E-laskutussopimuksen avausohje isännöitsijälle

Jotta Apix voi toimia taloyhtiön aineistonhoitajana, eli välittää taloyhtiön e-laskut pankkiverkkoon, tulee taloyhtiölle avata e-laskusopimus Apixin kautta.

Laskuttajailmoitus on sähköinen sanoma, jolla pankeissa avataan mahdollisuus tilata taloyhtiöiden tai yritysten e-laskuja.

Apixin kuluttajalaskujen välittäjäpankkina toimii Nordea, jonka takia taloyhtiön laskuttajailmoituksella tulee olla myös välittäjätietona Nordea. Laskuttajailmoituksen tietoja muutetaan muutossanomalla (CHANGEsanoma). Tapauksissa, missä taloyhtiön laskuttajailmoituksen välittäjätietona on jokin muu kuin Nordea (välittäjätunnus: NDEAFIHH), tulee laskuttajailmoituksille lähettää muutossanomat.

Finanssialan vaatimusten mukaisesti pankeilla on hyvin tarkka tietoturva koskien laskuttajailmoituksia. Muutossanoman voi lähettää ainoastaan yrityksen olemassaolevassa laskuttajailmoituksessa määritellyn välittäjäpankin kautta.

Olemassa olevan laskuttajailmoituksen päivittäminen ja uuden lähettäminen

Laskuttajailmoituksen päivittäminen / vanhan laskuttajailmoituksen poistaminen on taloyhtiön isännöitsijän vastuulla.

Hyvän tavan mukaan muutossanomat laskuttajailmoituksille lähettää yhtiön edellinen isännöitsijä, koska niiden on kuljettava vanhan isäinnöitsijän pankin kautta. Tällöin myös kuluttajien omassa verkkopankissaan tekemä e-laskutilaus pysyy voimassa.

Mikäli edellinen isännöitsijä ei syystä tai toisesta tee muutosilmoituksia tai poista laskuttajailmoitusta oman pankkinsa kautta, tulee taloyhtiön nykyisen isännöitsijän selvittää, missä pankissa ilmoitukset ovat ja poistaa ne (Apix Messaging Oy ei voi tehdä tätä isännöitsijän puolesta).

Kun laskuttajailmoitus poistetaan, myös olemassa olevat kuluttajien e-laskutilaukset poistuvat kaikista pankeista. Apix voi lähettää uuden laskuttajailmoituksen, mutta tällöin kuluttajien tulee käydä tekemässä uusi e-laskutilaus omassa verkkopankissaan.

Apix lähettää pankkeihin uudet laskuttajailmoitukset, jos yhtiöllä ei ole ollut aikaisemmin kuluttajien e-laskupalvelua käytössään. Tällöin isännöitsijän ei tarvitse tehdä muuta kuin täyttää e-laskusopimuslomakkeet ja toimittaa ne Apixille (Vaihe 1).

Työvaiheet e-laskusopimuksen avaamiseen

Vaihe 1

Uusi isännöitsijä lähettää Apix Messaging Oy:lle alla olevat dokumentit täytettynä, joilla valtuutetaan aineiston välitys Apixin ja Nordean välillä.

1. Dokumentit: Uusi isännöitsijä täyttää seuraavat sopimukset laskuttavan yrityksen (taloyhtiön) nimissä. Sopimuksen allekirjoittajalla tulee olla yrityksen nimenkirjoitusoikeus.
   
   • SOP1_Sopimus e-laskupalvelusta_apix.docx (täyttöohjeet kohdassa ”Lisäohjeita SOP1 täyttämistä varten”)
   • SOP2_Asiakassuhteen_perustaminen_apix.docx
   
   Nämä sopimukset valtuuttavat Apixin perustamaan pankkeihin laskuttajaprofiilit laskujen verkkopankkeihin toimittamista varten.
   
   Yllä olevat sopimukset tulee
   • täydentää
   • tulostaa
   • allekirjoittaa nimenkirjoitusoikeudellisen toimesta
   • lähettää skannatut kopiot PDF-muodossa sähköpostilla (otsikko: B2C-avaus) osoitteeseen: b2c@apixmessaging.com/
   
   Sähköpostiin tulee kirjoittaa taloyhtiön nimi ja y-tunnus mahdollista hakutoimintoa helpottamaan.
   
   Mikäli teillä on mahdollisuus käyttää sähköistä allekirjoitusta, voitte ohittaa tulostus- ja skannausvaiheet.
   
   
2. Liitteet: Yllä olevien lisäksi liitteeksi tarvitaan:
   
   • Kopio allekirjoittajien henkilötodistuksesta (Passi, henkilötodistus tai ajokortti)
   • Kaupparekisteriote
   • Tieto siitä, onko yhtiöllä aiemmin ollut e-laskutusta käytössä vai ei (tämä määrittelee sen, mitä kautta muutossanomat tulee tehdä)
   • Yhtiön tilinumeron

Mikäli olette avaamassa e-laskutussopimuksia usealle taloyhtiölle, tarvitsemme yllä olevat dokumentit jokaisen taloyhtiön osalta sekä lisäksi taulukkomuotoisen listauksen taloyhtiöistä. Taulukosta tulisi löytyä seuraavat tiedot:

• Taloyhtiön nimi
• y-tunnus
• IBAN-muotoinen tilinumero
• tieto siitä, onko yhtiössä ollut e-laskutusta aiemmin käytössä vai ei.

Vaihe 2

Uusi isännöitsijä pyytää vanhaa isännöitsijää lähettämään laskuttajailmoituksen muutossanoman oman pankkinsa kautta sen jälkeen, kun Apix on kuitannut yhtiön elaskusopimuksen avatuksi.

• Näin myös kuluttajien omassa verkkopankissaan tekemä e-laskutilaus pysyy voimassa, eli kuluttajan ei tarvitse tehdä uutta e-laskutilausta verkkopankissa isännöitsijän muuttuessa.
• Tämän jälkeen ilmoitukset on tehty ja e-laskutus voidaan aloittaa seuraavana pankkipäivänä.

Lisäohjeita

Mitä tehdä, jos vanha isännöitsijä ei tee muutossanomaa?

Mikäli edellinen isännöitsijä ei syystä tai toisesta tee muutossanomaa, eikä poista vanhaa laskuttajailmoitusta oman pankkinsa kautta, tulee taloyhtiön nykyisen isännöitsijän selvittää, onko heidän mahdollista itse lähettää muutossanomia sen pankin kautta, joka
laskuttajailmoituksille on merkitty välittäjäpankiksi.

Toinen vaihtoehto on että uusi isännöitsijä kontaktoi jokaisen pankin erikseen ja pyytää vanhojen laskuttajailmoitusten poistoa. Apix voi myös tarvittaessa lähettää pankkeihin uudet laskuttajailmoitukset vanhojen rinnalle jos muutosta tai poistoa ei saada tehtyä. Tällöin kuluttajien tulee tehdä uudet e-laskutilaukset.

• Mikäli laskuttajailmoitus poistetaan, myös olemassa olevat kuluttajien elaskutilaukset poistuvat kaikista pankeista.
• Poiston jälkeen Apix voi lähettää uuden laskuttajailmoituksen, mutta tällöin kuluttajien tulee käydä tekemässä uusi e-laskutilaus omassa verkkopankissaan.

Lisäohjeita SOP1 täyttämistä varten

• Kohta 1. Sopijaosapuolet, asiakastunnus jätetään tyhjäksi.
• Kohta 3. E-laskupalvelu täytetään Lähetysosoite (OVT-tunnus)
• Allekirjoitus on ehdoton

Lomakkeissa oleva OVT-tunnus muodostetaan kohteen y-tunnuksesta lisäämällä sen eteen 0037 ja poistamalla y-tunnuksesta väliviiva. Esimerkkinä Apixin y-tunnuksesta 2332748-7 muodostuu OVT-tunnus 003723327487.

Nämä tiedot saatuaan Apix voi lähettää pankille e-laskutussopimuksen avauspyynnön. Apix myös luo uudelle isännöitsijälle tilin tai lisää taloyhtiön tiedot olemassa olevan isännöitsijän alle.

Laskuttajailmoituksen avauspyynnöt voi lähettää vasta, kun pankki on kuitannut e-laskutussopimuksen avatuksi. Tämän jälkeen Apix tekee laskuttajailmoitukset.

Mikäli taloyhtiöllä on aiemmin ollut e-laskutussopimus käytössään, Apix välittää viestin uudelle isännöitsijälle, jotta tämä tietää kertoa vanhalle isännöitsijälle muutosilmoitusten teosta tämän pankin kautta.

Tarvittaessa ole yhteydessä Apixin asiakastukeen.

Palaa tästä takaisin ohje-sivulle.