tiedot:

• Taloyhtiön nimi
• y-tunnus
• tieto siitä, onko yhtiössä ollut e-laskutusta aiemmin käytössä vai ei
• IBAN-muotoinen tilinumero

Täytä tiedot mahdollisimman tarkasti. Tietojen virheellinen täyttäminen hidastaa avausprosessia.

2. Avausdokumenttien vastaanottaminen, käsittely ja pankille välittäminen

Apix Messaging Oy käsittelee taloyhtiön välittämät dokumentit ja tekee tarvittavat toimenpiteet pankin suuntaan, jotta avausprosessi voidaan käynnistää.

3. Pankki käsittelee avausdokumentit ja avaa e-laskutuksen

Pankki käsittelee isännöitsijän lähettämät dokumentit oman prosessinsa mukaan. Tavanomainen sopimusten avausaika vaihtelee 1-3 viikon välillä riippuen siitä miten monta sopimusta avataan kerralla. Vuodenvaihteet vaikuttavat palveluaikoihin huomattavasti, joten avauspyyntöjen osalta on hyvä ennakoida ja aloittaa avausprosessi hyvissä ajoin.

4. E-laskusopimusten avauksen vahvistaminen

Nordea ilmoittaa Apixille, kun sopimukset on avattu. Tämän jälkeen Apix ilmoittaa sopimusten avaamisesta isännöitsijälle.

5. Vanhan isännöitsijän ohjeistaminen muutossanoman tekoon

Uusi isännöitsijä sopii vanhan isännöitsijän kanssa muutossanomien teosta, jos vanhalla isännöitsijällä on ollut e-laskutus käytössä.

5.1. Vanhalla isännöitsijällä oli e-laskutus käytössä

Uusi isännöitsijä pyytää vanhaa isännöitsijää lähettämään laskuttajailmoituksen muutossanoman (CHANGE) oman pankkinsa kautta sen jälkeen, kun Apix on kuitannut yhtiön e-laskusopimuksen avatuksi. Kaikki muutossanomailmoitukset tulee tehdä olemassa olevan välittäjäpankin kautta. Tästä syystä muutossanoma on tehtävä vanhan isännöitsijän toimesta. (kts. kohta Mikä on laskuttajailmoitus?) Näin myös kuluttajien omassa verkkopankissaan tekemä e-laskutilaus pysyy voimassa, eli kuluttajan ei tarvitse tehdä uutta e-laskutilausta verkkopankissa isännöitsijän muuttuessa.

Muutossanomassa (CHANGE) tulisi olla seuraavat tiedot:

• uusi lähetystunnus = OVT-tunnus (0037 + y-tunnus ilman väliviivaa)
• uusi välittäjätunnus on NDEAFIHH (Nordea)

Edellinen isännöitsijä seuraa, että muutossanomat menevät virheettä läpi kaikissa pankeissa, tässä kestää yleensä 1-2 pankkipäivää.

Apixille tulee ilmoittaa, kun muutossanomat on tehty.

• Laskutusaiheen koodi tulee myös ilmoittaa Apixille, jotta voimme lisätä sen järjestelmäämme

Muutossanomien päivittyminen pankkeihin kestää yleensä noin kaksi pankkipäivää, jonka jälkeen e-laskutus voidaan ottaa käyttöön.

5.2. Vanhalla isännöitsijällä ei ollut e-laskutusta käytössä

Mikäli taloyhtiöllä ei ole aiemmin ollut käytössään e-laskutusta, voi Apix tehdä uuden laskuttajailmoituksen.

Apixilla laskuttajailmoituksen uusi lähetysosoite on aina taloyhtiön OVT-tunnus (0037 + y-tunnus ilman väliviivaa) ja uusi välittäjätunnus on aina Nordean tunnus NDEAFIHH.

Valmis: Muutossanoman lähetyksen jälkeen e-laskutuksen voi aloittaa kahden pankkipäivän sisällä.

Mitä tehdä, jos vanha isännöitsijä ei tee muutossanomaa?

Mikäli edellinen isännöitsijä ei syystä tai toisesta tee muutossanomaa, eikä poista vanhaa laskuttajailmoitusta oman pankkinsa kautta, tulee taloyhtiön nykyisen isännöitsijän selvittää, onko heidän mahdollista itse lähettää muutossanomia sen pankin kautta, joka laskuttajailmoituksille on merkitty välittäjäpankiksi.

Toinen vaihtoehto on, että uusi isännöitsijä kontaktoi jokaisen pankin erikseen ja pyytää vanhojen laskuttajailmoitusten poistoa.

Apix voi myös tarvittaessa lähettää pankkeihin uudet laskuttajailmoitukset vanhojen rinnalle, jos muutosta tai poistoa ei saada tehtyä. Tässä huonona puolena on se, että tuon jälkeen taloyhtiöllä on pankeissa kaksi laskuttajailmoitusta. Kaikkien e-laskutilauksen tehneiden osakkaiden tulee myös tehdä täysin uudet e-laskutilaukset uuteen rinnakkaisilmoitukseen.

E-laskutuspalvelun lopettaminen

Kun yritys haluaa lopettaa e-laskupalvelun tai taloyhtiö poistuu isännöitsijän hallinnasta, ilmoitetaan tästä sähköpostitse Apixille. Sähköpostin otsikkoon tulisi laittaa maininta ”B2C e-laskusopimuksen irtisanominen” ja viestiin lisätään irtisanottavan taloyhtiön nimi ja y-tunnus. Sähköpostin voi lähettää osoitteella: b2c@apixmessaging.com.

Mikäli taloyhtiön e-laskutus siirtyy seuraavan isännöitsijän hoidettavaksi, voimme tarvittaessa lähettää taloyhtiön laskuttajailmoituksille muutossanomat, jotta e-laskutilaukset eivät katkea siirrossa. Tätä varten tarvitsemme laskuttajailmoituksille päivitettävän uuden lähetysosoitteen sekä uuden välittäjätunnuksen. Vaihtoehtoisesti meille voi toimittaa uuden isännöitsijän yhteystiedot, jotta voimme tiedustella tarvetta muutosilmoituksille.

Mikäli uusi isännöintitoimisto ei ota käyttöönsä e-laskutusta, teemme laskuttajailmoituksille lopetuksen DELETE-sanomilla. DELETE poistaa laskuttajailmoituksen, ja laskutusaiheeseen liittyvät vastaanottoilmoitukset loppuvat.

Lisähuomioita e-laskutussopimuksista

Suoramaksusopimukset

Apixille tehty e-laskusopimus kattaa myös suoramaksujen lähetyksen niille kuluttajille, jotka eivät käytä verkkopankkipalveluita. Tällöin laskuttaja lähettää osakkaalle postitse ilmoituksen suoramaksuista, jotka veloitetaan tililtä maksun eräpäivänä. Suoramaksun käyttöönotosta tulisi kuluttajan sopia oman pankkinsa asiakaspalvelun kanssa. Pankit tarkastavat suoramaksut tarkemmin, kuin e-laskut, joten laskujen tietojen on täsmättävä täysin siihen laskuttajailmoitukseen, josta suoramaksutilaus on tehty.

Vanhalla laskuttajailmoituksella IBAN – muotoinen osoite

Apixin e-laskusopimukset Nordean kanssa on aina sovittu OVT-muotoisella lähetystunnuksella. Mikäli laskuttajailmoituksella on ollut aiemmin IBAN-muotoinen osoite, tulee lähetysosoite muuttaa OVT-muotoiseksi vanhan isännöitsijän toimesta.

Muutossanomat lähetetään vanhan isännöitsijän toimesta. Uusi isännöitsijä tai Apix ei voi lähettää muutossanomia vanhan isännöitsijän puolesta.

• Sama Finanssivalvonnan sääntö pätee myös, vaikka välittäjäpankkina pysyisi Nordea.
• Tämä johtuu siitä, ettei Apixilla ole IBAN-muotoisia kanavia auki Nordealle.

Tarvittaessa ole yhteydessä Apixin asiakastukeen.

Palaa tästä takaisin ohje-sivulle.